Stop met gereedschap kwijtraken: praktische oplossingen voor het bijhouden van spullen

Deze gids behandelt praktische methoden voor het bijhouden van spullen voor kleine en middelgrote bedrijven in de bouw, schoonmaak en openbare diensten. Leer hoe je gereedschap kunt bijhouden met QR-codes, roestvrijstalen tags en gebruiksvriendelijke software om kosten te besparen, verantwoordelijkheid te verbeteren en efficiëntie te verhogen.

Waarom het bijhouden van spullen belangrijk is voor kleine bedrijven

Gereedschap, apparatuur en andere fysieke spullen zijn de levensader van veel kleine en middelgrote bedrijven – vooral in praktische industrieën zoals bouw, onderhoud en veldservices.

Maar zonder een betrouwbare manier om die spullen bij te houden, krijgen bedrijven elke dag te maken met vermijdbare verliezen – zowel in tijd als geld. Gereedschap raakt kwijt, apparatuur staat ongebruikt omdat niemand weet waar het is, en teams verspillen kostbare uren met zoeken in plaats van werken. Op den duur leidt dit tot hogere vervangingskosten, gemiste deadlines en gefrustreerde werknemers.

Daarom gaat inventaris- en spullenbeheer niet alleen over organisatie – het is een directe hefboom voor het verbeteren van productiviteit, het verminderen van diefstal en het beschermen van je winst.

De kosten van slecht bijhouden van spullen

De impact van slecht bijhouden van spullen is serieus:

• Bouwbedrijven hebben te maken met $300 miljoen tot $1 miljard aan verliezen per jaar door vermist gereedschap en apparatuur.
• Tot 30% van alle gereedschapsaankopen in de sector zijn vervangingen voor verloren, gestolen of kapotte items
• Veldwerkers besteden tot 90 minuten per dag aan het zoeken naar gereedschap.

Dat is verloren geld en productiviteit die in rook opgaat.

Wat is het bijhouden van spullen?

Het bijhouden van spullen, ook bekend als gereedschap bijhouden of apparatuurbeheer, is het proces van monitoren:

• Welke spullen je bezit
• Waar ze zijn
• Wie ze gebruikt
• Hun conditie en onderhoudshistorie

Of je nu een apparatuurregister op bedrijfsniveau beheert of gewoon een paar bedrijfslaptops wilt bijhouden, het doel is hetzelfde: chaos vermijden, verliezen verminderen en je inventaris zichtbaar en beheersbaar maken.

Gebruik QR-codes en barcodes voor kosteneffectief bijhouden van spullen

Een van de gemakkelijkste en meest kosteneffectieve manieren om spullen bij te houden is door QR-code en barcode stickers te gebruiken. Dit zijn labels die je op elk gereedschap of apparaat plakt, bedrukt met een unieke QR-code (of traditionele barcode) die overeenkomt met het profiel van dat item in je systeem. Wanneer iemand het item nodig heeft, kunnen ze simpelweg de code scannen met een smartphone om een uitcheck te registreren of informatie over het gereedschap te bekijken.

Hoe het werkt

1. Maak een digitaal record voor elk gereedschap in een app voor spullenbeheer.
2. Print of koop een QR- of barcode sticker met een unieke ID.
3. Plak de sticker op het gereedschap of de apparatuur.
4. Werknemers kunnen de code scannen met een smartphone om:

• Gereedschapsinfo te bekijken
• Het in/uit te checken
• Schade of onderhoud te registreren

Waarom het werkt

Het gebruik van QR/barcode stickers voor het bijhouden van spullen is populair omdat:

• Lage kosten en gemakkelijke implementatie: Het printen van QR-code stickers is goedkoop, en je kunt alles van boormachines tot laptops in minuten labelen. Er is geen speciale hardware nodig behalve een standaard printer en smartphones.
• Snelle toegang tot informatie: Een scan brengt onmiddellijk de info van het gereedschap tevoorschijn. Geen geblader meer door papieren logboeken of spreadsheets – je digitale software-inventarisatie wordt in realtime bijgewerkt.
• Verbeterde verantwoordelijkheid: Als elk gereedschap een code heeft en elke transactie (uitchecken, overdracht, retour) wordt geregistreerd door te scannen, creëert dit een duidelijke chain of custody. Werknemers weten dat gereedschap gemonitord wordt, wat zorgt voor een cultuur van verantwoordelijkheid.
• Minder fouten: Een code scannen is betrouwbaarder dan handmatige invoer. Het voorkomt typefouten of verwisselingen, waardoor altijd het juiste item wordt geregistreerd.

Door QR-code labels te gebruiken, wordt gereedschapsmonitoring eigenlijk geïntegreerd in je dagelijkse werkzaamheden. Voor een aannemer of servicebedrijf verandert dit het beheren van gereedschap van een vervelende klus in een snelle scan-en-klaar routine – waardoor inventarisbeheer voor bouwprojecten (en andere) veel eenvoudiger en nauwkeuriger wordt.

Tip: Gebruik weerbestendige, heavy-duty stickers zodat labels niet loslaten onder zware omstandigheden. Dankzij ingebouwde foutcorrectie kan een QR-code vaak nog gelezen worden, zelfs als een deel ervan bekrast is.

Duurzame apparatuur tags: Wanneer je roestvrijstalen QR-labels moet gebruiken

Voor materieel dat wordt blootgesteld aan extreem zware omstandigheden, zijn roestvrijstalen QR-code tags de go-to oplossing. Dit zijn metalen labels (meestal van roestvrij staal of geanodiseerd aluminium) waarin een QR-code of barcode is geëtst of geprint. Je kunt ze aan apparatuur bevestigen met schroeven, klinknagels of sterke lijm. Roestvrijstalen tags zijn duurder dan stickers, maar bieden ongeëvenaarde duurzaamheid.

