Dagböcker från byggarbetsplatsen – det här är vad du borde veta

Byggarbetsplatsdagböcker är lagstadgade dokument som fungerar som officiella register över byggarbetets framsteg, aktiviteter och händelser på byggarbetsplatsen. De regleras av bygglagstiftningen och måste följa strikta formaliteter.

Här är vad du bör veta, baserat på Polen och Finland Construction Industry.

Lagkrav på platsdagböcker

För de flesta byggprojekt är det obligatoriskt att göra en platsdagbok efter att bygglovet har utfärdats. Detta krav styrs av lagen om bygglagstiftning och tillhörande föreskrifter. Dagboken måste utfärdas av den lokala byggnadsmyndigheten och fungerar som en officiell dokumentation av byggprocessen.

Vad som registreras i platsdagböckerna

Dagboken för byggarbetsplatsen fungerar som en kronologisk och formell dokumentation av alla aktiviteter på byggarbetsplatsen. Typiska poster inkluderar:

Installation före byggstart:

• Bygglov – utfärdas av den lokala myndigheten.
  I Polen är ett bygglov(pozwolenie na budowę) obligatoriskt för de flesta projekt och måste erhållas innan arbetet påbörjas.
  I Finland är motsvarigheten en rakennuslupa, som vanligen beviljas av den kommunala byggnadstillsynsmyndigheten.

• Official Site Diary – utfärdat och stämplat av byggnadsmyndigheten (i pappersform eller digital form).
  I Polen måste detta utfärdas fysiskt och godkännas av lokala myndigheter eller registreras via den officiella digitala plattformen (e-Dziennik Budowy).
  I Finland finns det ingen statligt utfärdad dagbok, men dokumentation krävs fortfarande, och många företag använder digitala verktyg som Remato eller andra platsloggar för att uppfylla intern efterlevnad.

• Plan över byggarbetsplatsen – visar layout, tillfartsvägar, el- och vattenförsörjning etc.
  I Polen lämnas planen in under tillståndsfasen och måste finnas tillgänglig på plats.
  I Finland kallas det för en työmaasuunnitelma och omfattar logistik, säkerhetszoner och infrastruktur.

• Dokumentation av projektdesign – inklusive arkitektoniska, strukturella, elektriska och mekaniska planer.
  I Polen är detta en del av projekt budowlany och måste godkännas tillsammans med tillståndet.
  I Finland är den ofta uppdelad i arkitektplanering (ARK) och teknisk planering (RAK/S ) och lämnas in i faser beroende på tillståndstyp.

• Förteckning över ansvariga personer – t.ex. platschef, representant för investerare, inspektör för övervakning på plats.
  I Polen omfattar detta Kierownik Budowy (platschef), Inwestor (kund) och Inspektor Nadzoru (övervakande inspektör).
  I Finland måste det finnas en vastaava työnjohtaja (ansvarig byggledare) registreras före byggstart, ofta utsedd av huvudentreprenören.
  
• Hälso- och säkerhetsplan – obligatorisk för de flesta byggprojekt.
  I Polen kallas denna plan för Plan BIOZ och krävs innan arbetet påbörjas.
  I Finland är motsvarigheten en työturvallisuussuunnitelma (arbetssäkerhetsplan), som måste överensstämma med lagen om arbetarskydd och hälsa (738/2002).

Dagliga operationer och dagboksanteckningar:

• Arbetsscheman / Gantt-diagram – spårning av planerad kontra faktisk utveckling.
  I Polen används Gantt-diagram för att visualisera projektens tidslinjer och matcha inspektioner med milstolpar.
  I Finland är liknande planeringsverktyg standard och ofta integrerade i digitala plattformar för byggledning.

• Dagliga väderförhållanden – temperatur, nederbörd, vind etc.
  I Polen måste väderförhållandena registreras dagligen i platsdagboken för att reglerna ska följas.
  I Finland rekommenderas dokumentation av väder för riskbedömning och försäkring, men det är inte obligatoriskt.

