Cyfrowy instruktaż bezpieczeństwa na budowie a tradycyjny instruktaż papierowy

Place budowy w Polsce stają się coraz bardziej złożone. W realizacji inwestycji uczestniczy wielu podwykonawców, zespoły pracowników są coraz bardziej międzynarodowe, warunki na budowie dynamicznie się zmieniają, a nadzór regulacyjny staje się bardziej rygorystyczny. Jednocześnie niedawne zmiany prawne sprawiły, że zastąpienie papierowych procedur instruktażowych bezpiecznymi rozwiązaniami cyfrowymi jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

W niniejszym opracowaniu wyjaśniamy, jakie wymagania w zakresie instruktażu bezpieczeństwa obowiązują na polskich budowach, w jaki sposób cyfrowy instruktaż wpisuje się w istniejące ramy prawne oraz dlaczego coraz więcej firm budowlanych wdraża rozwiązania cyfrowe, aby poprawić zgodność z przepisami, ograniczyć obciążenia administracyjne i zwiększyć bezpieczeństwo pracowników.

Niezależnie od tego, czy jesteś generalnym wykonawcą, podwykonawcą, specjalistą ds. BHP, kierownikiem budowy czy kierownikiem robót, znajomość tych wymagań może pomóc w stworzeniu bezpieczniejszej, sprawniej zarządzanej i zgodnej z prawem organizacji placu budowy.

1. Czym jest instruktaż bezpieczeństwa na budowie w Polsce

W polskich przedsiębiorstwach stosuje się między innymi następujące określenia:

• szkolenie BHP
• szkolenie wstępne BHP
• instruktaż ogólny
• instruktaż stanowiskowy
• instruktaż na budowie
• zapoznanie z ryzykiem zawodowym
• IBWR – instrukcja bezpiecznego wykonywania robót
• Plan BIOZ – plan bezpieczeństwa i ochrony zdrowia

Cyfrowy instruktaż bezpieczeństwa na budowie nie zastępuje automatycznie wszystkich ustawowych obowiązków w zakresie BHP. Należy traktować go jako system wspierający przekazywanie, dokumentowanie i kontrolowanie informacji dotyczących bezpieczeństwa przed dopuszczeniem pracownika do pracy na placu budowy.

W przypadku przedsiębiorstw budowlanych instruktaż obejmuje zazwyczaj:

• zasady dostępu na teren budowy,
• procedury awaryjne i ewakuacyjne,
• wymagania dotyczące środków ochrony indywidualnej,
• zasady pracy na wysokości,
• organizację dróg komunikacyjnych,
• strefy pracy żurawi i prowadzenia robót transportowych,
• zagrożenia związane z wykopami,
• tymczasowe instalacje elektryczne,
• prace pożarowo niebezpieczne,
• strefy ograniczonego dostępu,
• zgłaszanie wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych,
• politykę dotyczącą alkoholu i środków odurzających,
• zasady koordynacji prac podwykonawców,
• zagrożenia i instrukcje właściwe dla konkretnej budowy.

Cel jest prosty: żadna osoba nie powinna rozpoczynać pracy na budowie, zanim nie pozna i nie zrozumie zagrożeń oraz zasad obowiązujących na danym obiekcie.

Więcej o tym, jak cyfrowy instruktaż bezpieczeństwa działa w praktyce na europejskich budowach, znajdziesz w naszym artykule: Cyfrowy instruktaż na budowie – klucz do bezpiecznych placów budowy w Europie.

2. Czego rzeczywiście wymaga polskie prawo

Polskie przepisy nie stanowią, że każdy instruktaż na budowie musi być przeprowadzany i dokumentowany w formie papierowej.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom niezbędną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem ich do wykonywania obowiązków. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP przed rozpoczęciem pracy oraz zapoznania pracownika z zagrożeniami, zasadami i bezpiecznymi metodami pracy właściwymi dla jego stanowiska. Szerszy kontekst, obejmujący umowy, czas pracy, dokumentację i obowiązki pracodawcy w budownictwie, omawiamy w osobnym poradniku.

Szkolenie wstępne BHP w Polsce składa się z dwóch podstawowych części.

2.1 Instruktaż ogólny

Instruktaż ogólny obejmuje podstawowe przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, regulacje obowiązujące w zakładzie pracy, procedury awaryjne, zasady udzielania pierwszej pomocy oraz podstawowe obowiązki wynikające z przepisów prawa.

