Robo por parte de empleados en la construcción: Cómo detectar y prevenir el hurto de herramientas y equipos

El robo por parte de empleados no siempre es evidente, pero es una de las formas más comunes en que las empresas de construcción pierden dinero. Las herramientas, el equipo y los materiales pueden desaparecer lentamente de su inventario sin señales claras, y a menudo, nadie es responsabilizado.

En 2024, el robo en obras de construcción en Europa resultó en pérdidas que excedieron los 1.000 millones de euros, según Batinfo, con una gran parte atribuida a incidentes internos y falta de un seguimiento adecuado de los activos.

Ya sea que ocurra en el campo, en el almacén o durante el transporte entre sitios, el robo interno puede silenciosamente drenar sus ganancias. En esta guía, examinaremos cómo reconocer las señales de alarma, comprender quién podría ser responsable y establecer sistemas simples para proteger los activos de su empresa antes de que desaparezcan.

Por qué el robo de herramientas es un asesino silencioso de las ganancias

El robo de herramientas y equipos es una de las formas más fáciles en que el dinero se filtra de un negocio de construcción, y a menudo, los propietarios ni siquiera se dan cuenta hasta que es demasiado tarde.

Generalmente comienza de manera pequeña. Un taladro desaparecido. Unos pocos pares de guantes. Un nivel láser que fue «dejado en otro sitio». Pero con el tiempo, esas pequeñas pérdidas se acumulan rápidamente. De repente, usted está reemplazando miles de euros en herramientas cada año, y nadie está siendo responsabilizado.

Para las empresas de construcción pequeñas y medianas, estas pérdidas golpean con fuerza. Usted está trabajando con márgenes ajustados. Cada pieza de equipo que reemplaza consume sus ganancias. Y cuando las herramientas desaparecen, retrasa los trabajos, reduce la productividad y daña su reputación con los clientes.

¿La peor parte? La mayoría de los robos por parte de empleados ocurren gradualmente y desde dentro, por empleados, subcontratistas o personas que tienen fácil acceso a su sitio de trabajo. Y sin un sistema para rastrear quién usó qué, cuándo y dónde, es casi imposible de detectar.

Es por ello que la gestión de herramientas y equipos no es simplemente «conveniente», sino imperativa. Si no lo rastrea, lo perderá. Y si no lo arregla, seguirá costándole mes tras mes.

5 señales de alarma que apuntan al robo por parte de empleados

El robo por parte de empleados generalmente no ocurre de una sola vez. A menudo es pequeño, repetible e invisible, hasta que nota que su presupuesto está sangrando y nadie sabe por qué. Aquí hay cinco señales de advertencia que no siempre son obvias, pero a menudo apuntan a un robo que está ocurriendo bajo sus narices.

1. Está reemplazando equipos básicos más de lo que debería
Si está constantemente comprando nuevos guantes, gafas de seguridad, baterías o cables de extensión, eso no es solo desgaste. Los consumibles sí se agotan, pero un uso excesivo constante sin un aumento en los trabajos o en la plantilla es sospechoso. Estos artículos más pequeños son fáciles de guardar en el bolsillo y revender, y a menudo son los primeros en desaparecer.

2. Las herramientas solo desaparecen de ciertos sitios o cuadrillas
Preste mucha atención a los patrones. Si las herramientas desaparecidas siguen siendo reportadas del mismo sitio de trabajo, o bajo el mismo capataz o cuadrilla, algo no está bien. Tal vez haya una supervisión deficiente. Tal vez alguien se esté aprovechando. De cualquier manera, las herramientas no desaparecen al azar, generalmente es sistemático.

3. Las mismas herramientas continúan «averiándose» o «extraviándose»
Algunas herramientas parecen desaparecer más que otras, especialmente artículos que son fáciles de revender o reutilizar fuera del horario de trabajo (como herramientas eléctricas, baterías o niveles láser). Si cierta categoría de equipos siempre está siendo dada de baja como rota, extraviada o transferida a otro sitio sin documentación, investigue más a fondo. A menudo es una historia de encubrimiento.