• Arbetskraftsregister – antal och typ av arbetare på plats varje dag.
  I Polen måste personalens loggar föras dagligen av juridiska och administrativa skäl.
  I Finland krävs uppgifter om arbetskraften för skatte- och säkerhetskontroll och de måste lämnas in till arbetarskyddsdatabasen (t.ex. Ilmoita).

• Kvitton på materialleveranser – visar tid och typ av leverans.
  I Polen hjälper leveransdokumentationen till att verifiera materialanvändningen och bifogas ofta dagboken.
  I Finland är dokumentation av material nödvändig för kvalitetsuppföljning och ekonomisk revision.
  
• Inspektionsprotokoll – från övervakande inspektör, brandmyndighet etc.
  I Polen måste varje officiell inspektion protokollföras med underskrifter.
  I Finland rapporteras inspektionsuppgifterna till de kommunala myndigheterna och lagras digitalt.

• Loggar över maskinanvändning – vad som användes, när och av vem.
  I Polen noteras ofta användningen av stor utrustning i dagboken och används för kostnadsuppföljning.
  I Finland är digital spårning vanligt och kopplat till produktivitet och uthyrningssystem.
  
• Incidentrapporter – olyckor, stopp, förseningar eller säkerhetsöverträdelser.
  I Polen måste varje incident omedelbart registreras i dagboken och kan leda till inspektioner.
  I Finland måste incidenter rapporteras till Säkerhets- och kemikalieverket (Tukes) och loggas för intern granskning.
  
• Change Orders / Variations – undertecknade instruktioner för ändringar.
  I Polen måste ändringar dokumenteras formellt och godkännas av projektledaren eller investeraren.
  I Finland läggs ändringar till i projektdokumentationen och kräver vanligtvis godkännande av kunden och uppdaterade kostnadsberäkningar.

Inlägget Medverkande

Underskrifter och datum – varje anteckning måste undertecknas (elektroniskt eller manuellt) av en behörig person. I Polen måste varje dagboksanteckning innehålla ett datum och en signatur, vanligtvis handskriven eller med hjälp av ett officiellt godkänt digitalt system.
I Finland är elektroniska signaturer eller verifierade inloggningar vanligt förekommande och accepteras som juridiskt bevis.

• Platschef (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  I Polen är det Kierownik Budowy som är huvudansvarig för uppdatering och undertecknande av dagboken.
  I Finland har vastaava työnjohtaja samma juridiska roll och måste registreras innan byggandet påbörjas.

• Övervakande inspektör (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  I Polen agerar Inspektor Nadzoru självständigt och kan lägga till anteckningar under inspektionerna.
  I Finland övervakar den kommunala rakennustarkastaja efterlevnaden men får inte vara inblandad i de dagliga registreringarna.

• Arkitekt eller designer (Projektant / Suunnittelija)
  I Polen bidrar projektanten med anteckningar när det behövs, särskilt vid konstruktionsändringar eller strukturella granskningar.
  I Finland kan suunnittelija lämna digitala kommentarer eller godkännanden, beroende på vilken roll de har i avtalet.

• Representant för investerare (Inwestor / Rakennuttaja)
  I Polen kan Inwestor kommentera eller begära att poster ska läggas till, men kan inte åsidosätta officiella ansvarsområden.
  I Finland använder rakennuttaja (projektägaren) ofta projektplattformar för att granska uppdateringar och utfärda godkännanden.

Andra stödjande dokument

• Entreprenadavtal
• Leveranssedlar och fakturor
• Korrespondens med myndigheter
• Protokoll från platsmöten
• Uppdateringar av dokumentation av byggnaden
• Foton eller teckningar av viktiga stadier – särskilt i digitala dagböcker.

En byggarbetsplatsdagbok är en omfattande daglig dokumentation av alla aktiviteter, framsteg och händelser som sker på en byggarbetsplats. I Polen är det ett lagstadgat dokument enligt lagen om bygglagstiftning(Prawo budowlane, artikel 45) och förordningen om dokumentation av byggarbetsplatser(Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dziennika budowy). Dessa dagböcker måste innehålla detaljerad dokumentation av byggprocessen och vara fysiskt utfärdade eller registrerade på en statlig plattform som e-Dziennik Budowy.

