7 estrategias probadas para gestionar el tiempo para propietarios de empresas de construcción (y dejar de perder beneficios)

Dirigir una pequeña o mediana empresa de construcción a menudo se siente caótico, pero existen estrategias probadas para gestionar el tiempo que pueden cambiar eso. Entre gestionar equipos, responder a los clientes, perseguir a los proveedores y manejar un sinfín de tareas administrativas, puede parecer imposible estar al tanto de todo.

Pero esta es la dura verdad: cuando el tiempo se escapa, también lo hacen los beneficios. Los plazos incumplidos, las estimaciones apresuradas y la mala programación a menudo conducen a trabajos perdidos, clientes descontentos e incluso agotamiento para los propietarios y gerentes.

¿Las buenas noticias? Con los sistemas y hábitos correctos, puede recuperar el control de su tiempo y su negocio.

En esta guía, compartiremos 7 estrategias probadas para gestionar el tiempo de manera efectiva, extraídas de pequeñas empresas de construcción exitosas de todo el mundo. Estos son consejos prácticos y probados en el campo que puede comenzar a aplicar esta semana, ya sea que dirija una empresa de construcción eléctrica, de fontanería o de otro tipo.

Al final, no solo ahorrará horas cada semana, sino que también construirá un negocio que funcione de manera más fluida y rentable, incluso cuando no esté en el sitio.

Los desafíos únicos de tiempo en las empresas de construcción

Si dirige una pequeña o mediana empresa de construcción, sabe que el tiempo no es solo dinero, lo es todo. A diferencia de las empresas más grandes con departamentos dedicados a la programación, la estimación y la administración, las empresas más pequeñas a menudo ponen el peso de todos estos roles sobre los hombros del propietario o gerente.

Estos son algunos de los mayores desafíos de gestión del tiempo que frenan a los propietarios de negocios de construcción en la actualidad:

1. Hacer malabarismos con demasiados roles

Como propietario, no solo está liderando el negocio, sino que también es el estimador, el programador, el gerente de proyecto y, a veces, incluso el solucionador de problemas en el sitio. Cada día es un acto de equilibrio entre dirigir la oficina y mantener las cosas en movimiento en el campo.

2. Flujos de trabajo impredecibles

En la construcción, no hay dos días iguales. Una entrega retrasada, una inspección sorpresa o una llamada urgente de un cliente pueden arruinar su horario cuidadosamente planificado en minutos. Sin sistemas implementados, los pequeños problemas a menudo se convierten en interrupciones importantes.

3. Interrupciones constantes

Las llamadas telefónicas, los mensajes de texto del equipo y los cambios de última hora desvían su atención en todas las direcciones. Comienza el día con un plan, pero al mediodía está reaccionando en lugar de liderar.

4. Procesos administrativos ineficientes

Para muchas pequeñas empresas, las cotizaciones, las facturas y el seguimiento de trabajos todavía se realizan manualmente o con hojas de cálculo dispersas. Esto consume tardes y fines de semana, y aumenta el riesgo de errores.

5. Coordinación de personal y recursos

Gestionar varios equipos en diferentes sitios es como resolver un rompecabezas que sigue cambiando. Sin una comunicación y programación claras, corre el riesgo de tener equipos inactivos, viajes desperdiciados o incluso plazos incumplidos.

Si algo de esto le suena familiar, no está solo. ¿Las buenas noticias? Estos desafíos no son permanentes. Al adoptar algunas estrategias clave de gestión del tiempo, puede optimizar sus operaciones, reducir el estrés y liberar tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio, no solo en dirigirlo.

Tome el control: 7 estrategias para gestionar el tiempo en su negocio de construcción

El tiempo es lo único que no puede recuperar, pero puede gestionarlo mejor. Aquí hay siete estrategias utilizadas por los propietarios de negocios de construcción exitosos para tomar el control de sus horarios, reducir el caos y mejorar la rentabilidad.

1. Planifique su semana antes de que comience

Los propietarios de negocios de construcción más productivos no comienzan el lunes por la mañana en modo de extinción de incendios, sino que planifican con anticipación.

Reserve de 30 a 60 minutos cada domingo por la noche o viernes por la tarde para trazar:

• Horarios del equipo para la semana
• Trabajos y plazos prioritarios
• Reuniones con clientes y visitas al sitio

Esta planificación de alto nivel le ayuda a anticipar los cuellos de botella y a asignar los recursos de manera más eficaz.

Ejemplo: Para un contratista eléctrico que hace malabarismos con 5 obras, bloquear el tiempo para pedir materiales el lunes evita retrasos en el suministro a mitad de semana que desperdician horas del equipo.

Consejo rápido: Utilice un calendario compartido (Google Calendar, Microsoft Outlook o las herramientas de programación de Remato) para que su equipo pueda ver las actualizaciones en tiempo real y evitar un sinfín de llamadas de ida y vuelta.