2.2 Instruktaż stanowiskowy

Instruktaż stanowiskowy ma charakter bardziej szczegółowy. Dotyczy rzeczywiście wykonywanych prac, konkretnego stanowiska, wykorzystywanych urządzeń, środowiska pracy oraz związanych z nimi zagrożeń.

Na placu budowy ma to szczególne znaczenie, ponieważ poziom ryzyka zmienia się w zależności od rodzaju wykonywanego zadania, lokalizacji, działalności innych podwykonawców, warunków atmosferycznych oraz etapu realizacji inwestycji.

Nie można uznać, że pracownik jest przygotowany do pracy wyłącznie dlatego, że podpisał odpowiedni formularz. Przedsiębiorstwo powinno być w stanie wykazać, że pracownik:

• otrzymał właściwe informacje,
• zrozumiał przekazane treści,
• został dopuszczony do pracy dopiero po ukończeniu wymaganego instruktażu.

2.3 Dokumentacja właściwa dla robót budowlanych

W ramach realizacji inwestycji budowlanych wymagane mogą być również dokumenty odnoszące się do konkretnych robót i warunków panujących na budowie, między innymi:

• Plan BIOZ,
• instrukcje bezpiecznego wykonywania robót,
• opisy metod realizacji robót,
• oceny ryzyka zawodowego,
• procedury zezwoleń na wykonywanie prac,
• wymagania BHP dla podwykonawców,
• instrukcje obsługi maszyn i urządzeń.

Cyfrowy system instruktażowy może powiązać te dokumenty z konkretnymi osobami pracującymi na budowie. Zamiast przechowywać plan bezpieczeństwa w segregatorze i zakładać, że wszyscy się z nim zapoznali, przedsiębiorstwo może przydzielać pracownikom odpowiednie materiały, monitorować ich ukończenie, sprawdzać poziom zrozumienia oraz generować dokumentację potwierdzającą realizację obowiązków.

3. Polskie ramy prawne dotyczące bezpieczeństwa na placu budowy

3.1 Kodeks pracy – art. 237³–237⁵ jako podstawa obowiązku szkolenia BHP

Podstawowym aktem regulującym bezpieczeństwo pracy w Polsce jest ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w szczególności dział X dotyczący bezpieczeństwa i higieny pracy.

Najważniejsze z punktu widzenia instruktażu na budowie są następujące przepisy:

• Art. 237³ § 1 – pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.
• Art. 237³ § 2 – pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi szkolenie w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy, a następnie prowadzić szkolenia okresowe. Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
• Art. 237⁴ § 2 – pracodawca ma obowiązek wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy.
• Art. 237⁴ § 3 – pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP. Od końca 2025 r. potwierdzenie to może zostać dokonane również w formie elektronicznej.
• Art. 237⁵ – przepis ten stanowi podstawę do określenia w rozporządzeniu szczegółowych zasad dotyczących zakresu, programu, sposobu dokumentowania i wyjątków odnoszących się do szkoleń BHP.

Żaden z tych przepisów nie nakazuje stosowania papieru jako obowiązkowego nośnika. Przepisy wymagają, aby szkolenie zostało przeprowadzone, udokumentowane i potwierdzone przez pracownika.

3.2 Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP z 27 lipca 2004 r.

Aktem wykonawczym wydanym na podstawie art. 237⁵ Kodeksu pracy jest rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Rozporządzenie rozróżnia trzy podstawowe rodzaje szkolenia:

• instruktaż ogólny — obejmujący podstawowe przepisy i zasady BHP obowiązujące w zakładzie pracy; wymagany między innymi dla nowo zatrudnionych pracowników, studentów odbywających praktyki oraz uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu;
• instruktaż stanowiskowy — obejmujący zagrożenia występujące na konkretnym stanowisku oraz metody bezpiecznego wykonywania powierzonych prac; obowiązkowy dla pracowników wykonujących prace fizyczne oraz osób narażonych na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych;
• szkolenie okresowe — szkolenie odświeżające, powtarzane w terminach zależnych od kategorii stanowiska oraz poziomu ryzyka.

3.3 Grudzień 2025 r. – wyraźne dopuszczenie elektronicznego potwierdzania instruktażu

Jedną z najważniejszych zmian z punktu widzenia cyfrowego instruktażu w Polsce było wprowadzenie możliwości elektronicznego potwierdzania ukończenia zarówno instruktażu ogólnego, jak i stanowiskowego.

