Rakentamisen tietopyyntö (RFI) -malli [Free Download]
Rakennushankkeet ovat monimutkaisia, ja niihin liittyy monia liikkuvia osia ja sidosryhmiä. Ei ole harvinaista, että hankkeen eri osa-alueisiin liittyy epävarmuustekijöitä. Rakentamisen RFI-malli auttaa ratkaisemaan nämä epävarmuustekijät tarjoamalla sidosryhmille jäsennellyn tavan pyytää tarvitsemiaan tietoja, jotta varmistetaan työn onnistunut loppuunsaattaminen.
RFI:t ovat yksinkertaisesti tietopyyntöjä. Niissä ei kuitenkaan ole mitään yksinkertaista, jos niitä ei käsitellä oikein.
Erään tutkimuksen mukaan maailmanlaajuisesti tehdään keskimäärin 9,9 tietopyyntöä jokaista miljoonan dollarin rakennusurakkaa kohti. Tämä tarkoittaa keskimäärin 859 680 dollarin kustannuksia, jotka on varattu RFI:ille.
Tarkastellaan RFI-prosessia ja sitä, miten sitä voidaan hallita tehokkaasti kaikkien projektin sidosryhmien hyödyksi.
PS Jatka lukemista kätevän Rakentamisen RFI-malli.
Mikä on tietopyyntö (RFI) rakentamisessa?
Rakentamisen tietopyyntö (RFI) on asiakirja, jota käytetään hankkeen yksityiskohtien jakamiseen ja tarkempaan määrittelyyn rakennus-, suunnittelu- ja insinööritoimistojen ja -ammattilaisten kesken - ja selvityksen saamiseen rakennushankkeen tietystä osasta, kuten rakennussuunnitelmista, teknisistä eritelmistä, sopimuslausekkeista ja rakennusstandardeista.
Rakennusalan RFI:n yleisenä käyttötarkoituksena on saada tarkempia tietoja sellaisista hankkeen osa-alueista, joita ei voida helposti tulkita alkuperäisistä suunnitelmista, ja tehdä tarvittaessa korvaavia toimenpiteitä.
Yleensä tarjouspyyntöjä tehdään useammin hankkeen alussa, kuten suunnittelu- tai tarjousvaiheessa. Epäjohdonmukaisuudet, jotka korjataan ennen töiden aloittamista työmaalla, auttavat vähentämään viivästyksiä rakennusvaiheen aikana.
RFI toimii myös osapuolten välisen viestinnän tallenteena pyydetyistä ja toimitetuista tiedoista. Tämä on korvaamatonta riitatilanteissa.
Miten rakennusalan RFI eroaa RFP:stä, RFQ:sta tai RFT:stä?
Tarjouspyyntö (RFP)
Tarjouspyyntö on asiakirja, jossa ilmoitetaan hankkeesta, kuvataan se ja pyydetään tarjouksia päteviltä urakoitsijoilta sen toteuttamiseksi.
Tarjouspyyntö (RFQ)
Tarjouspyyntö on kirjeenvaihto hankkeen omistajien välillä, jotka etsivät hintatietoja toimittajilta, jotka pystyvät täyttämään heidän erityistarpeensa.
Korkealla tasolla tarjouspyyntö saattaa vaikuttaa samankaltaiselta kuin tarjouspyyntö. Tämäntyyppisillä vastaavuuksilla on kuitenkin erilaisia käyttötarkoituksia. Yritykset tekevät tarjouspyyntöjä silloin, kun ne tietävät tarkalleen, mitä ne haluavat, kun taas tarjouspyynnöt mahdollistavat myyjien laajemman panoksen määrittelyyn.
Tarjouspyyntö (RFT)
Tarjouskilpailu on mahdollisuus mahdollisille toimittajille tehdä tarjous tavaroiden tai palvelujen toimittamisesta yksityiskohtaista tarjousta vastaan - yleensä suljetuissa tarjouksissa - jäsennellyssä muodossa.
Kukin näistä ehdoista voidaan tehdä joko rakentamista koskevan tarjouspyynnön edeltäjänä (kun tarjouspyyntö on osa hanketta) tai myöhempänä vaiheena (kun tarjouspyyntö on alkuvaiheessa, kun asiakas palkkaa yrityksen).
