Deje de perder herramientas: Soluciones prácticas de seguimiento de activos

Esta guía abarca métodos prácticos de seguimiento de activos para pequeñas y medianas empresas en los sectores de la construcción, limpieza y servicios públicos. Aprenda a realizar un seguimiento de las herramientas utilizando códigos QR, etiquetas de acero inoxidable y software de fácil uso para reducir costos, mejorar la responsabilidad y aumentar la eficiencia.

Por qué el seguimiento de activos es importante para las pequeñas empresas

Las herramientas, los equipos y otros activos físicos son el elemento vital de muchas pequeñas y medianas empresas, especialmente en sectores prácticos como la construcción, el mantenimiento y los servicios de campo.

Sin embargo, sin una forma fiable de realizar un seguimiento de esos activos, las empresas se enfrentan a pérdidas evitables cada día, tanto en tiempo como en dinero. Las herramientas se extravían, los equipos permanecen sin utilizar porque nadie sabe dónde están y los equipos pierden valiosas horas buscando en lugar de trabajar. Con el tiempo, esto conduce a mayores costos de reemplazo, plazos incumplidos y trabajadores frustrados.

Por eso, la gestión de inventarios y activos no es solo una cuestión de organización, sino una palanca directa para mejorar la productividad, reducir los robos y proteger su resultado final.

El costo de un seguimiento deficiente de los activos

El impacto de un seguimiento deficiente de los activos es grave:

• Las empresas de construcción se enfrentan a pérdidas anuales de entre 300 millones y 1.000 millones de dólares debido a la pérdida de herramientas y equipos.
• Hasta el 30% de todas las compras de herramientas en el sector son sustituciones de artículos perdidos, robados o rotos.
• Los trabajadores de campo pasan hasta 90 minutos al día buscando herramientas.

Eso supone una pérdida de dinero y una disminución de la productividad.

¿Qué es el seguimiento de activos?

El seguimiento de activos, también conocido como seguimiento de herramientas o gestión de activos de equipos, es el proceso de monitorear:

• Qué activos posee
• Dónde se encuentran
• Quién los está utilizando
• Su estado y el historial de mantenimiento

Tanto si gestiona un registro de equipos a nivel empresarial como si solo desea realizar un seguimiento de algunos ordenadores portátiles de la empresa, el objetivo es el mismo: evitar el caos, reducir las pérdidas y hacer que su inventario sea visible y gestionable.

Utilice códigos QR y códigos de barras para un seguimiento de activos rentable

Una de las formas más sencillas y rentables de empezar a realizar un seguimiento de los activos es mediante el uso de etiquetas adhesivas con códigos QR y códigos de barras. Se trata de etiquetas que se adhieren a cada herramienta o equipo, impresas con un código QR único (o un código de barras tradicional) que corresponde al perfil de ese artículo en su sistema. Cuando alguien necesita el artículo, puede simplemente escanear el código con un teléfono inteligente para registrar una salida o ver información sobre la herramienta.

Cómo funciona

1. Cree un registro digital para cada herramienta en una aplicación de gestión de activos.
2. Imprima o compre una etiqueta adhesiva con código QR o de barras que contenga un ID único.
3. Adhiera la etiqueta a la herramienta o equipo.
4. Los trabajadores pueden escanear el código utilizando un teléfono inteligente para:

• Ver información de la herramienta
• Registrar entrada/salida
• Registrar daños o mantenimiento

Por qué funciona

El uso de etiquetas adhesivas con códigos QR/de barras para el seguimiento de activos es popular porque:

• Bajo costo y fácil implementación: La impresión de etiquetas adhesivas con códigos QR es económica, y puede etiquetar todo, desde taladros eléctricos hasta ordenadores portátiles, en cuestión de minutos. No se necesita hardware especial más allá de una impresora estándar y teléfonos inteligentes.
• Acceso rápido a la información: Un escaneo muestra instantáneamente la información de la herramienta. Ya no es necesario hojear registros en papel o hojas de cálculo; su registro digital de activos de software se actualiza en tiempo real.
• Mejora de la responsabilidad: Si cada herramienta tiene un código y cada transacción (salida, traspaso, devolución) se registra mediante escaneo, se crea una cadena de custodia clara. Los empleados son conscientes de que las herramientas están siendo monitoreadas, lo cual fomenta una cultura de responsabilidad.
• Menos errores: Escanear un código es más fiable que la introducción manual de datos. Previene errores tipográficos o confusiones, garantizando que el artículo correcto sea registrado en cada ocasión.

La adopción de etiquetas con códigos QR esencialmente integra el seguimiento de herramientas en su flujo de trabajo diario. Para un contratista o empresa de servicios, esto transforma la gestión de herramientas de una tarea tediosa a una rutina rápida de escanear y continuar, haciendo que la gestión de inventario para proyectos de construcción (y otros) sea mucho más simple y precisa.

Consejo: Utilice pegatinas resistentes a la intemperie y de alta durabilidad para que las etiquetas no se despeguen en condiciones adversas. Gracias a la corrección de errores incorporada, un código QR a menudo aún puede ser leído incluso si parte de él se raya.