Zmiana weszła w życie 12 grudnia 2025 r.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ukończenie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, a także decyzja przełożonego o dopuszczeniu pracownika do pracy na określonym stanowisku, mogą być potwierdzane:

• na tradycyjnej karcie szkolenia wstępnego, podpisanej odręcznie,
• w formie elektronicznej.

W przypadku potwierdzenia elektronicznego pracodawca powinien umieścić odpowiednią adnotację na karcie szkolenia w miejscu przeznaczonym na podpis.

3.4 Wymagania właściwe dla budownictwa — rozporządzenie z 6 lutego 2003 r.

Place budowy podlegają również przepisom rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych.

Do najważniejszych obowiązków należą:

• przygotowanie przed rozpoczęciem prac instrukcji bezpiecznego wykonywania robót i zapoznanie pracowników z jej treścią w zakresie właściwym dla wykonywanych obowiązków;
• opracowanie planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dla większych lub szczególnie niebezpiecznych inwestycji;
• określenie zagrożeń właściwych dla budowy, zasad organizacji pracy oraz procedur awaryjnych;
• współpraca pracodawców w zakresie BHP, jeżeli na tym samym terenie pracują jednocześnie pracownicy zatrudnieni przez różne podmioty;
• koordynowanie działań związanych z bezpieczeństwem wszystkich firm działających na budowie.

Podstawą obowiązku współpracy i koordynacji jest także art. 208 Kodeksu pracy. Na większych budowach funkcję nadzorczą często pełni wyznaczony koordynator BHP.

3.5 Prawo budowlane — progi i obowiązki dotyczące organizacji bezpieczeństwa

Zgodnie z art. 21a ustawy z 7 lipca 1994 r. — Prawo budowlane, przygotowanie Planu BIOZ jest wymagane między innymi wtedy, gdy:

• przewiduje się wykonywanie robót budowlanych o szczególnie wysokim ryzyku,
• planowane roboty mają trwać dłużej niż 30 dni roboczych i jednocześnie zatrudniać co najmniej 20 pracowników,
• planowana pracochłonność robót przekracza 500 osobodni.

Są to właśnie inwestycje, na których łańcuchy podwykonawcze są zwykle najbardziej rozbudowane, a niedoskonałości papierowego systemu instruktażu stają się szczególnie widoczne.

3.6 Kontrole PIP — czego oczekuje inspektor i jakie są konsekwencje nieprawidłowości

Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzać niezapowiedziane kontrole dotyczące przestrzegania prawa pracy, w tym przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

W 2024 r. PIP przeprowadziła ponad 20 tys. kontroli dotyczących legalności zatrudnienia obywateli polskich, obejmujących ponad 112 tys. osób. Przeprowadzono także 8723 kontrole ukierunkowane na legalność zatrudnienia cudzoziemców. Kontrole te objęły 36,9 tys. pracowników zagranicznych, w tym 26,8 tys. obywateli Ukrainy.

Jeżeli osoba odpowiedzialna za stan BHP lub osoba kierująca pracownikami nie przestrzega przepisów i zasad bezpieczeństwa, w tym nie potrafi wykazać, że pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni przed rozpoczęciem pracy, może podlegać karze grzywny.

Obecnie art. 283 § 1 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

W ramach projektowanych zmian rozważanych na 2026 r. maksymalna wysokość kar wynikających z art. 281–283 Kodeksu pracy miałaby wzrosnąć do 90 000 zł. Inspektorzy PIP mogliby również uzyskać możliwość nakładania wyższych mandatów bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Organ kontrolny: Państwowa Inspekcja Pracy.

Podstawowa kara: od 1000 do 30 000 zł na podstawie art. 283 § 1 Kodeksu pracy. W przypadku nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców mogą obowiązywać odrębne sankcje.

4. Papierowy instruktaż BHP — koszty, których często nie widać

Wielu kierowników budów mówi: „Zawsze robiliśmy to na papierze”.

Jest to zrozumiałe. Papier wydaje się prostym rozwiązaniem: wystarczy wydrukować dokument, omówić zasady, zebrać podpisy i umieścić formularze w segregatorze.

W rzeczywistych warunkach placu budowy papier generuje jednak wiele ukrytych kosztów.

4.1 Ukryty koszt czasu

Przykład praktyczny

Na średniej wielkości budowie, na której pracują trzy brygady podwykonawcze po pięciu lub sześciu pracowników, przy dużej sezonowej rotacji kierownik budowy może poświęcać od 20 do 40 godzin w sezonie wyłącznie na przeprowadzanie ogólnych instruktaży.