Millainen on rakentamisen RFI-prosessi?
Koska rakennusalan RFI-ilmoitusten tarkoituksena on yleensä selventää asioita, ne on rakennettava siten, että vältetään ylimääräinen sekaannus.
Merkittävin tekijä on se, että kaikkien yrityksessäsi työskentelevien on ymmärrettävä RFI-hallintaprosessin tärkeys ja oltava tietoisia siihen liittyvistä yrityksesi toimintaperiaatteista ja menettelytavoista.
Asiakkaan tai urakoitsijan kanssa on helppo käydä suullinen keskustelu selvyyden saamiseksi. Jos sinulla ei kuitenkaan ole näitä tietoja dokumentoituna, saatat joutua vastaamaan lisäkustannuksista, jos sovitusta kiistellään.
Käyttämällä hyvin suunniteltua RFI-mallia varmistetaan, että se sisältää kaikki hankkeen kannalta olennaiset tiedot.
Miten kirjoittaa rakennusalan RFI?
Ongelman määrittely: Tarjouspyynnön alussa on aina esitettävä selkeästi ongelma, joka on ratkaistava. Lisäksi RFI:ssä olisi keskityttävä yhteen tiettyyn ongelmaan, koska silloin on todennäköisempää saada tyydyttävä vastaus.
Tarjoa ratkaisu: Alihankkijoilla on asiantuntijoina yleensä erinomaisia ideoita haasteiden ratkaisemiseksi koko projektin aikana. Käytä tarjouspyyntömenettelyä tilaisuutena esittää vahvoja ratkaisuja esiin tuleviin ongelmiin.
Tarjousyhteys: Muista sisällyttää mukaan kaikki lisätiedot, jotka ovat tarpeen ongelman ymmärtämiseksi täysin. Monet tarjouspyynnöt palautetaan alihankkijalle yksinkertaisesti siksi, että kysymyksen vastaamiseen ei ole riittävästi kontekstia.
Sisällytä kuvamateriaalia: Se voi auttaa selventämään tilannetta konkreettisesti, jolloin pääurakoitsijan on helpompi ratkaista asia.
Seuraavassa on joitakin vakioelementtejä, joita useimmat rakennusalan tarjouspyynnöt sisältävät:
- Hankkeen yksityiskohdat, mukaan lukien nimi, osoite ja muut tunnistetiedot.
- Päivämäärä, jolloin RFI toimitettiin, ja vastauksen määräaika (eli pelkkä "ASAP" ei riitä).
- Osoittajan ja vastaanottajan tiedot, mukaan lukien yrityksen nimi ja yhteystiedot.
- Yksilöllinen RFI-numero
- Aiheen nimi tai RFI:n otsikko ja lyhyt kuvaus.
- Pyydetyt tiedot ja miksi
- Yksityiskohtainen kuvaus RFI:stä
- Mahdollisten liiteasiakirjojen kuvaus
Rakentaminen RFI malli
Mallin käyttäminen RFI-prosessissa takaa johdonmukaisuuden ja parantaa prosessia yleisesti. Etsitkö mallia rakentamisen RFI:lle? Lataa ilmainen mallimme täältä:
Rematon, Archdeskin ja Planyardin kaltaiset rakennustekniikat tarjoavat erinomaisen ratkaisun RFI-ilmoitusten kokoamiseen ja tallentamiseen.
Toivomme, että tämä artikkeli ja siihen liittyvä malli ovat olleet hyödyllisiä. RFI:llä on useita käyttötarkoituksia rakennusalalla. Muista kuitenkin, että sen yleisenä tarkoituksena on kerätä lisätietoja tai hanketta koskevia yksityiskohtia. RFI-ilmoitusta ei pidä käyttää hankkeen aikana pääpiirteittäisenä viestintämenetelmänä, aikataulusuunnitelmien toimittamiseen, hankkeen keinoihin ja menetelmiin tehtävien muutosten hyväksynnän hakemiseen tai suullisen viestinnän korvaamiseen.