Office 365 vs. software de gestión de construcción: ¿qué es lo mejor para tu negocio?

Office 365 se ha convertido en la columna vertebral de las operaciones empresariales modernas. Desde la redacción de contratos en Word hasta la gestión de hojas de cálculo en Excel y la colaboración a través de Teams, es el conjunto de herramientas de referencia para innumerables organizaciones. Para las empresas de construcción, sin duda puede desempeñar un papel importante en la gestión de tareas administrativas, informes y comunicaciones con los clientes.

Pero aquí está el desafío: la construcción no es como dirigir una oficina típica. Los emplazamientos de los proyectos se mueven rápido, los equipos están dispersos y los gerentes necesitan visibilidad en tiempo real de las horas trabajadas, las herramientas en uso y los problemas en el lugar de trabajo. Ahí es donde los límites de Office 365 comienzan a mostrarse. Si bien es potente para el trabajo de escritorio, nunca fue diseñado para gestionar equipos, herramientas y comunicación en el campo.

Aquí es donde entra en juego el software de gestión de construcción como Remato. Diseñado específicamente para las operaciones de campo, ayuda a las empresas a cerrar la brecha entre la eficiencia de la oficina y las realidades en el lugar de trabajo.

Dónde Office 365 ayuda a las empresas de construcción

Office 365 es excelente para ejecutar el lado administrativo de un negocio de construcción. Reúne herramientas familiares que casi todas las empresas ya saben cómo usar. Para muchos gerentes, es el punto de partida del trabajo digital.

• Comunicación y reuniones: Outlook mantiene los horarios organizados, mientras que Teams simplifica las videollamadas y la mensajería.
• Documentos y contratos: Word se usa ampliamente para crear acuerdos, propuestas e informes.
• Hojas de cálculo: Excel ayuda a realizar un seguimiento de los números, ya sean los costes del proyecto, las listas de materiales o las listas de verificación de seguridad.
• Almacenamiento e intercambio de archivos: OneDrive y SharePoint permiten a los equipos guardar y acceder a documentos desde cualquier lugar.
• Soporte de IA: Microsoft Copilot ahora puede ayudar a escribir correos electrónicos, resumir notas e incluso sugerir fórmulas en Excel.

En resumen, Office 365 es una solución confiable para la administración, la planificación y la comunicación en la oficina. Les da a las empresas de construcción una base sólida para manejar el papeleo y el lado de su negocio de cara al cliente.

Las limitaciones de Office 365 en la construcción

Si bien Office 365 es potente para el trabajo de oficina, no es totalmente compatible con la realidad diaria de los emplazamientos de construcción. Las necesidades de los equipos de campo son muy diferentes de las del personal de oficina, y aquí es donde las brechas se hacen evidentes.

• Falta la programación de equipos: Office 365 no proporciona una forma fácil de asignar turnos, realizar un seguimiento de la asistencia o gestionar varios equipos en todos los proyectos.
• El seguimiento del tiempo es difícil: confiar en hojas de Excel o en la entrada manual a menudo conduce a errores y pérdida de tiempo.
• Sin seguimiento de herramientas y equipos: no hay una forma sencilla de saber qué trabajador tiene qué herramienta, si se está utilizando el equipo o si falta algo.
• El chat en equipo no es adecuado para el campo: Microsoft Teams se creó para el personal de oficina. En un emplazamiento de construcción concurrido, puede sentirse demasiado pesado y complicado para los capataces y los miembros del equipo.
• No está diseñado para el trabajo prioritario en dispositivos móviles: las aplicaciones de Office 365 funcionan en teléfonos, pero no están optimizadas para registros y actualizaciones rápidos en el campo.

En otras palabras, Office 365 por sí solo no puede reemplazar los sistemas especializados que las empresas de construcción necesitan para mantener los proyectos en marcha.

Lo que ofrece el software de gestión de construcción como Remato

A diferencia de Office 365, que se creó para el uso empresarial general, Remato está diseñado específicamente para las empresas de construcción y sus equipos. Se centra en los desafíos cotidianos que ocurren en los emplazamientos de construcción y les da a los gerentes visibilidad en tiempo real de lo que está sucediendo.

• Gestión de equipos: asigne turnos fácilmente, vea quién está disponible y realice un seguimiento de la asistencia sin depender de hojas de cálculo.
• Seguimiento del tiempo: los equipos pueden registrar la entrada y la salida en el móvil, lo que hace que las hojas de horas sean precisas y automáticas.
• Gestión de herramientas y equipos: realice un seguimiento de qué trabajador está usando qué herramienta, reduzca las pérdidas y asegúrese de que el equipo se use de manera eficaz.
• Chat en equipo: una forma sencilla y directa para que los equipos y los gerentes se comuniquen, diseñada para el trabajo de construcción y más fácil de usar que Microsoft Teams en un entorno de obra.
• Fotos y actualizaciones visuales: los trabajadores pueden capturar y compartir fotos del emplazamiento de construcción directamente a través de la aplicación, lo que les da a los gerentes una prueba clara del progreso, documenta los problemas y mejora la transparencia.
• Enfoque prioritario en dispositivos móviles: Remato está diseñado para las personas en el campo. Los capataces y los miembros del equipo pueden registrar rápidamente la información, compartir actualizaciones e informar sobre los problemas en segundos.

