Sjabloon voor Bouwverzoek om Informatie (RFI) [Gratis Download]

Bouwprojecten zijn complex en omvatten veel bewegende onderdelen en belanghebbenden. Het is niet ongewoon dat er onzekerheden zijn betreffende verschillende aspecten van een project. Een Bouw RFI sjabloon helpt deze onzekerheden aan te pakken door een gestructureerde manier te bieden voor belanghebbenden om de informatie aan te vragen die ze nodig hebben, zodat de klus succesvol wordt afgerond.

RFI’s zijn simpelweg verzoeken om informatie. Toch is er niets simpels aan als ze niet goed worden afgehandeld.

Volgens een onderzoek zijn er gemiddeld 9,9 verzoeken om informatie voor elke $1 miljoen aan bouw wereldwijd. Dit komt neer op gemiddelde kosten van $859.680 die gewijd zijn aan RFI’s.

Laten we kijken naar het RFI proces en hoe dit efficiënt te beheren ten voordele van alle projectbelanghebbenden.

PS Blijf lezen voor een handig Bouw RFI Sjabloon.

Wat is een Verzoek om Informatie (RFI) in de bouw?

Een bouw Verzoek om Informatie (RFI) is een document dat wordt gebruikt om projectdetails te delen en verder uit te werken tussen bouw-, ontwerp- en ingenieursbedrijven en professionals – en om verduidelijking te krijgen over een specifiek onderdeel van een bouwproject zoals de bouwplannen, specificaties, contractclausules en bouwstandaarden.

Het algemene gebruik van een bouw RFI is om meer detail te krijgen over aspecten van het project die niet gemakkelijk kunnen worden geïnterpreteerd uit de oorspronkelijke plannen en om vervangingen te maken waar nodig.

Over het algemeen worden RFI’s vaker uitgegeven aan het begin van een project, zoals de ontwerp- of biedfase. De inconsistenties die worden aangepakt voordat het werk op de locatie begint, helpen vertragingen tijdens de bouwfase te verminderen.

RFI dient ook als een record van communicatie tussen de betrokken partijen betreffende de gevraagde en verstrekte informatie. Dit is van onschatbare waarde in geval van een geschil.

Hoe verschilt een bouw RFI van een RFP, RFQ, of RFT?

Verzoek om Voorstel (RFP)

RFP is een document dat een project aankondigt, beschrijft en biedingen vraagt van gekwalificeerde aannemers om het te voltooien.

Verzoek om Offerte (RFQ)

RFQ is een vorm van correspondentie tussen projecteigenaren die prijsinformatie zoeken van leveranciers die in staat zijn hun specifieke behoeften te vervullen.

Op hoog niveau lijkt een RFQ misschien vergelijkbaar met een RFP. Deze types correspondentie hebben echter verschillende gebruikssituaties. Bedrijven geven RFQ’s uit wanneer ze precies weten wat ze willen, terwijl RFP’s een groter niveau van input van leveranciers betreffende specificaties toestaan.

Verzoek om Tender (RFT)

RFT is een gelegenheid voor potentiële leveranciers om een aanbod in te dienen voor het leveren van goederen of diensten tegen een gedetailleerde tender – meestal als verzegelde biedingen – in een gestructureerd formaat.

Elk van deze termen kan worden gemaakt als een voorloper van een bouw RFI (wanneer de RFI onderdeel is van een project) of als een volgende stap (wanneer de RFI in de initiële fase is van een klant die een bedrijf inhuurt).

Hoe ziet het Bouw RFI proces eruit?

Gezien het feit dat bouw RFI’s typisch bedoeld zijn om dingen te verduidelijken, moeten ze gestructureerd zijn op een manier die extra verwarring voorkomt.

De belangrijkste factor is dat iedereen in je bedrijf het belang van het RFI beheerproces moet begrijpen en op de hoogte moet zijn van het gerelateerde beleid en de procedures van je bedrijf.

Het is gemakkelijk om een mondeling gesprek te hebben met een klant of aannemer om verduidelijking te zoeken. Als je die informatie echter niet gedocumenteerd hebt, kun je aansprakelijk zijn voor de extra kosten die betrokken zijn in geval van een geschil over wat werd overeengekomen.

Het gebruik van een goed ontworpen RFI sjabloon zorgt ervoor dat het alle relevante informatie voor het project bevat.

Hoe schrijf je een bouw RFI?

Definieer het probleem: Een RFI moet altijd beginnen met een duidelijke verklaring van het probleem dat opgelost moet worden. Daarnaast moet een RFI zich richten op één specifiek probleem, omdat dit meer kans heeft op een bevredigende reactie.

Bied een oplossing: Als experts hebben onderaannemers typisch uitstekende ideeën voor het oplossen van uitdagingen gedurende een project. Gebruik het RFI proces als een gelegenheid om sterke oplossingen te presenteren voor problemen die opkomen.

Bied context: Zorg ervoor dat je alle aanvullende informatie opneemt die nodig is om het probleem volledig te begrijpen. Veel RFI’s worden teruggestuurd naar de onderaannemer simpelweg omdat er niet genoeg context is om de vraag volledig te beantwoorden.

Voeg visuals toe: Het bijvoegen van belangrijke visuals, zoals bouwplannen of foto’s, kan helpen de situatie concreet te verduidelijken, waardoor het voor de hoofdaannemer gemakkelijker wordt om het probleem op te lossen.

Hier zijn enkele standaard elementen die de meeste bouw RFI’s bevatten:

• Projectdetails, inclusief de naam, adres en andere identificerende informatie
• Datum waarop de RFI werd ingediend en de deadline voor een reactie (d.w.z. niet genoeg om alleen “ZSM” te zeggen)
• De details van de afzender en ontvanger, inclusief bedrijfsnaam en contact
• Uniek RFI nummer
• Onderwerp naam of RFI titel en een korte beschrijving
• Gevraagde informatie en waarom
• Een gedetailleerde beschrijving van de RFI
• Beschrijving van bijgevoegde documenten

Bouw RFI Sjabloon

Het gebruik van een sjabloon voor het RFI proces biedt consistentie en verbetert het proces in het algemeen. Op zoek naar een sjabloon voor bouw RFI’s? Download ons gratis sjabloon hier:

Bouwtechnologieën zoals Remato, Archdesk en Planyard bieden een geweldige oplossing voor het samenstellen en opslaan van RFI’s.

We hopen dat dit artikel en het bijbehorende sjabloon nuttig zijn geweest. RFI heeft meerdere toepassingen binnen de bouwindustrie. Houd echter in gedachten dat het algemene doel is om aanvullende informatie of projectdetails te verzamelen. Een RFI mag niet worden gebruikt als een hoofdcommunicatiemethode tijdens de loop van een project, voor het indienen van planningsschema’s, het zoeken van goedkeuring voor wijzigingen in de middelen en methoden van een project, of als vervanging voor mondelinge communicatie.