Etiquetas de Equipo Duraderas: Cuándo Utilizar Etiquetas QR de Acero Inoxidable

Para activos que enfrentan condiciones extremadamente adversas, las etiquetas QR de acero inoxidable son una solución predilecta. Estas son etiquetas metálicas (generalmente de acero inoxidable o aluminio anodizado) grabadas o impresas con un código QR o código de barras. Puede fijarlas al equipo con tornillos, remaches o adhesivo fuerte. Las etiquetas de acero inoxidable cuestan más que las pegatinas, pero ofrecen una durabilidad incomparable.

Cuándo utilizar etiquetas metálicas

Si tiene herramientas constantemente expuestas a la intemperie, abrasión, calor o productos químicos, una pegatina estándar podría no durar. Por ejemplo, piense en equipos almacenados al aire libre durante todo el año, o herramientas que se lavan a presión regularmente. Las etiquetas QR metálicas ofrecen una resistencia superior a la intemperie y a la exposición química. No se rasgarán, desteñirán o corroerán fácilmente, incluso en entornos difíciles. Esto las hace ideales para el monitoreo de activos a largo plazo en patios de construcción, fábricas o cualquier entorno exigente.

Beneficios de las etiquetas QR de acero inoxidable

• Durabilidad extrema: Estas etiquetas resisten la lluvia, el sol, altas temperaturas y manipulación brusca – condiciones que destruirían una etiqueta de papel. A menudo se utilizan para gestionar activos fijos donde la longevidad es clave.
• Valor a largo plazo: Aunque el costo inicial es mayor, probablemente no tendrá que reemplazar una etiqueta metálica durante muchos años (si es que alguna vez). Para herramientas de alto valor o equipos con larga vida útil, una etiqueta metálica única garantiza que la identificación del activo permanezca intacta.
• Fijación segura: Sujetar las etiquetas con tornillos o remaches las hace difíciles de remover. Eso disuade el robo casual o la manipulación. (En contraste, alguien podría despegar una pegatina, pero remover una placa metálica atornillada requiere esfuerzo.)
• Más información si es necesario: Las etiquetas metálicas pueden acomodar información adicional (por ejemplo, un número de serie o nombre de la empresa) junto al código QR, ya que puede usar tanto el código como texto grabado.

Para la mayoría de las herramientas pequeñas, las pegatinas de alta resistencia cumplen su función. Pero en ciertos casos – digamos que la etiqueta de una herramienta sigue siendo destruida – actualizar a una etiqueta de acero inoxidable es una decisión inteligente. Muchos sistemas de seguimiento de activos (desde software completo de gestión de activos para empresas de construcción hasta aplicaciones más simples para pequeñas empresas) soportan tanto etiquetas adhesivas como etiquetas metálicas, ya que el código QR en sí funciona de la misma manera. La clave es asegurar que el código en una etiqueta metálica tenga alto contraste y esté bien impreso, para que se escanee tan fácilmente como una pegatina.

Seguimiento Avanzado de Activos: RFID, Bluetooth y GPS Explicados

Los códigos QR y códigos de barras son simples y accesibles, pero también existen tecnologías de seguimiento más avanzadas – notablemente RFID, Bluetooth y sistemas basados en GPS. Estos pueden llevar el seguimiento de activos al siguiente nivel, aunque implican una mayor inversión y configuración.

• Seguimiento de activos RFID: Las etiquetas RFID pueden ser escaneadas en masa sin línea de visión directa. Esto hace posible conteos de inventario rápidos (por ejemplo, agitar un lector RFID cerca de una caja de herramientas podría detectar todas las herramientas etiquetadas en su interior). Es potente para grandes inventarios (algunas empresas utilizan seguimiento de activos de TI con RFID para gestionar hardware de centros de datos), pero RFID requiere lectores e infraestructura especiales, por lo que puede ser difícil de justificar para operaciones más pequeñas.
• Balizas Bluetooth: Estas pequeñas etiquetas transmiten una señal Bluetooth a una aplicación móvil. Es útil para ver si una herramienta está cerca en un lugar de trabajo. Sin embargo, el alcance del Bluetooth es limitado (generalmente hasta unas pocas decenas de metros) y las etiquetas necesitan baterías.
• Rastreadores GPS: Para equipos o vehículos de gran tamaño, los dispositivos GPS pueden transmitir datos de ubicación en tiempo real desde cualquier lugar. Esto es excelente para la recuperación en caso de robo y la gestión de flotas, pero los rastreadores GPS requieren alimentación eléctrica (batería o cableado) y, típicamente, un plan de datos para la conectividad.

Estos métodos de alta tecnología suelen figurar en la gestión de activos a nivel empresarial. De hecho, algunos de los mejores programas de EAM para grandes empresas integran opciones como sensores RFID o IoT. Sin embargo, para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, tales sistemas son excesivos; soluciones más simples como las etiquetas con códigos QR ofrecen la mejor relación calidad-precio. Mencionamos estas opciones para reconocer su existencia para necesidades especializadas, pero no profundizaremos en ellas aquí.

Consideraciones finales: Por qué toda empresa necesita un sistema de seguimiento de activos

Al implementar incluso un sistema básico de seguimiento de herramientas, su empresa obtiene:

• Reducción de pérdidas y costos de reemplazo
• Mejora en la productividad del personal
• Programación de mantenimiento más clara
• Mayor responsabilidad

Ya sea que dirija un equipo de servicios de campo, una empresa de construcción o un equipo de obras públicas, el seguimiento de sus herramientas no tiene que ser costoso ni complejo.

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