Post cover

Mall för begäran om information (RFI) för byggverksamhet [Free Download]

Byggprojekt är komplexa och involverar många rörliga delar och intressenter. Det är inte ovanligt att det finns oklarheter kring olika aspekter av ett projekt. En RFI-mall för byggprojekt hjälper till att hantera dessa osäkerheter genom att tillhandahålla ett strukturerat sätt för intressenter att begära den information de behöver, vilket säkerställer att jobbet slutförs på ett framgångsrikt sätt.

RFI:er är helt enkelt förfrågningar om information. Men det finns inget enkelt med dem om de inte hanteras på rätt sätt.

Enligt en undersökning kommer det i genomsnitt 9,9 förfrågningar om information för varje miljon dollar som byggs i världen. Detta innebär en genomsnittlig kostnad på 859 680 USD för RFI:er.

Låt oss titta närmare på RFI-processen och hur den kan hanteras på ett effektivt sätt som gynnar alla intressenter i projektet.

PS Fortsätt läsa för en praktisk RFI-mall för konstruktion.

Vad är en Request for Information (RFI) inom byggbranschen?

En RFI (Request for Information) är ett dokument som används för att dela med sig av projektdetaljer till bygg-, design- och ingenjörsföretag och yrkesverksamma - och för att få klarhet i en specifik del av ett byggprojekt, t.ex. byggplaner, specifikationer, avtalsklausuler och byggstandarder.

Det allmänna användningsområdet för en RFI för byggprojekt är att få mer information om aspekter av projektet som inte enkelt kan tolkas utifrån de ursprungliga ritningarna och att göra utbyten där så krävs.

I allmänhet utfärdas RFI:er oftare i början av ett projekt, till exempel i projekterings- eller anbudsskedet. De inkonsekvenser som åtgärdas innan arbetet påbörjas på plats kommer att bidra till att minska förseningarna under byggfasen.

RFI fungerar också som en dokumentation av kommunikationen mellan de inblandade parterna avseende den information som begärts och tillhandahållits. Detta är ovärderligt i händelse av en tvist.

Hur skiljer sig en RFI inom byggbranschen från en RFP, RFQ eller RFT?

Begäran om förslag (RFP)

RFP är ett dokument som annonserar ett projekt, beskriver det och begär in anbud från kvalificerade entreprenörer för att slutföra det.

Offertförfrågan (RFQ)

RFQ är en form av korrespondens mellan projektägare som söker prisinformation från leverantörer som kan uppfylla deras specifika behov.

På en övergripande nivå kan en RFQ verka likna en RFP. Dessa typer av korrespondens har dock olika användningsområden. Företag skickar ut RFQ:er när de vet exakt vad de vill ha, medan RFP:er möjliggör en högre grad av input från leverantörerna när det gäller specifikationer.

Begäran om anbud (RFT)

RFT är en möjlighet för potentiella leverantörer att lämna ett erbjudande om att leverera varor eller tjänster mot ett detaljerat anbud - vanligtvis som förseglade anbud - i ett strukturerat format.

Var och en av dessa termer kan användas antingen som ett förstadium till en RFI (när RFI:n är en del av ett projekt) eller som ett efterföljande steg (när RFI:n är i den inledande fasen när en kund anlitar ett företag).

Hur ser RFI-processen för byggbranschen ut?

Eftersom RFI:er för byggprojekt vanligtvis är avsedda att klargöra saker och ting måste de struktureras på ett sätt som undviker ytterligare förvirring.

Den viktigaste faktorn är att alla på företaget måste förstå vikten av RFI-hanteringsprocessen och känna till företagets policy och rutiner för denna.

Det är lätt att ha en muntlig konversation med en kund eller entreprenör för att få ett förtydligande. Men om du inte har denna information dokumenterad kan du bli ansvarig för de extra kostnader som uppstår om det uppstår en tvist om vad som avtalats.

Genom att använda en väl utformad RFI-mall säkerställer du att den innehåller all relevant information för projektet.

Hur skriver man en RFI för byggbranschen?

Mall för RFI för byggverksamhet

Definiera problemet: En RFI ska alltid inledas med en tydlig redogörelse för det problem som ska lösas. Dessutom bör en RFI fokusera på ett specifikt problem, eftersom det är mer sannolikt att få ett tillfredsställande svar.

Tillhandahåll en lösning: Underleverantörer är experter och har ofta utmärkta idéer för att lösa utmaningar under projektets gång. Använd RFI-processen som en möjlighet att presentera starka lösningar på problem som dyker upp.

Erbjud sammanhang: Se till att inkludera all ytterligare information som är nödvändig för att förstå problemet fullt ut. Många RFI:er skickas tillbaka till underleverantören helt enkelt för att det inte finns tillräckligt med sammanhang för att besvara frågan fullt ut.

Inkludera visuella bilder: Att bifoga viktiga bilder, som byggnadsritningar eller fotografier, kan bidra till att klargöra situationen på ett konkret sätt, vilket gör det lättare för huvudentreprenören att lösa problemet.

Här är några standardelement som de flesta RFI:er inom byggbranschen innehåller:

  • Projektinformation, inklusive namn, adress och annan identifierande information
  • Datum då RFI:n lämnades in och deadline för svar (dvs. det räcker inte att bara säga "ASAP")
  • Adressatens och mottagarens uppgifter, inklusive företagsnamn och kontaktperson
  • Unikt RFI-nummer
  • Ämnesnamn eller RFI-titel och en kort beskrivning
  • Begärd information och varför
  • En detaljerad beskrivning av RFI:n
  • Beskrivning av eventuella bifogade dokument

Mall för RFI för byggverksamhet

Att använda en mall för RFI-processen skapar enhetlighet och förbättrar processen i allmänhet. Letar du efter en mall för RFI:er inom byggbranschen? Ladda ner vår kostnadsfria mall här:

Ladda ner RFI-mall för byggbranschen

Byggtekniker som Remato, Archdesk och Planyard erbjuder en bra lösning för att sammanställa och lagra RFI:er.

Vi hoppas att denna artikel och den medföljande mallen har varit till nytta. RFI har flera användningsområden inom byggbranschen. Tänk dock på att det övergripande syftet är att samla in kompletterande information eller projektdetaljer. En RFI ska inte användas som en översiktlig kommunikationsmetod under ett projekts gång, för att lämna in tidsplaner, söka godkännande för ändringar av projektets medel och metoder eller som ersättning för muntlig kommunikation.

Missa aldrig en bit

Få exklusiva tips, verktyg och uppdateringar om hantering av projekt, team och tillgångar.