Szablon zapytania o informacje (RFI) dla branży budowlanej [Free Download]
Projekty budowlane są złożone, obejmują wiele ruchomych części i interesariuszy. Nierzadko pojawiają się wątpliwości dotyczące różnych aspektów projektu. Szablon RFI dla branży budowlanej pomaga rozwiązać te wątpliwości, zapewniając interesariuszom ustrukturyzowany sposób żądania potrzebnych informacji, zapewniając pomyślne zakończenie zadania.
RFI to po prostu wnioski o udzielenie informacji. Jednak nie ma w nich nic prostego, jeśli nie są odpowiednio obsługiwane.
Zgodnie z przeprowadzonym badaniem, na każdy 1 milion dolarów inwestycji budowlanej na całym świecie przypada średnio 9,9 wniosków o udzielenie informacji. Przekłada się to na średni koszt 859 680 USD przeznaczony na RFI.
Przyjrzyjmy się procesowi RFI i temu, jak skutecznie nim zarządzać z korzyścią dla wszystkich interesariuszy projektu.
PS Czytaj dalej, aby zapoznać się z przydatnym Szablon RFI dla branży budowlanej.
Czym jest zapytanie o informacje (RFI) w budownictwie?
Wniosek o udzielenie informacji (RFI) to dokument wykorzystywany do udostępniania i dalszego określania szczegółów projektu między firmami budowlanymi, projektowymi i inżynieryjnymi oraz profesjonalistami - oraz w celu uzyskania wyjaśnień dotyczących określonej części projektu budowlanego, takich jak plany budowlane, specyfikacje, klauzule umowne i normy budowlane.
Ogólnym zastosowaniem RFI w budownictwie jest uzyskanie bardziej szczegółowych informacji na temat aspektów projektu, których nie można łatwo zinterpretować na podstawie oryginalnych planów, oraz wprowadzenie zmian w razie potrzeby.
Ogólnie rzecz biorąc, RFI są wydawane częściej na początku projektu, na przykład na etapie projektowania lub składania ofert. Niespójności, które zostaną usunięte przed rozpoczęciem prac na miejscu, pomogą zmniejszyć opóźnienia na etapie budowy.
RFI służy również jako zapis komunikacji między zaangażowanymi stronami w odniesieniu do żądanych i dostarczonych informacji. Jest to nieocenione w przypadku sporu.
Czym różni się RFI od RFP, RFQ lub RFT?
Zapytanie ofertowe (RFP)
RFP to dokument, w którym ogłasza się projekt, opisuje go i zaprasza wykwalifikowanych wykonawców do składania ofert na jego realizację.
Zapytanie ofertowe (RFQ)
RFQ to forma korespondencji pomiędzy właścicielami projektów poszukującymi informacji o cenach od dostawców zdolnych do spełnienia ich konkretnych potrzeb.
Na wysokim poziomie RFQ może wydawać się podobne do RFP. Te rodzaje korespondencji mają jednak różne zastosowania. Firmy wydają zapytania ofertowe RFQ, gdy dokładnie wiedzą, czego chcą, podczas gdy zapytania ofertowe RFP pozwalają na większy wkład ze strony dostawców w zakresie specyfikacji.
Zapytanie ofertowe (RFT)
RFT jest okazją dla potencjalnych dostawców do złożenia oferty na dostawę towarów lub usług w oparciu o szczegółową ofertę - zwykle w formie zapieczętowanych ofert - w ustrukturyzowanym formacie.
Każdy z tych warunków może być wykonany jako prekursor RFI budowlanego (gdy RFI jest częścią projektu) lub jako kolejny krok (gdy RFI jest w początkowej fazie zatrudniania firmy przez klienta).
Jak wygląda proces RFI w branży budowlanej?
Biorąc pod uwagę, że zapytania ofertowe w budownictwie mają zazwyczaj na celu wyjaśnienie pewnych kwestii, muszą one być skonstruowane w sposób pozwalający uniknąć dodatkowych nieporozumień.
Najważniejszym czynnikiem jest to, że każdy w Twojej firmie musi rozumieć znaczenie procesu zarządzania RFI i być świadomym powiązanej polityki i procedur Twojej firmy.
Łatwo jest przeprowadzić ustną rozmowę z klientem lub wykonawcą w celu uzyskania wyjaśnień. Jeśli jednak nie masz udokumentowanych tych informacji, możesz zostać obciążony dodatkowymi kosztami w przypadku sporu dotyczącego tego, co zostało uzgodnione.
Korzystanie z dobrze zaprojektowanego szablonu RFI zapewnia, że zawiera on wszystkie istotne informacje dla projektu.
Jak napisać zapytanie ofertowe?
Zdefiniuj problem: RFI powinno zawsze zaczynać się od jasnego określenia problemu, który należy rozwiązać. Ponadto RFI powinno koncentrować się na jednym konkretnym problemie, ponieważ istnieje większe prawdopodobieństwo uzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi.
Zapewnij rozwiązanie: Jako eksperci, podwykonawcy zazwyczaj mają doskonałe pomysły na rozwiązywanie wyzwań w całym projekcie. Wykorzystaj proces RFI jako okazję do przedstawienia solidnych rozwiązań pojawiających się problemów.
Zaproponuj kontekst: Pamiętaj, aby dołączyć wszelkie dodatkowe informacje, które są niezbędne do pełnego zrozumienia problemu. Wiele zapytań RFI jest zwracanych do podwykonawcy tylko dlatego, że nie ma wystarczającego kontekstu, aby w pełni odpowiedzieć na pytanie.
Dołącz materiały wizualne: Załącz kluczowe wizualizacje, takie jak plany budynku lub zdjęcia, które pomogą konkretnie wyjaśnić sytuację, ułatwiając generalnemu wykonawcy rozwiązanie problemu.
Oto kilka standardowych elementów, które zawiera większość RFI dla branży budowlanej:
- Szczegóły projektu, w tym nazwa, adres i wszelkie inne informacje identyfikujące
- Data przesłania RFI i ostateczny termin odpowiedzi (tj. nie wystarczy powiedzieć "jak najszybciej").
- Dane adresata i odbiorcy, w tym nazwa firmy i dane kontaktowe
- Unikalny numer RFI
- Nazwa tematu lub tytuł RFI i krótki opis
- Wymagane informacje i dlaczego
- Szczegółowy opis RFI
- Opis wszelkich załączonych dokumentów
Szablon RFI dla branży budowlanej
Korzystanie z szablonu dla procesu RFI zapewnia spójność i ogólnie usprawnia proces. Szukasz szablonu RFI dla branży budowlanej? Pobierz nasz darmowy szablon tutaj:
Pobierz szablon RFI dla branży budowlanej
Technologie budowlane, takie jak Remato, Archdesk i Planyard, zapewniają doskonałe rozwiązanie do kompilowania i przechowywania RFI.
Mamy nadzieję, że ten artykuł i towarzyszący mu szablon były przydatne. RFI ma wiele zastosowań w branży budowlanej. Pamiętaj jednak, że jego ogólnym celem jest zebranie dodatkowych informacji lub szczegółów projektu. RFI nie powinien być wykorzystywany jako metoda komunikacji w trakcie trwania projektu, do przedkładania planów harmonogramu, ubiegania się o zatwierdzenie zmian w środkach i metodach projektu lub jako zamiennik komunikacji werbalnej.