4. Los números de inventario no coinciden con el stock real
Si su inventario muestra 10 taladros pero solo puede encontrar 7, existe un problema. Las discrepancias entre lo registrado y lo físicamente disponible son uno de los indicadores más claros de una gestión deficiente de activos o de hurto. Incluso si no está realizando auditorías completas, la verificación puntual de algunos artículos semanalmente puede revelar patrones.

5. Los empleados se resisten a los nuevos sistemas de seguimiento
Cuando introduce un mejor seguimiento y alguien se queja inmediatamente de que es 'demasiado' o que 'ralentiza las cosas', cuestione el motivo. Los equipos honestos acogen con agrado la estructura, ya que los protege de culpas. La resistencia puede ser un mecanismo de defensa de personas que se han acostumbrado a la falta total de responsabilidad.

¿Quién se está llevando su equipo? Puede que no sea quien usted piensa

Cuando las herramientas o el equipo desaparecen, el primer instinto suele ser sospechar del hurto por parte de los empleados. No obstante, la verdad es que el hurto en los sitios de construcción no siempre proviene de las personas que usted espera. De hecho, asumir que es simplemente 'hurto por parte de empleados' puede hacer que pase por alto los riesgos reales.

Estos son los tipos más comunes de hurto y las personas detrás de ellos:

1. Miembros oportunistas del equipo
Sí, a veces es interno. Un empleado podría llevarse un taladro a casa pensando que 'nadie lo notará'. O podrían apropiarse de artículos más pequeños como baterías o equipo de protección personal. La mayoría de las veces, comienza con una zona gris: tomar prestado equipo sin permiso y luego nunca devolverlo. Sin seguimiento, es difícil de probar, y se convierte en un hábito.

2. Subcontratistas y mano de obra temporal
Los trabajadores a corto plazo a menudo obtienen acceso a herramientas y almacenamiento sin el mismo nivel de confianza o responsabilidad que su equipo principal. Si saben que no hay seguimiento o proceso de registro de entrada/salida, pueden aprovecharse. Y una vez que el trabajo está terminado, se van, junto con su equipo.

3. Otros oficios en el mismo sitio
En sitios ocupados con múltiples empresas trabajando lado a lado, las herramientas a menudo son 'prestadas' por alguien de otro equipo que asume que está bien. Tal vez piensan que pertenece al contratista general. Tal vez simplemente se están sirviendo ellos mismos. Si no está marcando y rastreando su equipo, es fácil que sus activos desaparezcan en el remolque de alguien más.

4. Foráneos e intrusos
Los sitios de construcción a menudo están completamente abiertos, especialmente temprano en la mañana o tarde en el día. Si sus herramientas se dejan fuera o el almacenamiento no está cerrado, no se requiere casi nada para que alguien entre y tome algunas cosas. Sin alarma. Nadie lo nota. Estos hurtos son rápidos y de bajo riesgo, especialmente si no está monitoreando quién entra y sale.

5. Conductores de reparto y proveedores
Suena improbable, pero sucede. Los conductores que están regularmente en su sitio pueden ver herramientas o suministros desatendidos y servirse ellos mismos. Si sus entregas no son supervisadas y no está rastreando las herramientas diariamente, este tipo de hurto puede pasar desapercibido durante semanas.

El hurto no siempre se trata de malos empleados; se trata de sistemas débiles. Cuando no hay responsabilidad, ni seguimiento, ni clara propiedad del equipo, cualquiera con acceso puede convertirse en el problema. Es por eso que la visibilidad lo es todo. No necesita vigilar a todos; necesita un sistema que lo haga por usted.

Cómo prevenir el hurto con sistemas claros y responsabilidad

La mayoría de los hurtos no ocurren porque alguien sea un delincuente, sino porque nadie está llevando un registro. Cuando los trabajadores saben que las herramientas están siendo monitoreadas, almacenadas adecuadamente y asignadas a personas específicas, el hurto por parte de empleados disminuye rápidamente. No necesita crear una cultura de desconfianza; solo necesita dejar claro que todo está contabilizado.