I Finland finns det ingen nationellt utfärdad platsdagbok, men korrekt dokumentation krävs ändå av juridiska, försäkrings- och kvalitetsskäl. Många företag använder interna digitala verktyg eller plattformar som Remato för att logga dagliga framsteg, säkerhetskontroller och incidenter, vilket uppfyller kraven i lagen om säkerhet och hälsa på arbetsplatsen (738/2002).

I Estland finns det ingen central lagstadgad skyldighet att använda ett visst format, som i Polen, men byggdagböcker är standard, särskilt i större offentliga eller anbudsbaserade projekt. Lokala entreprenörer förlitar sig ofta på digitala verktyg för att dokumentera väderförhållanden, hur arbetet fortskrider, leveranser, uppgifter om personalstyrkan och säkerhetsanmärkningar – särskilt när de rapporterar till arbetsledare, kunder eller myndigheter.

Platsdagboken fungerar inte bara som ett rättsligt skydd utan också som ett projektledningsverktyg – från det första överlämnandet av platsen till projektets slutförande. Alla poster måste också dateras och undertecknas.

Vem är ansvarig för att föra en bra webbplatsdagbok?

Att upprätthålla en juridiskt giltig och korrekt byggdagbok är ett delat ansvar på byggarbetsplatserna, men det primära ansvaret ligger hos platschefen. Andra projektintressenter har också rätt att bidra, vilket säkerställer en väldokumenterad och transparent byggprocess.

Viktiga ansvarsområden inkluderar:

• Webbplatsansvarig(kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) är huvudansvarig för att hålla dagboken uppdaterad.
• Andra intressenter, t.ex. investeraren, den övervakande inspektören, konstruktören eller kundrepresentanten, kan lägga till kommentarer eller observationer men kan inte ersätta platschefens officiella roll.
• Alla registreringar måste göras snabbt, sakligt och utan förfalskning, eftersom felaktiga registreringar kan leda till rättsliga påföljder eller förseningar i projektet.

Format: Papper eller digital webbplatsdagbok

Byggdagböcker har traditionellt varit pappersbaserade, men moderna byggarbetsplatser använder snabbt digitala verktyg för att effektivisera processen och förbättra tillgängligheten.

Vanliga format inkluderar:

• Dagböcker i papper: Inbundna, stämplade och utfärdade av den lokala byggnadsmyndigheten (fortfarande obligatoriskt i Polen i många fall).
• Digitala dagböcker: Nu lagligt accepterade i Polen och används i stor utsträckning i Finland och Estland genom plattformar som Remato.
  • Kräver ePUAP-inloggning och verifiering i Polen
  • Enklare delning, säkerhetskopiering och fjärråtkomst
  • Fortfarande i en övergångsfas i många regioner

Betydelse för projekt och efterlevnad

En byggdagbok är inte bara en formalitet, den spelar en nyckelroll för att säkerställa projektets kvalitet, ansvarsskyldighet och rättsskydd under hela byggtiden.

Varför det är viktigt:

• Fungerar som bevismaterial i rättstvister, försäkringsärenden eller utredningar av byggfel
• Krävs vid revisioner, inspektioner och i synnerhet vid överlämnandet av projektet
• En dåligt skött eller försvunnen dagbok kan:
  • Försenade projektgodkännanden
  • äventyra slutliga inflyttningstillstånd
  • Undergräva förtroendet hos investerare eller myndigheter

Påföljder vid bristande efterlevnad

Att inte underhålla en webbplatsdagbok på rätt sätt är inte bara slarvigt – det kan få verkliga konsekvenser. Myndigheterna i Polen, Finland och Estland tar dokumentation på allvar, särskilt när det gäller större eller offentliga projekt.

