Mal for forespørsel om informasjon (RFI) [Free Download]
Byggeprosjekter er komplekse og involverer mange aktører og interessenter. Det er ikke uvanlig at det er usikkerhet knyttet til ulike aspekter ved et prosjekt. En mal for RFI for bygg og anlegg bidrar til å håndtere disse usikkerhetsmomentene ved å gi interessentene en strukturert måte å be om den informasjonen de trenger på, slik at jobben blir fullført på en vellykket måte.
RFI-er er ganske enkelt forespørsler om informasjon. Men det er ikke noe enkelt med dem hvis de ikke håndteres på riktig måte.
Ifølge en undersøkelse kommer det i gjennomsnitt 9,9 forespørsler om informasjon for hver million dollar som bygges på verdensbasis. Dette tilsvarer en gjennomsnittlig kostnad på 859 680 dollar knyttet til RFI-er.
La oss se nærmere på RFI-prosessen og hvordan den kan håndteres effektivt til fordel for alle prosjektets interessenter.
PS Fortsett å lese for en praktisk Mal for RFI for bygg og anlegg.
Hva er en Request for Information (RFI) i bygg- og anleggsbransjen?
En RFI (Request for Information) er et dokument som brukes til å dele og utdype prosjektdetaljer mellom bygge-, design- og ingeniørfirmaer og fagfolk - og til å få avklaringer om en spesifikk del av et byggeprosjekt, for eksempel byggeplaner, spesifikasjoner, kontraktsklausuler og bygningsstandarder.
En RFI for bygg- og anleggsprosjekter brukes vanligvis til å få mer detaljerte opplysninger om aspekter ved prosjektet som ikke lett kan tolkes ut fra de opprinnelige planene, og til å gjøre endringer der det er nødvendig.
RFI-er utstedes som regel i begynnelsen av et prosjekt, for eksempel i prosjekterings- eller anbudsfasen. Uoverensstemmelser som blir rettet opp før arbeidet starter på byggeplassen, vil bidra til å redusere forsinkelsene i byggefasen.
RFI fungerer også som en dokumentasjon på kommunikasjonen mellom de involverte partene når det gjelder den informasjonen som er etterspurt og gitt. Dette er uvurderlig i tilfelle en tvist.
Hvordan skiller en RFI seg fra en RFP, RFQ eller RFT?
Forespørsel om tilbud (RFP)
En anbudsinnbydelse er et dokument som kunngjør et prosjekt, beskriver det og innhenter tilbud fra kvalifiserte entreprenører for å fullføre det.
Forespørsel om pristilbud (RFQ)
RFQ er en form for korrespondanse mellom prosjekteiere som søker prisinformasjon fra leverandører som kan oppfylle deres spesifikke behov.
På et overordnet nivå kan en RFQ ligne på en RFP. Disse typene korrespondanser har imidlertid ulike bruksområder. Bedrifter utsteder RFQ-er når de vet nøyaktig hva de vil ha, mens RFP-er gir leverandørene større mulighet til å komme med innspill til spesifikasjonene.
Forespørsel om anbud (RFT)
RFT er en mulighet for potensielle leverandører til å gi et tilbud på levering av varer eller tjenester på grunnlag av et detaljert anbud - vanligvis som lukkede tilbud - i et strukturert format.
Hvert av disse vilkårene kan enten være en forløper til en RFI (når RFI-en er en del av et prosjekt) eller et etterfølgende trinn (når RFI-en er i den innledende fasen av en kundes ansettelse av et selskap).
Hvordan ser RFI-prosessen for bygg og anlegg ut?
Ettersom RFI-er for bygg og anlegg vanligvis er ment å avklare ting, må de struktureres på en måte som gjør at man unngår ytterligere forvirring.
Den viktigste faktoren er at alle i bedriften må forstå viktigheten av RFI-håndteringsprosessen og kjenne til bedriftens retningslinjer og prosedyrer på området.
Det er enkelt å ta en muntlig samtale med en kunde eller entreprenør for å få en avklaring. Men hvis du ikke har denne informasjonen dokumentert, kan du bli ansvarlig for merkostnadene i tilfelle det oppstår en tvist om hva som ble avtalt.
Ved å bruke en godt utformet RFI-mal sikrer du at den inneholder all relevant informasjon for prosjektet.
Hvordan skriver man en RFI for bygg og anlegg?

Definer problemet: En RFI bør alltid begynne med en klar beskrivelse av problemet som skal løses. I tillegg bør en RFI fokusere på ett spesifikt problem, da det er større sannsynlighet for å få et tilfredsstillende svar.
Bidra med en løsning: Som eksperter har underleverandører vanligvis gode ideer til hvordan man kan løse utfordringer i et prosjekt. Bruk RFI-prosessen som en mulighet til å presentere gode løsninger på problemer som dukker opp.
Tilby kontekst: Sørg for å inkludere all tilleggsinformasjon som er nødvendig for å forstå problemet fullt ut. Mange RFI-er blir returnert til underleverandøren rett og slett fordi det ikke finnes nok kontekst til å besvare spørsmålet fullt ut.
Legg ved visuelt materiale: Ved å legge ved viktige bilder, for eksempel bygningstegninger eller fotografier, kan du bidra til å klargjøre situasjonen på en konkret måte, noe som gjør det lettere for hovedentreprenøren å løse problemet.
Her er noen standardelementer som de fleste RFI-er for bygg og anlegg inneholder:
- Prosjektdetaljer, inkludert navn, adresse og annen identifiserende informasjon
- Dato RFI-en ble sendt inn og frist for svar (dvs. det er ikke nok å bare si "ASAP")
- Adressatens og mottakerens opplysninger, inkludert firmanavn og kontaktperson
- Unikt RFI-nummer
- Emnenavn eller RFI-tittel og en kort beskrivelse
- Informasjon som etterspørres og hvorfor
- En detaljert beskrivelse av RFI-en
- Beskrivelse av eventuelle vedlagte dokumenter
Mal for RFI for byggeprosjekter
Bruk av en mal for RFI-prosessen gir konsistens og forbedrer prosessen generelt. Leter du etter en mal for RFI-er for bygg og anlegg? Last ned vår gratis mal her:
Last ned mal for RFI for byggeprosjekter
Byggeteknologier som Remato, Archdesk og Planyard er gode løsninger for å samle og lagre RFI-er.
Vi håper denne artikkelen og den medfølgende malen har vært nyttig. RFI har flere bruksområder i byggebransjen. Husk imidlertid at det overordnede formålet er å samle inn tilleggsinformasjon eller prosjektdetaljer. En RFI skal ikke brukes som en overordnet kommunikasjonsmetode i løpet av et prosjekt, til å legge frem tidsplaner, søke godkjenning av endringer i prosjektets metoder og metoder eller som erstatning for muntlig kommunikasjon.