Gidsen & Inzichten

Casestudy: verbetering van team- en projectmanagement met Remato

Het bedrijf beheert meerdere bouwprojecten en heeft verschillende projectmanagementtools getest, waaronder Procore, Raken, Fieldwire, FieldLens, Spybee, IBuilder en Cloud Quality. Ondanks het testen van deze platforms, hadden ze moeite om een oplossing te vinden die zowel krachtig als gebruiksvriendelijk was voor het personeel op locatie.

Ze hadden een complete oplossing nodig die zowel team- als projectmanagement kon stroomlijnen, zodat teams gecoördineerd bleven en projecten op schema bleven.

Belangrijkste punten

Gestroomlijnd Team- & Projectmanagement: Het bedrijf zocht een uniforme oplossing om zowel de coördinatie van het veldteam als het algemene projecttoezicht te verbeteren.
Uitdagingen met Bestaande Tools: Ondanks het testen van platforms zoals Procore en Fieldwire, bleven er problemen bestaan met planning, materiaalbeheer en gereedschapsregistratie.
Impact van Remato: De implementatie van Remato leidde tot verbeterde onboarding van veldmedewerkers, verbeterde mobiele functionaliteit en aanzienlijke tijdsbesparing bij salarisadministratie en documentatie.
ROI hoogtepunten:
- Tijd voor salarisverwerking verminderd van ~6 uur/week naar ~45 minuten/week, wat ongeveer $9.625 per jaar bespaart.
- Trainingstijd per medewerker gedaald van 2,5 uur naar 30 minuten, wat ongeveer $4.800 per onboardingcyclus bespaart.
- Tijd voor het ophalen van fotodocumentatie teruggebracht van 15-20 minuten naar minder dan 3 minuten, met potentiële terugwinning van $50.000-$100.000 aan betwist werk per project van $5M.

Uitdagingen

Voor de implementatie van Remato had het bedrijf verschillende knelpunten in projectbeheersing:

Complexiteit in Planning: De werkplanningsmodule was moeilijk bij te werken, waardoor het team alternatieven zoals RefinemySite en Tactplan testte.
Materiaalbeheer: Het ERP-systeem handelde al materialen af, waardoor andere softwaremodules overbodig waren.
Losgekoppelde Hoeveelheden & Uren: Hoeveelheidsregistratie was gekoppeld aan uren, wat handmatige invoer vereiste bij tijdregistratie. Het bedrijf wilde deze gegevens onafhankelijk beheren.
Beperkingen in Gereedschapsregistratie: Gebrek aan een API voor automatische gereedschaps in-/uitboekingen zorgde voor inefficiëntie. De salarisadministrateur moest handmatig de in- en uitgang van medewerkers controleren, ondanks dat in-/uitklokgegevens al in de software bestonden.
Beperkingen Mobiele App (Andere Tools): Veel platforms vereisten kantoorgebaseerd beheer voor bepaalde functies, wat de efficiëntie op locatie beperkte.

Waarom Remato?

Het bedrijf benadrukt drie redenen waarom Remato zich onderscheidde van de concurrentie:

Gebruiksgemak & Snelle Adoptie: Veldmedewerkers pasten zich snel aan Remato aan dankzij de intuïtieve interface en korte leercurve.
Volledige Mobiele Functionaliteit: Anders dan concurrenten, bood Remato complete projectcontrole direct vanaf mobiele apparaten, waardoor kantoorbezoek niet meer nodig was.
Uitstekende Fototool: De fotodocumentatiefunctie werd het meest gebruikte hulpmiddel in hun dagelijkse werkzaamheden, dankzij de eenvoud en het gemak van informatie ophalen.

Implementatiedoelen

Het team implementeert Remato in fases:

Fase 1: Tijdcontrole & Gereedschapsmodule Begin met tijdregistratie om salarisadministratie efficiënter te maken en gereedschapsgebruik te integreren.

Fase 2: Onafhankelijke Hoeveelheidsregistratie Mogelijk maken om uitgevoerde hoeveelheden apart van uren te registreren, voor beter inzicht in productiviteit.

Fase 3: Verbeterde Planningsintegratie Blijven verkennen van aanvullende planningstools tijdens de integratie van Remato in hun kern projectmanagementproces.

Resultaten & voordelen

Verbeterde Adoptie: Veldteams waren sneller ingewerkt dan met eerdere software.
Hogere Mobiliteit: Volledige mobiele mogelijkheden verwijderden kantoorknelpunten, waardoor taken ter plaatse konden worden uitgevoerd.
Operationele Efficiëntie: Fotodocumentatie verbeterde de zichtbaarheid aanzienlijk en verminderde zoektijd voor projectinformatie.
Gestroomlijnde Salarisadministratie: Tijdcontrole-integratie verminderde handmatige invoerwerklast voor salarisadministrateurs.

Conclusie

Remato leverde wat andere platforms niet konden: een gebruiksvriendelijke, mobile-first oplossing op maat voor bouwprojectcontrole. Door adoptie te vereenvoudigen, volledige functionaliteit op locatie mogelijk te maken en te focussen op praktische tools zoals tijdregistratie en fotodocumentatie, werd Remato een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

ROI schattingen (gebaseerd op industriegemiddelde)

Efficiëntie salarisadministratie

Voor Remato: Salarisadministrateur besteedde ~6 uur/week aan het verwerken van urenstaten.
Na Remato: Verminderd tot ~45 minuten/week.
Jaarlijks bespaarde tijd: ~275 uur.
Bij $35/uur administratiekosten: $9.625 jaarlijks bespaard.