Möjliga resultat av bristande efterlevnad inkluderar:

• Böter utfärdade av kommunala eller nationella byggnadsmyndigheter
• Förseningar i projektplanering och överlämningar
• Juridiska tvister om ansvar, defekter eller ofullständiga uppgifter
• Misslyckade inspektioner som leder till stoppade framsteg eller återkallade tillstånd

Viktiga saker att ta med sig: Dagböcker från byggarbetsplatser i praktiken

Att föra dagbok på byggarbetsplatsen

Att föra dagbok på byggarbetsplatsen bidrar till att skapa en tillförlitlig daglig dokumentation som stöder byggprojektets kvalitet, säkerhet och transparens.

• Rättslig efterlevnad
  • I Polen är det obligatoriskt att föra en platsdagbok, med strikta regler och officiella format (papper eller e-Dziennik Budowy).
  • I Finland och Estland är daglig rapportering, även om det inte alltid krävs enligt lag, en etablerad bästa praxis – särskilt för större eller offentligt finansierade byggnader.
• Strukturerade dagliga inmatningar
  • Registrera väderförhållanden, besättningens närvaro, användning av utrustning, materialleveranser och eventuella incidenter.
  • Alla poster måste vara korrekt daterade och signerade (manuellt eller digitalt), ofta av flera olika projektintressenter.

För en djupdykning i moderniseringen av denna process, förklarar Rematos artikel om hantering av digitala byggdagböcker hur byggpersonal förenklar arbetsflöden för efterlevnad och rapportering.

Förbättrad daglig webbplatsrapportering

Manuella anteckningsböcker eller Excel-ark kan fördröja rapporteringen och öka risken för fel. Digitala verktyg effektiviserar denna process och säkerställer konsekvens.

• Använd verktyg som Remato
  • Automatisera dagliga loggar med foton, uppgifter och väderuppdateringar.
  • Gör det möjligt för platschefer och inspektörer att lägga till poster i realtid direkt från mobila enheter.
• Säkerställa juridisk beredskap och revisionsberedskap
  • Med digital rapportering är dagboksanteckningarna tidsstämplade, säkerhetskopierade och lättillgängliga vid revisioner eller inspektioner.

Är du nyfiken på vilka problem digital rapportering löser i praktiken? Den här artikeln belyser de vanligaste frustrationerna som webbplatsansvariga ställs inför – och hur moderna verktyg löser dem.

Visuell dokumentation och bevisföring

Visuella dokument är ett bra komplement till skriftliga dagböcker – särskilt för kvalitetskontroll, säkerhetsdokumentation och skydd vid tvister.

• Centraliserad lagring av bilder
  • Lagra foton, ritningar och inspektionsbilder i din dagboksplattform.
  • Se till att dokumentationen är knuten till en specifik dag och uppgift för spårbarhet.
• Bevis för myndigheter och kunder
  • Hjälp till att validera rapporterade framsteg eller motivera förseningar.
  • Foton fungerar som verifierbara bevis vid projektöverlämningar och inspektioner.

Om du är osäker på hur du ska förbättra din fotodokumentationsprocess, delar detta blogginlägg från Remato med sig av användbara tips och fallgropar att undvika – särskilt för underleverantörer som hanterar komplexa byggprojekt.

Hantering av byggdagböcker i flera projekt

För företag som arbetar med flera webbplatser samtidigt är synlighet och konsekvens avgörande.

• Digitala instrumentpaneler hjälper dig att behålla kontrollen
  • Verktyg som Remato ger en överblick över alla aktiva webbplatser, inklusive vem som fyllt i dagboken, om poster saknas och om säkerhetsformulär har skickats in.
• Minska risken för missförstånd
  • Centraliserade plattformar gör det möjligt för kontorspersonal, arbetsledare och fältpersonal att samarbeta med samma uppdaterade information – vilket minskar förseningar och missförstånd.

Vill du se hur ett modernt dokumentationssystem för byggarbetsplatsen ser ut? Den här artikeln förklarar hur instrumentpaneler, uppgiftsuppdateringar och realtidsdata samverkar i en sammanhängande vy.