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Modèle de Demande d’Information (RFI) pour la Construction [Free Download]

Les projets de construction sont complexes, impliquant de nombreux éléments mobiles et parties prenantes. Il n'est pas rare qu'il y ait des incertitudes concernant divers aspects d'un projet. Un modèle de demande d'information pour la construction aide à répondre à ces incertitudes en fournissant une méthode structurée permettant aux parties prenantes de demander les informations dont elles ont besoin, garantissant ainsi la réussite du projet.

Les demandes d'information sont simplement des requêtes d'information. Cependant, elles peuvent devenir complexes si elles ne sont pas gérées correctement.

Selon une étude, il y a en moyenne 9,9 demandes d'information pour chaque million de dollars de construction dans le monde. Cela se traduit par un coût moyen de 859 680 dollars consacrés aux demandes d'information.

Examinons le processus de demande d'information et comment le gérer efficacement au bénéfice de toutes les parties prenantes du projet.

PS Continuez votre lecture pour obtenir un pratique Modèle de Demande d'Information pour la Construction.

Qu'est-ce qu'une Demande d'Information (RFI) dans la construction ?

Une Demande d'Information (RFI) pour la construction est un document utilisé pour partager et approfondir les détails d'un projet entre les entreprises et les professionnels de la construction, de la conception et de l'ingénierie - et pour obtenir des éclaircissements sur une partie spécifique d'un projet de construction tels que les plans de construction, les spécifications, les clauses contractuelles et les normes de construction.

L'utilisation générale d'une demande d'information pour la construction est d'obtenir plus de détails sur les aspects du projet qui ne peuvent être facilement interprétés à partir des plans originaux et de faire des substitutions lorsque nécessaire.

Généralement, les demandes d'information sont émises plus fréquemment au début d'un projet, comme lors de la phase de conception ou d'appel d'offres. Les incohérences qui sont résolues avant le début des travaux sur le site aideront à réduire les retards pendant la phase de construction.

La demande d'information sert également de registre de communication entre les parties impliquées concernant les informations demandées et fournies. Cela est inestimable en cas de litige.

En quoi une demande d'information pour la construction diffère-t-elle d'un appel d'offres, d'une demande de devis ou d'un appel d'offres ?

Appel d'Offres (RFP)

Un appel d'offres est un document qui annonce un projet, le décrit et sollicite des offres d'entrepreneurs qualifiés pour le réaliser.

Demande de Devis (RFQ)

Une demande de devis est une forme de correspondance entre les propriétaires de projet cherchant des informations tarifaires auprès de fournisseurs capables de répondre à leurs besoins spécifiques.

À un niveau élevé, une demande de devis peut sembler similaire à un appel d'offres. Cependant, ces types de correspondances ont des cas d'utilisation différents. Les entreprises émettent des demandes de devis lorsqu'elles savent exactement ce qu'elles veulent, tandis que les appels d'offres permettent un niveau plus élevé d'apport des fournisseurs concernant les spécifications.

Appel d'Offres (RFT)

Un appel d'offres est une opportunité pour les fournisseurs potentiels de soumettre une offre pour fournir des biens ou des services en réponse à un appel d'offres détaillé - généralement sous forme d'offres scellées - dans un format structuré.

Chacun de ces termes peut être utilisé soit comme précurseur d'une demande d'information pour la construction (lorsque la demande d'information fait partie d'un projet), soit comme une étape ultérieure (lorsque la demande d'information est dans la phase initiale d'un client engageant une entreprise).

À quoi ressemble le processus de Demande d'Information pour la construction ?

Étant donné que les demandes de renseignements (RFI) dans le domaine de la construction visent généralement à clarifier les choses, elles doivent être structurées de manière à éviter toute confusion supplémentaire.

Le facteur le plus important est que chaque membre de votre entreprise doit comprendre l'importance du processus de gestion des RFI, et être conscient de la politique et des procédures de votre entreprise à cet égard.

Il est aisé d'avoir une conversation verbale avec un client ou un entrepreneur pour obtenir des éclaircissements. Cependant, si vous ne disposez pas de ces informations documentées, vous pourriez être tenu responsable des coûts supplémentaires en cas de litige sur ce qui a été convenu.

L'utilisation d'un modèle de RFI bien conçu garantit qu'il contient toutes les informations pertinentes pour le projet.

Comment rédiger une RFI de construction ?

Modèle de RFI de construction

Définir le problème : Une RFI doit toujours commencer par un énoncé clair du problème à résoudre. De plus, une RFI devrait se concentrer sur un problème spécifique, car cela est plus susceptible de recevoir une réponse satisfaisante.

Proposer une solution : En tant qu'experts, les sous-traitants ont généralement d'excellentes idées pour résoudre les défis tout au long d'un projet. Utilisez le processus de RFI comme une opportunité de présenter des solutions solides aux problèmes qui surviennent.

Offrir du contexte : Assurez-vous d'inclure toute information supplémentaire nécessaire pour comprendre pleinement le problème. De nombreuses RFI sont retournées au sous-traitant simplement parce qu'il n'y a pas assez de contexte pour répondre entièrement à la question.

Inclure des éléments visuels : Joindre des éléments visuels clés, comme des plans de construction ou des photographies, peut aider à clarifier concrètement la situation, facilitant ainsi la résolution du problème par l'entrepreneur général.

Voici quelques éléments standard que la plupart des RFI de construction incluent :

  • Détails du projet, y compris le nom, l'adresse et toute autre information d'identification
  • Date de soumission de la RFI et date limite de réponse (c'est-à-dire qu'il ne suffit pas de dire simplement « ASAP »)
  • Les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, y compris le nom de l'entreprise et le contact
  • Numéro unique de RFI
  • Nom du sujet ou titre de la RFI et une brève description
  • Informations demandées et pourquoi
  • Une description détaillée de la RFI
  • Description de tous les documents joints

Modèle de RFI de construction

L'utilisation d'un modèle pour le processus de RFI assure la cohérence et améliore le processus en général. Vous recherchez un modèle pour les RFI de construction ? Téléchargez notre modèle gratuit ici :

Télécharger le modèle de RFI de construction

Les technologies de construction comme Remato, Archdesk, et Planyard offrent une excellente solution pour compiler et stocker les RFI.

Nous espérons que cet article et le modèle qui l'accompagne vous ont été utiles. La RFI a de multiples utilisations dans l'industrie de la construction. Gardez à l'esprit, cependant, que son objectif global est de recueillir des informations supplémentaires ou des détails sur le projet. Une RFI ne devrait pas être utilisée comme méthode de communication principale au cours d'un projet, pour soumettre des plans d'ordonnancement, pour demander l'approbation de changements dans les moyens et méthodes d'un projet, ou comme substitut à la communication verbale.

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