Aquí le mostramos cómo construir sistemas simples que reduzcan el hurto y aumenten la responsabilidad en todos sus sitios:

Asigne herramientas a personas, no solo a proyectos
Cuando las herramientas se asignan a individuos, no solo a obras, se crea responsabilidad. Si alguien sabe que una herramienta está registrada bajo su nombre, es mucho más probable que la cuide y la devuelva. Incluso los procesos básicos de registro de salida pueden hacer una gran diferencia.

Utilice un sistema simple de seguimiento de herramientas
No necesita microgestionar, pero sí necesita visibilidad. Un sistema digital de seguimiento de herramientas como Remato puede mostrarle exactamente quién tenía qué, cuándo se utilizó y dónde se vio por última vez. Se acabaron las conjeturas o la persecución de personas cuando algo desaparece.

Realice comprobaciones puntuales semanales
Las auditorías completas llevan tiempo, pero las comprobaciones puntuales no. Seleccione algunos elementos aleatorios cada semana y asegúrese de que estén donde deben estar. Estas comprobaciones rápidas no solo mantienen la honestidad de las personas, sino que también recuerdan al equipo que las herramientas están siendo monitoreadas y gestionadas.

Almacene las herramientas como si importaran, porque lo hacen
Las herramientas dejadas a la intemperie son herramientas esperando a ser robadas. Guárdelas bajo llave después del horario laboral. Utilice cajas de almacenamiento en el lugar de trabajo con seguridad real, no solo una lona o un remolque. Y asegúrese de que los capataces o los líderes del sitio sean responsables de cerrar con llave, no 'quien sea el último'.

Capacite a su equipo sobre por qué es importante
El robo por parte de los empleados no solo perjudica a la empresa; también ralentiza los trabajos, crea tensión y añade presión a todos. Cuando su equipo comprende que la pérdida de equipos significa retrasos, reelaboraciones y presupuestos más ajustados, es más probable que respeten el sistema. Haga que la responsabilidad por las herramientas sea parte de la cultura, no solo del papeleo.

Utilice los datos para detectar tendencias tempranamente
Si está haciendo un seguimiento del uso, puede ver cuándo herramientas específicas siempre desaparecen del mismo sitio o equipo. Eso le ayuda a actuar antes de que se convierta en un patrón. Sin datos, solo está adivinando, y adivinar cuesta dinero.

Prevenir el robo por parte de los empleados no se trata de desconfianza, sino de crear hábitos, utilizar los sistemas adecuados y facilitar la organización. Envía un mensaje: valoramos nuestro equipo y esperamos que todos los demás hagan lo mismo.

Cómo Remato le ayuda a rastrear y proteger todo su equipo

Incluso los mejores procesos se desmoronan sin las herramientas adecuadas. Ahí es donde entra Remato.

El sistema de Gestión de Equipos y Herramientas de Remato ayuda a las empresas de construcción a tomar el control de sus activos, sin trabajo administrativo adicional ni microgestión. Le proporciona visibilidad en tiempo real, responsabilidad y tranquilidad. He aquí cómo ayuda:

Asignaciones de herramientas y equipos
Asigne herramientas a trabajadores específicos, para que siempre haya una línea clara de responsabilidad. Se acabó el 'No sé quién lo tenía la última vez'.

Seguimiento en tiempo real
Vea quién tiene qué y dónde está. Ya sea una herramienta eléctrica de alto valor o una caja de EPP, nada se pierde de vista.

Sistema de entrada/salida con códigos QR
Con una simple aplicación móvil, los trabajadores pueden registrar la entrada y salida del equipo desde el campo. Sin hojas de cálculo, sin portapapeles; solo registros rápidos y precisos.

Alertas de vencimiento y registros de uso
Alertas automáticas, además de un historial completo de uso para que pueda detectar patrones y posibles abusos antes de que se conviertan en un problema.

Amigable para el campo y listo para la oficina
Ya sea que esté en el sitio o en la oficina, Remato mantiene a todos en la misma página. Capataces, gerentes y propietarios tienen acceso a la misma información actualizada.

Al utilizar Remato, no solo está rastreando el equipo, sino que está construyendo una cultura de responsabilidad y protegiendo su resultado final.

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