Kliendilugu: kuidas haljastusettevõte Plants by Pruuli vahetas Exceli, Messengeri ja WhatsAppi ühe äpi vastu

Pereettevõttest kasvanud haljastusettevõte

Miina Pruuli on pärit pereettevõttest, mis on tegelenud taimekasvatusega 25 aastat. Sellest kasvas välja tema enda haljastusettevõte Plants by Pruuli, mida ta täna juhib asutaja ja tegevjuhina. Ettevõte pakub haljastuse täisteenust: disaini, rajamist ja hooldust nii sise- kui ka väliruumis. Suure osa tööst teeb Plants by Pruuli alltöövõtjana peatöövõtjatele ja arendajatele. Üheksaliikmelises meeskonnas on haljastajad, aednikud, disainerid ja maastikuehitajad.

Väljakutse: pidevalt muutuv ja stressirohke ehitussektor

Ehitusgraafikud muutuvad pidevalt: tööfrondid ja materjalitarned hilinevad ning ilmastikuolud sunnivad plaane ümber tegema. Miina sõnul on ehitus üks stressirohkemaid sektoreid. Sellises pidevalt muutuvas keskkonnas on oluline juhtida nii ettevõtet kui ka meeskonda paindlikult.

Enne Rematot olid töögraafikud ja -plaanid Exceli tabelites ning suhtlus meeskonnaga toimus Messengeri ja WhatsAppi gruppides. Vestlusgrupid olid segased ja info neis läks kaduma ning Exceli tabel ei suutnud muutustega kunagi sammu pidada.

Remato kasutamiseks ei pea olema suur meeskond, see on hea abiline ja riskimaandus ka „mees ja koer“ ettevõttele.

– Miina Pruuli, Plants by Pruuli asutaja ja tegevjuht

Ettevõtte varasem personaliplatvorm töötas veebibrauseris, mitte mobiiliäpina. Sellega sai pidada objektipõhist tööajaarvestust ja personalihaldust, kuid mitte midagi muud.

Miks valiti Remato

Murdepunkt saabus talvel, kui hooaeg oli läbi, meeskond väsinud ning pinged hakkasid kuhjuma. Siis sai selgeks, et järgmiseks hooajaks on vaja midagi palju paremat. Miina eesmärk oli leida kaasaegne tööriist, millega saaks nii objekte kui ka personali mobiilselt juhtida.

Remato tugevuseks peab ta kogu ettevõtte juhtimist ühest kohast: ta haldab sealt personali, materjalide tarneid, tegevusi klientidega, projektibaasi, töötajate graafikuid ja vestluskanaleid.

Kui me võtsime Remato kasutusele, siis minu peas kindlasti kõvakettalt hulk mahtu sai vabaks.

– Miina Pruuli, Plants by Pruuli asutaja ja tegevjuht

Vaata ka haljastusettevõtte Plants by Pruuli seniseid töid.

Kasutuselevõtt: reeglid paneb paika ettevõte

Meeskond hakkas Rematot kasutama märtsis ja aprillis oli see juba täielikult kasutusel. Alustati Remato poolt sissejuhatava koolitusega kõigile töötajatele, kes äppi kasutama hakkasid. Äpp käidi samm-sammult läbi ja vastati tekkinud küsimustele, Miina aga seadistas selle administraatorina ettevõtte töökorralduse järgi.

Alguses suhtusid töötajad uude äppi umbusklikult ja vanemad kolleegid vajasid harjumiseks natukene rohkem aega. Miina arvates võis skepsis olla tingitud sellest, et programm oli uus ka ettevõttele endale, mistõttu ei osanud ka tema juhina kõigile küsimustele kohe vastata.

Remato on küll platvorm, ütleb Miina, aga reeglid paneb selles paika ettevõte ise: mida täpselt märgitakse, millist aega arvestatakse ja kuidas nende täitmist jälgitakse. Tema hinnangul saab Rematot seadistada täpselt nii, nagu ettevõttel vaja on, ning need kokkulepped teeb ettevõte vastavalt oma tööpraktikale.

Tehnilised küsimused suunas Miina Remato kasutajatoele, mis on tema sõnul väga kiire ja on seni kõik probleemid lahendanud ning seadistusotsused teeb ta administraatorina ise.

Ettevõte on Rematot kasutanud nüüdseks ühe hooaja ja reeglid on paika loksunud. Meeskonnas on ka üle 50-aastaseid töötajaid, kuid kohanemine sujus lõpuks kõigil hästi, sest nutitelefon ja mitmesugused rakendused olid neile juba varem tuttavad.

Tulemused

Kõik muudatused ühes kohas

Miina jälgib kõige rohkem igapäevaseid töögraafikuid. Tellijate ajakavast sõltub ka rajamistööde graafik ning sellest omakorda see, kus iga töötaja peab olema ja millal materjal objektile jõuab. Kui sajab vihma või tarne hilineb, muudab Miina tööplaani ja meeskond näeb seda reaalajas, vajadusel saab lisada kohese teavituse läbi süsteemi.

Objekte saab juhtida eemalt

Töö käigus ilmnenud probleemid ja takistused pannakse iga päev märkmetena kirja ning fotod lisatakse vastava projekti juurde. Kui kliendilt peaks tulema kaebus, näeb Miina fotode ja märkmete põhjal kohe, millega tema meeskond objektil silmitsi seisab, ja saab sellele kiiresti reageerida.

Kui ma ise ei ole objektil, annab Remato mulle silmad ja kõrvad pildi väga hästi, et ei pea füüsiliselt kohale minema. Selle kaudu on tegelikult võimalik väga palju kaugelt juhtida.

– Miina Pruuli, Plants by Pruuli asutaja ja tegevjuht

Töö ja eraelu on jälle lahus

Varem ei teadnud töötaja Messengeri või WhatsAppi teadet nähes kunagi, kas see on tööd puudutav või mitte. Nüüd ei segune töösõnumid enam eravestlustega ja objektifotod ei ummista töötajate telefone. Miina usub, et töösuhtluse viimine eraldi platvormile vähendab tööstressi.

Töötaja teab, et kui Remato äpist tuleb teade, siis see on tööd puudutav.

– Miina Pruuli, Plants by Pruuli asutaja ja tegevjuht

Ka tööpäev lõpeb siis, kui töötaja objektil töö lõpetab. Tunnid salvestuvad reaalajas ja ta ei pea kodus tegelema järelaruandlusega.

Mis edasi

Teisele hooajale läheb ettevõte vastu kokkulepitud reeglitega ja sujuva töökorraldusega. Kui Miinal paluti kirjeldada Rematot kolme sõnaga, valis ta: efektiivne, süsteemne ja paindlik.

Ettevõtjatele, kes ajavad asju endiselt Exceli, paberi ja telefonikõnede abil, ütleb Miina, et tuttav tee tundub turvaline ja tundmatu hirmutav, aga kui info on peast välja saadud ning ühes kohas, muutub igapäevatöö palju lihtsamaks. Kui kõik tegevused tööde graafikusse kirja panna, siis aasta pärast tekib päris hea ülevaade ja nii ei ole kogu protsess ainult juhi peas.

Kui ka sinu meeskonna graafikud on laiali Exceli tabelites, vestlused ja fotod Messengeri ning WhatsAppi gruppides, vaata, kuidas Remato meeskonna haldus need ühte kohta koondab, või tutvu hinnakirjaga.