Często szkolenia te prowadzone są po polsku dla osób, które rozumieją język jedynie częściowo. Przygotowanie wielojęzycznego instruktażu wideo może zająć jedną lub dwie godziny, ale materiał przygotowuje się tylko raz, a następnie wykorzystuje przez cały sezon.

4.2 Podpis potwierdza obecność, ale nie zawsze zrozumienie treści

Art. 237³ § 1 Kodeksu pracy nie wymaga jedynie uzyskania podpisu. Przepis zabrania dopuszczania do pracy osoby, która nie posiada dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.

Podpis na karcie szkolenia potwierdza przede wszystkim, że dokument został podpisany. Nie dowodzi natomiast:

• czy pracownik zrozumiał treść instruktażu ogólnego,
• czy rzeczywiście przekazano mu informacje o zagrożeniach stanowiskowych,
• czy pracownik i przełożony posługiwali się wspólnym językiem,
• czy pracownik zapoznał się z IBWR dotyczącą konkretnego zadania,
• czy przedstawione informacje były aktualne w dniu podpisania dokumentu.

System cyfrowy może udostępniać materiały instruktażowe w wielu językach, na przykład polskim, ukraińskim, rosyjskim, białoruskim lub gruzińskim. Dzięki temu pracownik ma możliwość rzeczywistego zapoznania się z treścią, zamiast podpisywania polskojęzycznego formularza bez pełnego zrozumienia.

Przykład z życia? Na polskiej budowie pracownicy podpisali dokumenty BHP w języku polskim, którego nie rozumieli — z konsekwencjami wartymi ponad 15 000 euro. Przeczytaj całą historię: Bariery językowe na budowie — studium przypadku.

Sam instruktaż stanowiskowy nadal powinien zostać przeprowadzony zgodnie z wymaganiami prawa, ale potwierdzenie jego realizacji oraz informacja o wersji językowej ukończonego instruktażu ogólnego mogą stanowić element weryfikowalnej dokumentacji elektronicznej.

4.3 Zagubiona, uszkodzona lub niekompletna dokumentacja

W systemie papierowym często występują następujące problemy:

• karty szkolenia są błędnie archiwizowane w segregatorach prowadzonych osobno przez różnych podwykonawców,
• dokumentacja pracownika nie jest przenoszona wraz z nim pomiędzy budowami należącymi do tej samej grupy,
• podpisy są nieczytelne lub opatrzone błędnymi datami,
• brygadzista podpisuje dokumenty w imieniu pracowników, którzy nie zostali faktycznie poinstruowani,
• po zakończeniu inwestycji dokumentacja jest archiwizowana w sposób utrudniający jej szybkie odnalezienie podczas późniejszej kontroli lub postępowania powypadkowego.

5. Zalety cyfrowego instruktażu na polskich budowach

Cyfrowy instruktaż bezpieczeństwa nie powinien oznaczać jedynie wyświetlenia pliku PDF na ekranie. Prawidłowo wdrożony system zmienia sposób zarządzania bezpieczeństwem, podwykonawcami oraz dostępem do placu budowy.

5.1 Ukończenie instruktażu przed przyjazdem na budowę

W systemie papierowym instruktaż rozpoczyna się zwykle dopiero po przyjeździe pracownika.

W systemie cyfrowym proces może rozpocząć się wcześniej. Podwykonawca otrzymuje link, a pracownicy zapoznają się z materiałami na telefonie, tablecie lub komputerze. Kierownik budowy jeszcze przed rozpoczęciem pierwszej zmiany widzi, które osoby ukończyły wymagane części instruktażu.

Ogranicza to opóźnienia przy wejściu na budowę i zmniejsza liczbę nieplanowanych przerw w pracy kadry zarządzającej.

5.2 Większa kontrola nad podwykonawcami

Zarządzanie podwykonawcami jest jednym z największych wyzwań związanych z bezpieczeństwem na budowie.

Generalny wykonawca nie musi być bezpośrednim pracodawcą każdej osoby obecnej na terenie inwestycji, ale powinien kontrolować, kto wchodzi na budowę i czy osoby te otrzymały wymagane informacje dotyczące bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to nie tylko instruktaż BHP, ale też stałą kontrolę obecności pracowników na placu budowy.