Remato llena los vacíos que deja Office 365. No reemplaza las herramientas de oficina que ya usa, pero se asegura de que el trabajo que se realiza en el emplazamiento de construcción esté tan organizado y visible como el trabajo que se realiza en la oficina.

Por qué Remato es la mejor opción para la colaboración en el campo

Si bien Office 365 es fuerte para el trabajo de oficina, nunca se construyó teniendo en cuenta a los equipos de construcción. En una obra, los gerentes y los trabajadores necesitan herramientas que sean rápidas, simples y estén directamente conectadas con las tareas en cuestión. Aquí es donde Remato destaca.

• Chat en equipo vinculado a la actividad de campo: a diferencia de Microsoft Teams, que separa los mensajes de las tareas del proyecto, el chat de Remato está integrado en el flujo de trabajo diario. Los equipos pueden discutir los horarios, compartir fotos e informar sobre el progreso en el mismo lugar donde registran las horas y gestionan las herramientas.
• Prueba visual y actualizaciones: las fotos de la obra compartidas a través de Remato brindan claridad instantánea. Los gerentes no tienen que depender de informes largos o actualizaciones de segunda mano; pueden ver el progreso y los problemas por sí mismos.
• Menos fricción para los equipos: en lugar de hacer malabarismos con aplicaciones de estilo de oficina, los trabajadores usan una herramienta móvil que cubre el seguimiento del tiempo, la comunicación y la gestión de equipos.
• Visibilidad en tiempo real: las actualizaciones del emplazamiento de construcción fluyen directamente a la oficina, por lo que los propietarios y gerentes saben exactamente lo que está sucediendo sin demoras.

Para la colaboración en la obra, Remato no solo es más fácil de usar que Office 365, sino que está diseñado específicamente para ello. Mantiene informada a la oficina al tiempo que les da a los equipos una herramienta que coincide con la forma en que realmente trabajan.

Cómo Office 365 y Remato trabajan juntos

Es importante recordar que Office 365 y Remato no son competidores, sino que sirven para diferentes propósitos. Office 365 cubre el lado administrativo y de cara al cliente del negocio, mientras que Remato se centra en hacer que las operaciones del emplazamiento de construcción sean eficientes y transparentes.

• Office 365 para la administración: los contratos, los presupuestos, las presentaciones y la comunicación con el cliente encajan de forma natural en Word, Excel, Outlook y Teams.
• Remato para las operaciones de campo: la programación de equipos, el seguimiento del tiempo, la gestión de herramientas, las fotos y la comunicación en la obra se realizan directamente en la aplicación.
• Transferencia fluida de información: los datos capturados en Remato, como las hojas de horas o el uso del equipo, se pueden exportar fácilmente a Excel para su análisis o compartir a través de Outlook y Teams para la presentación de informes.
• Un flujo de trabajo completo: juntos, Office 365 y Remato conectan la oficina con la obra, lo que garantiza que los responsables de la toma de decisiones siempre tengan información precisa y actualizada.

La combinación les da a las empresas de construcción lo mejor de ambos mundos: herramientas de oficina profesionales junto con un software especializado de gestión de campo.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Office 365 es una herramienta poderosa para las empresas de construcción, pero nunca fue diseñado para manejar las realidades de la obra. Sobresale en el trabajo de oficina (contratos, correos electrónicos, hojas de cálculo y comunicación con el cliente), pero tiene dificultades con la programación de equipos, el seguimiento del tiempo, la gestión de herramientas y la comunicación rápida en la obra.

Ahí es donde Remato marca la diferencia. Diseñado específicamente para la construcción, Remato les da a los gerentes y a los equipos las herramientas que necesitan para mantenerse alineados, realizar un seguimiento del trabajo en tiempo real y mantener los proyectos en marcha. Las funciones como el seguimiento del tiempo móvil, las asignaciones de herramientas, la documentación fotográfica y el chat en equipo hacen que la colaboración en el campo sea simple y eficaz.

El mejor enfoque no es elegir entre Office 365 y Remato, sino combinarlos. Office 365 gestiona el lado administrativo de su negocio, mientras que Remato garantiza que sus obras estén tan organizadas y visibles como la oficina. Juntos, crean un flujo de trabajo digital completo desde la oficina hasta el campo.

Comience a cerrar la brecha entre la gestión de la oficina y la obra: pruebe Remato hoy mismo y vea cómo funciona junto con Office 365.