Bouwaanvraag voor informatie (RFI) sjabloon [Gratis download]

Bouwprojecten zijn ingewikkeld, met veel bewegende onderdelen en belanghebbenden. Het is niet ongewoon dat er onduidelijkheden zijn over verschillende aspecten van een project. Een bouw RFI sjabloon helpt deze onduidelijkheden aan te pakken door een gestructureerde manier te bieden waarop belanghebbenden de benodigde info kunnen opvragen, zodat de klus succesvol wordt geklaard.

RFI’s zijn gewoon verzoeken om informatie. Maar er is niks eenvoudigs aan als ze niet goed worden aangepakt.

Volgens een onderzoek zijn er gemiddeld 9,9 verzoeken om informatie voor elke $1 miljoen aan bouwkosten wereldwijd. Dit vertaalt zich naar een gemiddelde kost van $859.680 gewijd aan RFI’s.

Laten we eens kijken naar het RFI-proces en hoe je het efficiënt kunt beheren in het voordeel van alle projectbelanghebbenden.

PS Lees verder voor een handig bouw RFI sjabloon.

Wat is een Verzoek om Informatie (RFI) in de bouw?

Een bouw Verzoek om Informatie (RFI) is een document dat wordt gebruikt om projectdetails te delen en verder uit te werken tussen bouw-, ontwerp- en ingenieursbedrijven en professionals – en om verduidelijking te krijgen over een specifiek onderdeel van een bouwproject zoals de bouwplannen, specificaties, contractclausules en bouwstandaarden.

Het algemene gebruiksgeval voor een bouw RFI is om meer details te krijgen over aspecten van het project die niet gemakkelijk kunnen worden geïnterpreteerd uit de originele plannen en om vervangingen te maken waar nodig.

Over het algemeen worden RFI’s vaker uitgegeven aan het begin van een project, zoals in de ontwerp- of aanbestedingsfase. De inconsistenties die worden aangepakt voordat het werk op de locatie begint, zullen helpen vertragingen tijdens de bouwfase te verminderen.

RFI dient ook als een communicatierecord tussen de betrokken partijen met betrekking tot de gevraagde en verstrekte informatie. Dit is onbetaalbaar in geval van een geschil.

Hoe verschilt een bouw RFI van een RFP, RFQ of RFT?

Verzoek om Voorstel (RFP)

RFP is een document dat een project aankondigt, beschrijft en biedingen vraagt van gekwalificeerde aannemers om het te voltooien.

Verzoek om Offerte (RFQ)

RFQ is een vorm van correspondentie tussen projecteigenaren die prijsinformatie zoeken van leveranciers die in staat zijn aan hun specifieke behoeften te voldoen.

Op hoog niveau lijkt een RFQ misschien vergelijkbaar met een RFP. Deze soorten correspondentie hebben echter verschillende toepassingen. Bedrijven geven RFQ’s uit wanneer ze precies weten wat ze willen, terwijl RFP’s meer ruimte laten voor input van leveranciers met betrekking tot specificaties.

Verzoek om Aanbesteding (RFT)

RFT is een kans voor potentiële leveranciers om een aanbod in te dienen voor het leveren van goederen of diensten tegen een gedetailleerde aanbesteding – meestal als verzegelde biedingen – in een gestructureerd formaat.

Elk van deze termen kan worden gemaakt als een voorloper van een bouw RFI (wanneer de RFI deel uitmaakt van een project) of als een vervolgstap (wanneer de RFI in de beginfase is van een klant die een bedrijf inhuurt).

Hoe ziet het RFI-proces in de bouw eruit?

Aangezien RFI’s in de bouw meestal bedoeld zijn om dingen te verduidelijken, moeten ze zo opgesteld worden dat ze geen extra verwarring veroorzaken.

Het belangrijkste is dat iedereen in je bedrijf het belang van het RFI-beheerproces snapt, en op de hoogte is van het beleid en de procedures van je bedrijf hierover.

Het is makkelijk om even met een klant of aannemer te babbelen voor verduidelijking. Maar als je die info niet zwart op wit hebt, kun je aansprakelijk zijn voor extra kosten als er onenigheid ontstaat over wat er is afgesproken.

Door een goed ontworpen RFI-sjabloon te gebruiken, zorg je ervoor dat alle relevante info voor het project erin staat.

Hoe schrijf je een RFI voor de bouw?

Omschrijf het probleem: Een RFI moet altijd beginnen met een duidelijke beschrijving van het probleem dat opgelost moet worden. Daarnaast moet een RFI zich richten op één specifiek probleem, want dan is de kans groter dat je een bevredigend antwoord krijgt.

Stellen een oplossing voor: Als experts hebben onderaannemers meestal goede ideeën om uitdagingen tijdens een project op te lossen. Gebruik het RFI-proces als kans om sterke oplossingen voor problemen die opduiken voor te stellen.

Geef context: Zorg dat je alle extra info toevoegt die nodig is om het probleem volledig te begrijpen. Veel RFI’s worden teruggestuurd naar de onderaannemer simpelweg omdat er niet genoeg context is om de vraag volledig te beantwoorden.

Voeg visuele elementen toe: Door belangrijke visuele dingen toe te voegen, zoals bouwplannen of foto’s, kun je de situatie concreet verduidelijken, waardoor het makkelijker wordt voor de hoofdaannemer om het probleem op te lossen.

Dit zijn een paar standaardelementen die de meeste RFI’s in de bouw bevatten:

• Projectdetails, inclusief de naam, het adres en andere identificerende info
• De datum waarop de RFI is ingediend en de deadline voor een antwoord (dus niet alleen ‘zo snel mogelijk’ zeggen)
• De gegevens van de afzender en de ontvanger, inclusief bedrijfsnaam en contactgegevens
• Uniek RFI-nummer
• Onderwerp of RFI-titel en een korte beschrijving
• Gevraagde informatie en waarom
• Een gedetailleerde beschrijving van de RFI
• Beschrijving van eventuele bijgevoegde documenten

RFI-sjabloon voor de bouw

Door een sjabloon te gebruiken voor het RFI-proces zorg je voor consistentie en verbeter je het proces in het algemeen. Op zoek naar een sjabloon voor RFI’s in de bouw? Download hier ons gratis sjabloon:

Download RFI-sjabloon voor de bouw

Bouwtechnologieën zoals Remato, Archdesk en Planyard bieden een geweldige oplossing voor het verzamelen en opslaan van RFI’s.

We hopen dat dit artikel en het bijbehorende sjabloon nuttig zijn geweest. RFI heeft meerdere toepassingen binnen de bouwsector. Houd er echter rekening mee dat het algemene doel is om aanvullende informatie of projectdetails te verzamelen. Een RFI moet niet worden gebruikt als standaard communicatiemethode tijdens een project, voor het indienen van planningsplannen, het vragen om goedkeuring voor veranderingen in de middelen en methoden van een project, of als vervanging voor mondelinge communicatie.