Post cover

Skabelon til anmodning om information (RFI) om byggeri [Free Download]

Byggeprojekter er komplekse og involverer mange bevægelige dele og interessenter. Det er ikke ualmindeligt, at der er usikkerhed om forskellige aspekter af et projekt. En RFI-skabelon til byggeri hjælper med at håndtere disse usikkerheder ved at give interessenterne en struktureret måde at anmode om de oplysninger, de har brug for, og dermed sikre, at arbejdet bliver gennemført med succes.

RFI'er er simpelthen anmodninger om information. Men der er ikke noget enkelt ved dem, hvis de ikke håndteres korrekt.

Ifølge en undersøgelse er der i gennemsnit 9,9 anmodninger om oplysninger for hver 1 million dollars i byggeri på verdensplan. Det svarer til en gennemsnitlig omkostning på 859.680 dollars til RFI'er.

Lad os se på RFI-processen, og hvordan man styrer den effektivt til gavn for alle projektets interessenter.

PS Fortsæt med at læse for en praktisk RFI-skabelon til byggeri.

Hvad er en Request for Information (RFI) i byggeriet?

En RFI (Request for Information) er et dokument, der bruges til at dele og uddybe projektdetaljer mellem bygge-, design- og ingeniørfirmaer og fagfolk - og til at få afklaret en specifik del af et byggeprojekt som f.eks. byggeplaner, specifikationer, kontraktklausuler og bygningsstandarder.

Den generelle brug af en RFI for byggeri er at få flere detaljer om aspekter af projektet, som ikke let kan fortolkes ud fra de oprindelige planer, og at foretage udskiftninger, hvor det er nødvendigt.

Generelt udsendes RFI'er oftere i begyndelsen af et projekt, f.eks. i design- eller tilbudsfasen. De uoverensstemmelser, der løses, før arbejdet starter på stedet, vil hjælpe med at reducere forsinkelser i byggefasen.

RFI fungerer også som en registrering af kommunikationen mellem de involverede parter vedrørende de ønskede og leverede oplysninger. Det er uvurderligt i tilfælde af en tvist.

Hvordan adskiller en RFI sig fra en RFP, RFQ eller RFT?

Anmodning om forslag (RFP)

RFP er et dokument, der annoncerer et projekt, beskriver det og indhenter tilbud fra kvalificerede entreprenører til at gennemføre det.

Anmodning om tilbud (RFQ)

RFQ er en form for korrespondance mellem projektejere, der søger prisoplysninger fra leverandører, der er i stand til at opfylde deres specifikke behov.

På et højt niveau kan en RFQ ligne en RFP. Men disse typer af korrespondancer har forskellige anvendelsesmuligheder. Virksomheder udsender RFQ'er, når de ved præcis, hvad de vil have, mens RFP'er giver mulighed for en større grad af input fra leverandørerne med hensyn til specifikationer.

Anmodning om udbud (RFT)

RFT er en mulighed for potentielle leverandører til at afgive et tilbud på levering af varer eller tjenesteydelser på baggrund af et detaljeret udbud - normalt som forseglede bud - i et struktureret format.

Hvert af disse udtryk kan laves enten som en forløber for en RFI om byggeri (når RFI'en er en del af et projekt) eller som et efterfølgende trin (når RFI'en er i den indledende fase af en kundes ansættelse af en virksomhed).

Hvordan ser RFI-processen i byggeriet ud?

Da RFI'er til byggeri typisk er beregnet til at afklare ting, skal de struktureres på en måde, så man undgår yderligere forvirring.

Den vigtigste faktor er, at alle i din virksomhed skal forstå vigtigheden af RFI-styringsprocessen og være klar over din virksomheds politik og procedurer på området.

Det er nemt at have en mundtlig samtale med en kunde eller entreprenør for at få en afklaring. Men hvis du ikke har disse oplysninger dokumenteret, kan du være ansvarlig for de ekstra omkostninger, der er involveret i tilfælde af en tvist om, hvad der blev aftalt.

Ved at bruge en veldesignet RFI-skabelon sikrer man, at den indeholder alle de relevante oplysninger for projektet.

Hvordan skriver man en RFI til byggeriet?

RFI-skabelon til byggeri

Definer problemet: En RFI bør altid begynde med en klar redegørelse for det problem, der skal løses. Derudover bør en RFI fokusere på et specifikt problem, da det er mere sandsynligt, at man får et tilfredsstillende svar.

Bidrage med en løsning: Som eksperter har underleverandører typisk gode ideer til at løse udfordringer i løbet af et projekt. Brug RFI-processen som en mulighed for at præsentere stærke løsninger på de problemer, der opstår.

Tilbyd kontekst: Sørg for at medtage alle yderligere oplysninger, der er nødvendige for at forstå problemet fuldt ud. Mange RFI'er sendes tilbage til underleverandøren, simpelthen fordi der ikke er nok kontekst til at besvare spørgsmålet fuldt ud.

Inkluder billeder: Ved at vedlægge vigtige billeder, som f.eks. bygningstegninger eller fotografier, kan du hjælpe med at afklare situationen konkret, hvilket gør det lettere for hovedentreprenøren at løse problemet.

Her er nogle standardelementer, som de fleste RFI'er til byggeri indeholder:

  • Projektoplysninger, herunder navn, adresse og andre identificerende oplysninger
  • Dato for indsendelse af RFI'en og deadline for svar (dvs. det er ikke nok bare at sige "ASAP")
  • Adressatens og modtagerens oplysninger, herunder firmanavn og kontaktperson
  • Unikt RFI-nummer
  • Emnenavn eller RFI-titel og en kort beskrivelse
  • Den ønskede information og hvorfor
  • En detaljeret beskrivelse af RFI'en
  • Beskrivelse af eventuelle vedhæftede dokumenter

Skabelon til RFI for byggeri

Brug af en skabelon til RFI-processen giver konsistens og forbedrer processen generelt. Leder du efter en skabelon til RFI'er til byggeri? Download vores gratis skabelon her:

Download RFI-skabelon til byggeri

Byggeteknologier som Remato, Archdesk og Planyard giver en god løsning til at samle og gemme RFI'er.

Vi håber, at denne artikel og den medfølgende skabelon har været nyttig. RFI har mange anvendelsesmuligheder i byggebranchen. Husk dog på, at det overordnede formål er at indsamle supplerende oplysninger eller projektdetaljer. En RFI bør ikke bruges som en overordnet kommunikationsmetode i løbet af et projekt, til at indsende planlægningsplaner, søge godkendelse af ændringer i et projekts midler og metoder eller som erstatning for mundtlig kommunikation.

Gå aldrig glip af et stykke

Få eksklusive tips, værktøjer og opdateringer om styring af projekter, teams og aktiver.