Wanneer metalen tags gebruiken

Als je gereedschap constant wordt blootgesteld aan weer, schuring, hitte of chemicaliën, houdt een standaard sticker het misschien niet lang uit. Denk bijvoorbeeld aan apparatuur die het hele jaar buiten staat, of gereedschap dat regelmatig onder hoge druk wordt schoongemaakt. Metalen QR-code tags bieden superieure weerstand tegen weer en chemische blootstelling. Ze scheuren, vervagen of corroderen niet snel, zelfs niet in zware omstandigheden. Dit maakt ze ideaal voor langdurige materieelmonitoring op bouwterreinen, in fabrieken of in elke veeleisende omgeving.

Voordelen van roestvrijstalen QR-tags

• Extreem duurzaam: Deze tags zijn bestand tegen regen, zon, hoge temperaturen en ruwe behandeling – omstandigheden die een papieren label zouden vernietigen. Ze worden vaak gebruikt om vaste activa te beheren waar levensduur cruciaal is.
• Langetermijnwaarde: Hoewel de initiële kosten hoger zijn, hoef je een metalen tag waarschijnlijk jarenlang (of nooit) te vervangen. Voor waardevol gereedschap of apparatuur met een lange levensduur zorgt een eenmalige metalen tag ervoor dat de ID van het materieel intact blijft.
• Veilige bevestiging: Tags vastmaken met schroeven of klinknagels maakt ze moeilijk te verwijderen. Dat ontmoedigt diefstal of geknoei. (Iemand kan misschien een sticker afpellen, maar het verwijderen van een vastgeschroefde metalen plaat vereist moeite.)
• Meer info indien nodig: Metalen tags kunnen extra info bevatten (bijv. een serienummer of bedrijfsnaam) naast de QR-code, omdat je zowel de code als gegraveerde tekst kunt gebruiken.

Voor de meeste kleine gereedschappen voldoen heavy-duty stickers prima. Maar in bepaalde gevallen – stel dat het label van een gereedschap steeds vernield wordt – is upgraden naar een roestvrijstalen tag een slimme zet. Veel asset tracking systemen (van volledige bouwbedrijf asset management software tot eenvoudigere apps voor kleine bedrijven) ondersteunen zowel stickerlabels als metalen tags, omdat de QR-code zelf op dezelfde manier werkt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de code op een metalen tag sterk contrasterend en goed geprint is, zodat deze net zo makkelijk scant als een sticker.

Geavanceerde asset tracking: RFID, Bluetooth en GPS uitgelegd

QR-codes en barcodes zijn eenvoudig en toegankelijk, maar er bestaan ook meer geavanceerde trackingtechnologieën – met name RFID-, Bluetooth- en GPS-gebaseerde systemen. Deze kunnen asset tracking naar een hoger niveau tillen, hoewel ze meer investering en setup vereisen.

• RFID asset tracking: RFID-tags kunnen in bulk worden gescand zonder directe zichtlijn. Dit maakt snelle inventarisaties mogelijk (bijv. het zwaaien met een RFID-lezer in de buurt van een gereedschapskist zou alle getagde gereedschappen erin kunnen detecteren). Het is krachtig voor grote inventarissen (sommige bedrijven gebruiken RFID IT asset tracking om datacenter hardware te beheren), maar RFID vereist speciale lezers en infrastructuur, dus het kan moeilijk te rechtvaardigen zijn voor kleinere operaties.
• Bluetooth beacons: Deze kleine tags zenden een Bluetooth-signaal uit naar een mobiele app. Het is handig om te zien of een gereedschap in de buurt is op een werklocatie. Maar ja, Bluetooth bereik is beperkt (meestal tot een paar dozijn meter) en de tags hebben batterijen nodig.
• GPS trackers: Voor grote apparatuur of voertuigen kunnen GPS-apparaten real-time locatiegegevens van overal verzenden. Dit is geweldig voor diefstalherkenning en vlootbeheer, maar GPS-trackers hebben stroom nodig (batterij of bedrading) en meestal een dataplan voor connectiviteit.

Deze hightech methodes zie je vaak terug in enterprise-level assetmanagement. Sterker nog, sommige van de beste EAM software pakketten voor grote bedrijven integreren opties zoals RFID of IoT-sensoren. Maar voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven zijn zulke systemen overkill – simpelere oplossingen zoals QR-codetags geven je het meeste waar voor je geld. We noemen deze opties om te erkennen dat ze bestaan voor gespecialiseerde behoeften, maar we gaan er hier niet dieper op in.

Laatste gedachten: Waarom elk bedrijf een asset tracking systeem nodig heeft

Door zelfs maar een basis tool tracking systeem te implementeren, krijgt je bedrijf:

• Minder verliezen en vervangingskosten
• Verbeterde productiviteit van de crew
• Duidelijkere onderhoudsplanning
• Grotere verantwoordelijkheid

Of je nu een field service team, bouwbedrijf of openbare werken crew runt, het tracken van je gereedschap hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn.

Klaar om te stoppen met het verliezen van je bedrijfsmiddelen?

Remato’s asset tracking software maakt het voor field teams makkelijk om gereedschap te beheren, apparatuur toe te wijzen en onderhoud bij te houden – allemaal vanaf één mobiel-vriendelijk platform.

Probeer het gratis