System cyfrowy umożliwia:

• zapraszanie zespołów podwykonawców,
• przydzielanie instruktaży właściwych dla danej budowy,
• sprawdzanie stopnia ukończenia materiałów,
• blokowanie dostępu osobom, które nie ukończyły instruktażu,
• identyfikowanie brakujących dokumentów,
• przechowywanie dowodów według firmy, pracownika, budowy i daty.

Bezpieczeństwo podwykonawców przestaje wówczas opierać się na nieformalnym zaufaniu, a zaczyna być zarządzane w sposób udokumentowany i mierzalny.

5.3 Wielojęzyczny instruktaż dla pracowników zagranicznych

Na polskich budowach pracują osoby pochodzące między innymi z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Indii, Nepalu, Turcji oraz innych państw, w tym krajów Unii Europejskiej.

Jeżeli pracownik otrzyma dokument w języku polskim, którego nie rozumie, powstaje zarówno ryzyko praktyczne, jak i prawne. Informacje dotyczące bezpieczeństwa powinny być przekazywane w sposób zrozumiały dla odbiorcy.

Cyfrowy instruktaż ułatwia przygotowanie jednolitych materiałów w wielu wersjach językowych. Pracownicy mogą wybrać język, który rozumieją najlepiej.

Jest to rozwiązanie nie tylko bardziej dostępne, lecz przede wszystkim bezpieczniejsze.

5.4 Bieżący podgląd sytuacji dla kierownika budowy

System cyfrowy może zapewnić kierownikowi budowy aktualne informacje dotyczące tego:

• kto ukończył instruktaż,
• kto jeszcze go nie rozpoczął,
• kto nie zaliczył testu,
• kto wymaga ponownego instruktażu,
• czyje dokumenty utraciły ważność,
• który podwykonawca nie zgłosił wszystkich pracowników,
• kto został dopuszczony do wejścia na teren budowy.

Jest to zarządzanie bezpieczeństwem w czasie rzeczywistym, a nie wyłącznie uzupełnianie dokumentacji po fakcie.

5.5 Automatyczne przypomnienia i ponowny instruktaż

Warunki na budowie zmieniają się nieustannie.

Na teren inwestycji wjeżdża nowy żuraw. Zmieniona zostaje organizacja ruchu. Rozpoczynają się roboty ziemne. Inwestycja wchodzi w kolejny etap robót szczególnie niebezpiecznych. Aktualizowane są drogi ewakuacyjne lub wymagania inwestora.

W systemie papierowym każda zmiana oznacza konieczność ręcznego poinformowania pracowników oraz zebrania kolejnych podpisów.

W systemie cyfrowym zaktualizowane materiały mogą zostać wysłane automatycznie. Przed kontynuowaniem pracy pracownik może zostać zobowiązany do ponownego zapoznania się z zasadami i ich potwierdzenia.

5.6 Sprawniejsze kontrole i audyty

Podczas kontroli lub audytu dokumentacja cyfrowa może być filtrowana według:

• pracownika,
• podwykonawcy,
• projektu,
• daty,
• rodzaju szkolenia,
• wersji materiału,
• statusu ukończenia,
• potwierdzenia,
• wyniku testu,
• zatwierdzenia przez przełożonego.

Zamiast przeszukiwać segregatory, przedsiębiorstwo może szybko wygenerować wymagane zestawienie lub dokument potwierdzający realizację obowiązków.

6. Najczęstsze zastrzeżenia polskich firm budowlanych

„Instruktaż stanowiskowy nadal musi mieć charakter praktyczny. Jaki jest więc sens cyfryzacji?”

Celem nie jest usunięcie części praktycznej. Cyfryzacji podlegają przede wszystkim te elementy, z którymi system papierowy radzi sobie najsłabiej:

• zasady obowiązujące na budowie,
• wersje językowe,
• informacje przekazywane przed przyjazdem,
• rejestry i potwierdzenia,
• przypomnienia,
• dokumentacja na potrzeby kontroli.

Dokumentacja cyfrowa ułatwia wykazanie, że instruktaż praktyczny został przeprowadzony prawidłowo. Nie zmniejsza jego znaczenia.

„Za swoich pracowników odpowiadają podwykonawcy”

Podwykonawcy mają własne obowiązki jako pracodawcy, jednak art. 208 Kodeksu pracy nakłada obowiązek współpracy i koordynacji działań w zakresie BHP, jeżeli na tym samym terenie pracują pracownicy różnych pracodawców.

Generalny wykonawca powinien być w stanie wykazać, w jaki sposób przekazano i skoordynowano informacje dotyczące zagrożeń oraz zasad obowiązujących na całej budowie.