2. Adopte un software de gestión de trabajos

Si se toma en serio la búsqueda de estrategias para gestionar el tiempo, comience por reemplazar las hojas de cálculo manuales y los sistemas basados en papel, que son asesinos de la productividad. El software de gestión de trabajos le ayuda a centralizar:

• Programación
• Cotizaciones y facturas
• Seguimiento de tareas
• Comunicación del equipo

Soluciones como Remato, Jobber o ServiceTitan están diseñadas para pequeñas empresas de construcción. Optimizan las operaciones, reducen los errores y ahorran horas cada semana.

Ejemplo: Una empresa de fontanería utilizó Remato para asignar tareas diarias a los técnicos y realizar un seguimiento del progreso del trabajo. ¿El resultado? Menos pasos perdidos y un 30% menos de tiempo dedicado a la administración.

Consejo rápido: Comience poco a poco. Incluso configurar un calendario digital para las reservas de trabajo puede liberar una cantidad significativa de tiempo.

3. Delegue más (y mejor)

Una de las mayores trampas de tiempo para los propietarios es tratar de hacerlo todo ellos mismos. En cambio:

• Capacite a los líderes de equipo para que tomen decisiones en el sitio.
• Subcontrate tareas administrativas repetitivas como la contabilidad o la nómina.
• Cree listas de verificación para los flujos de trabajo comunes para que el personal pueda manejarlos de forma independiente.

Ejemplo: El propietario de un negocio de climatización capacitó a un capataz para que se encargara de la programación diaria. Esto liberó más de 10 horas a la semana para concentrarse en hacer crecer el negocio.

Consejo rápido: Escriba 3 tareas que esté haciendo actualmente que alguien más podría manejar y asígnelas esta semana.

4. Agrupe tareas similares

Cambiar entre tareas consume tiempo y concentración. En cambio, agrupe tareas similares y manéjelas en bloques enfocados.

• Establezca horarios específicos para devolver las llamadas de los clientes.
• Agrupe todas las estimaciones al final del día.
• Facture dos veces por semana en lugar de diariamente.

Ejemplo: Un contratista de fontanería comenzó a agrupar los pedidos de proveedores todos los lunes en lugar de realizarlos ad-hoc. Esto redujo los retrasos y ahorró dos horas a la semana.

Consejo rápido: Bloquee 30 minutos en su día para la administración y rechace las interrupciones durante ese tiempo.

5. Priorice las actividades de alto valor

No todas las tareas se crean iguales. Concéntrese en las actividades que hacen crecer directamente su negocio o mantienen los trabajos en movimiento sin problemas:

• Reunión con los principales clientes
• Resolución de problemas críticos del sitio
• Capacitación de su equipo

Delegue o automatice todo lo demás.

Ejemplo: El propietario de una pequeña empresa eléctrica dejó de manejar personalmente cada consulta de los clientes y utilizó el portal de clientes de Remato para mantener a los clientes actualizados automáticamente.

Consejo rápido: Al final de cada día, escriba las 3 cosas más importantes en las que debe concentrarse mañana.

6. Incorpore tiempo de reserva

Los horarios de construcción rara vez salen según lo planeado. Si llena su calendario demasiado apretado, un retraso puede arruinar toda la semana.

• Deje espacios de 15 a 30 minutos entre las reuniones y las visitas al sitio.
• Evite programar equipos al 100% de su capacidad, apunte al 80% para que puedan absorber las sorpresas.

Ejemplo: Una empresa de fontanería comenzó a agregar márgenes de viaje de 30 minutos entre trabajos. ¿El resultado? Clientes más felices y menos horas extras.

Consejo rápido: Agregue un “espacio de contingencia” en su calendario cada día para ponerse al día con cualquier cosa que se alargue.

7. Diga no a los trabajos que hacen perder el tiempo

No todos los trabajos valen su tiempo. El trabajo de bajo margen y los clientes de alto mantenimiento pueden agotar su horario y sus ganancias.

• Evalúe los trabajos en función de la rentabilidad y el ajuste.
• Rechace cortésmente el trabajo que no se alinee con sus objetivos.

Ejemplo: Un pequeño contratista dejó de aceptar trabajos “de emergencia” únicos de clientes no habituales y se centró en contratos a más largo plazo.

Consejo rápido: Revise su cartera actual e identifique al menos un trabajo o cliente al que debería decir que no.

Reuniéndolo todo

Gestionar el tiempo en una pequeña empresa de construcción no se trata de trabajar más duro, se trata de trabajar de forma más inteligente. Al implementar incluso algunas de estas estrategias para gestionar el tiempo, puede:

• Ahorrar horas cada semana
• Reducir el estrés para usted y su equipo
• Mejorar la rentabilidad del trabajo

Las herramientas modernas como Remato, Jobber y otras respaldan estas estrategias para gestionar el tiempo al eliminar la carga pesada de la programación, la comunicación y la administración. Eso significa que puede concentrarse en dirigir y hacer crecer su negocio.