Training & onboarding

Voor Remato: Gemiddeld 2,5 uur training per medewerker.
Na Remato: ~30 minuten gemiddelde training.
Voor een team van 50 personen: ~120 uur bespaard.
Bij $40/uur gemiddeld belast uurtarief: $4.800 bespaard per onboardingcyclus.

Fotodocumentatie & claims

Voor Remato: Het lokaliseren en verifiëren van fotobewijs kon 15-20 minuten per incident duren.
Na Remato: Verminderd tot minder dan 3 minuten.
Uitgaande van 5 documentatie-incidenten per week per project: ~15 uur bespaard per maand.
Bij $50/uur projectmanagertarief: $9.000 jaarlijks bespaard (per project).
Extra voordeel: Snellere en duidelijkere fotodocumentatie versterkt claimmanagement—potentieel 1-2% van projectwaarde teruggewonnen in betwist werk (op een $5M project is dat $50.000-$100.000 beschermd).

Nauwkeurigheid in Tijd vs. Hoeveelheidsregistratie

Voor Remato: 15-20% van de registraties kwam niet overeen.
Na Remato: ~4% komt niet overeen.
Impact: Als 5% van de factureerbare hoeveelheden eerder te laag werd gerapporteerd op een onderaannemingsscope van $2M, is dat $100.000 aan potentiële facturatielekkage nu gecorrigeerd.

Veelgestelde vragen (FAQ’s)

1. Wat is bouwprojectmanagement software?

Bouwprojectmanagement software is een digitaal platform ontworpen om de planning, uitvoering en monitoring van bouwprojecten te stroomlijnen. Het faciliteert betere planning, resourcetoewijzing, budgetbeheer en communicatie tussen projectbetrokkenen.

2. Wie heeft baat bij het gebruik van bouwmanagement software?

Professionals zoals projectmanagers, aannemers, bouwers, ingenieurs en vastgoedontwikkelaars hebben baat bij bouwmanagement software. Het is ook voordelig voor iedereen in de bouwsector die projectefficiëntie en communicatie wil verbeteren.

3. Wat zijn de belangrijkste kenmerken om op te letten bij bouwprojectmanagement software?

Essentiële functies zijn:

Planning en taakbeheer
Budget- en kostenbeheersing
Documentbeheer
Samenwerkingstools
Integratiemogelijkheden
Rapportage en analyse
Mobiele toegankelijkheid

Deze functies zorgen voor efficiënt projectmanagement van begin tot eind.

4. Waar moet je op letten bij het kiezen van bouwprojectmanagement software?

Bij het selecteren van bouwprojectmanagement software is het cruciaal om prioriteit te geven aan functies die aansluiten bij de specifieke behoeften van je project. Belangrijke functionaliteiten om te overwegen zijn:

Planningstools: Geavanceerde planningsmogelijkheden, zoals kritieke padanalyse, helpen bij het maken van nauwkeurige tijdlijnen en het beheren van projectmijlpalen.
Financieel Beheer: Geïntegreerde financiële tools voor budgettering, kostenbeheersing en financiële prognoses zorgen ervoor dat het project binnen budget blijft en financiële afwijkingen worden geminimaliseerd.
Voorraad- en Inspectiebeheer: Modules die real-time tracking van materialen en apparatuur mogelijk maken, samen met inspectiemogelijkheden, helpen bij kwaliteitscontrole en het voorkomen van vertragingen door materiaaltekorten.
Mobiele Toegankelijkheid: Gezien het dynamische karakter van bouwlocaties zorgt mobiele toegang tot de software ervoor dat teamleden onderweg informatie kunnen updaten en ophalen, wat communicatie en besluitvorming verbetert.
Integratiemogelijkheden: De software moet naadloos integreren met andere tools en systemen die al in gebruik zijn, zoals ERP-systemen of boekhoudsoftware, om een soepele gegevensstroom te garanderen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
Gebruiksvriendelijke Interface: Een intuïtieve en gemakkelijk te navigeren interface vermindert de leercurve voor nieuwe gebruikers en verhoogt de algemene productiviteit.
Klantenondersteuning: Betrouwbare klantenondersteuning is essentieel voor het aanpakken van problemen of uitdagingen die kunnen ontstaan tijdens de implementatie en het gebruik van de software.

Door te focussen op deze kernfuncties kun je bouwprojectmanagement software selecteren die niet alleen aan je huidige behoeften voldoet, maar ook meegroeit met de groei en complexiteit van je project.

5. Hoe kan bouwprojectmanagement software de communicatie op mijn werklocatie verbeteren?

Bouwprojectmanagement software verbetert de communicatie op de werklocatie door updates, waarschuwingen en het delen van documenten te centraliseren in één platform. Deze integratie maakt het mogelijk om berichten tussen teamleden te versturen, bestanden te delen, taken toe te wijzen en voortgang in real-time te volgen, waardoor vertragingen en misverstanden worden verminderd. Real-time updates zorgen ervoor dat veldmedewerkers, kantoorpersoneel en belanghebbenden verbonden blijven en snel kunnen reageren op veranderingen.