„Starsi pracownicy nie będą korzystali z telefonu”

Instruktaż cyfrowy nie musi nikogo wykluczać. Na budowie można udostępnić:

• tablet w biurze budowy,
• stanowisko komputerowe,
• kiosk instruktażowy,
• kod QR,
• pomoc osoby prowadzącej instruktaż.

Najważniejsze jest to, aby dokumentacja była uporządkowana, możliwa do wyszukania i przypisana do konkretnego pracownika.

„Papier jest tańszy”

Papier wydaje się tani do momentu uwzględnienia kosztów:

• wielokrotnie powtarzanych odpraw,
• brakujących podpisów,
• zagubionych dokumentów,
• przygotowywania tłumaczeń,
• przeszukiwania segregatorów,
• przygotowania do audytów,
• słabej wartości dowodowej dokumentacji po wypadku.

„Czy wystarczy, że pracownik kliknie przycisk potwierdzenia?”

Nie zawsze.

Proste kliknięcie może stanowić część materiału dowodowego, ale bardziej wiarygodny system powinien uwzględniać:

• weryfikację tożsamości,
• datę i godzinę wykonania czynności,
• wersję prezentowanej treści,
• wybrany język,
• wynik testu wiedzy,
• potwierdzenie przełożonego.

W przypadku dokumentów o szczególnym znaczeniu zasadne może być zastosowanie bardziej zaawansowanych form podpisu elektronicznego.

7. Podsumowanie

Polskie prawo nie wymagało, aby instruktaż bezpieczeństwa na budowie był zawsze prowadzony wyłącznie na papierze. Art. 237³–237⁵ Kodeksu pracy koncentrują się na obowiązku przeprowadzenia szkolenia, przekazania pracownikowi niezbędnej wiedzy oraz właściwego udokumentowania tego procesu.

Zmiana obowiązująca od 12 grudnia 2025 r. wyraźnie dopuściła elektroniczne potwierdzanie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, eliminując jedną z ostatnich praktycznych barier utrzymujących papierową dokumentację na polskich budowach.

Cyfrowy instruktaż odpowiada na najważniejsze wyzwania współczesnego rynku budowlanego.

Pod względem prawnym umożliwia realizację obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, przepisów dotyczących szkoleń BHP oraz regulacji właściwych dla robót budowlanych.

Pod względem dowodowym zapewnia dokumentację opatrzoną datą i godziną, przypisaną do konkretnej osoby, możliwą do wyszukania i przedstawienia podczas kontroli PIP.

Pod względem językowym umożliwia przekazywanie materiałów po polsku, ukraińsku, rosyjsku, białorusku, gruzińsku i w innych wymaganych językach.

Pod względem organizacyjnym wspiera koordynację prac podwykonawców wynikającą z art. 208 Kodeksu pracy bez zwiększania obciążeń administracyjnych kierownika budowy.

Pod względem finansowym może zwrócić się już w trakcie jednego sezonu, szczególnie w warunkach rosnących kosztów pracy, dużej rotacji pracowników i coraz bardziej rygorystycznych kontroli.

Polski sektor budowlany rozwija się, jego kadra staje się coraz bardziej międzynarodowa, a organy kontrolne dysponują coraz nowocześniejszymi narzędziami i prowadzą intensywne działania kontrolne.

W tej sytuacji argumenty prawne i praktyczne przemawiające za cyfrowym instruktażem nie są już wyłącznie zapowiedzią przyszłych zmian. Od grudnia 2025 r. cyfrowe dokumentowanie instruktażu stało się pełnoprawnym i praktycznie dostępnym rozwiązaniem dla polskich budów.

Podstawy prawne i źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, dział X, art. 237³–237⁵.
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860, z późniejszymi zmianami, w tym zmianą dotyczącą elektronicznego potwierdzania instruktażu obowiązującą od grudnia 2025 r.
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych, Dz.U. 2003 nr 47 poz. 401.
• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. — Prawo budowlane, art. 21a.
• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, Dz.U. 2016 poz. 1579.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 — eIDAS.
• Dyrektywa Rady 89/391/EWG w sprawie wprowadzania środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy.
• Dyrektywa Rady 92/57/EWG dotycząca minimalnych wymagań bezpieczeństwa i ochrony zdrowia na tymczasowych lub ruchomych budowach.
• Państwowa Inspekcja Pracy.