Sluta tappa bort verktyg: Praktiska lösningar för spårning av tillgångar

Den här guiden beskriver praktiska metoder för spårning av tillgångar för små och medelstora företag inom byggbranschen, städning och offentliga tjänster. Lär dig hur du spårar verktyg med hjälp av QR-koder, taggar i rostfritt stål och användarvänlig programvara för att sänka kostnaderna, förbättra ansvarsskyldigheten och öka effektiviteten.

Varför tillgångsspårning är viktigt för småföretag

Verktyg, utrustning och andra fysiska tillgångar är livsnerven i många små och medelstora företag – särskilt inom praktiska branscher som bygg, underhåll och fältservice.

Men utan ett tillförlitligt sätt att spåra dessa tillgångar drabbas företagen varje dag av förluster som skulle kunna undvikas – både i tid och pengar. Verktyg försvinner, utrustning står oanvänd för att ingen vet var den finns och team slösar bort värdefull tid på att leta istället för att arbeta. I längden leder detta till högre ersättningskostnader, missade deadlines och frustrerade medarbetare.

Det är därför som lager- och tillgångshantering inte bara handlar om organisation – det är en direkt hävstång för att förbättra produktiviteten, minska stölder och skydda ditt resultat.

Kostnaden för bristfällig spårning av tillgångar

Konsekvenserna av dålig spårning av tillgångar är allvarliga:

• Byggföretag står inför förluster på 300 miljoner till 1 miljard dollar i förluster varje år på grund av saknade verktyg och utrustning.
• Upp till 30% av alla verktygsköp inom sektorn är ersättningar för förlorade, stulna eller trasiga föremål
• Fältarbetare tillbringar upp till 90 minuter per dag på att leta efter verktyg.

Det är förlorade pengar och produktivitet som går till spillo.

Vad är tillgångsspårning?

Asset tracking, även känt som verktygsspårning eller hantering av utrustningstillgångar, är en process för övervakning:

• Vilka tillgångar du äger
• Var de befinner sig
• Vem använder dem?
• Deras skick och servicehistorik

Oavsett om du hanterar ett utrustningsregister på företagsnivå eller bara vill spåra några av företagets bärbara datorer är målet detsamma: undvik kaos, minska förlusterna och gör ditt lager synligt och hanterbart.

Använd QR-koder och streckkoder för kostnadseffektiv spårning av tillgångar

Ett av de enklaste och mest kostnadseffektiva sätten att börja spåra tillgångar är att använda QR-koder och streckkodsetiketter. Det här är etiketter som du fäster på varje verktyg eller utrustning och som är försedda med en unik QR-kod (eller traditionell streckkod) som motsvarar objektets profil i ditt system. När någon behöver föremålet kan de helt enkelt skanna koden med en smartphone för att logga en utcheckning eller visa information om verktyget.

Så här fungerar det

1. Skapa ett digitalt register för varje verktyg i en app för tillgångshantering.
2. Skriv ut eller köp en QR- eller streckkodsklistermärke som innehåller ett unikt ID.
3. Fäst klistermärket på verktyget eller utrustningen.
4. Medarbetarna kan skanna koden med en smartphone för att:

• Visa verktygsinfo
• Checka in/ut
• Skada eller underhåll av stock

Varför det fungerar

Att använda QR/streckkodsklistermärken för spårning av tillgångar är populärt eftersom:

• Låg kostnad och enkel implementering: Det är billigt att skriva ut QR-kodsetiketter och du kan märka allt från borrmaskiner till bärbara datorer på några minuter. Det behövs ingen särskild hårdvara utöver en vanlig skrivare och smartphones.
• Snabb tillgång till information: En skanning ger omedelbar tillgång till verktygets information. Inget mer bläddrande i pappersloggar eller kalkylblad – ditt digitala tillgångsregister för programvara uppdateras i realtid.
• Förbättrad ansvarsskyldighet: Om varje verktyg har en kod och varje transaktion (utcheckning, överlämning, återlämning) loggas genom skanning skapas en tydlig vårdkedja. Medarbetarna vet att verktygen övervakas, vilket främjar en kultur av ansvarstagande.
• Färre fel: Att skanna en kod är mer tillförlitligt än manuell datainmatning. Det förhindrar skrivfel eller förväxlingar och säkerställer att rätt artikel registreras varje gång.

Genom att använda etiketter med QR-kod integreras verktygsspårning i ditt dagliga arbetsflöde. För en entreprenör eller ett serviceföretag innebär det att hanteringen av verktyg förvandlas från en tråkig syssla till en snabb rutin – vilket gör lagerhanteringen för byggprojekt (och andra) mycket enklare och mer exakt.

Tips: Använd väderbeständiga, kraftiga klistermärken så att etiketterna inte lossnar under tuffa förhållanden. Tack vare inbyggd felkorrigering kan en QR-kod ofta läsas även om en del av den blir repad.

Etiketter för hållbar utrustning: När ska man använda QR-etiketter i rostfritt stål

För tillgångar som utsätts för extremt tuffa förhållanden är QR-kodtaggar i rostfritt stål en bra lösning. Det här är metalltaggar (vanligtvis rostfritt stål eller anodiserad aluminium) som är etsade eller tryckta med en QR-kod eller streckkod. Du kan fästa dem på utrustningen med skruvar, nitar eller starkt lim. Taggar i rostfritt stål kostar mer än klistermärken, men de erbjuder oöverträffad hållbarhet.

När ska man använda metalltaggar

Om du har verktyg som ständigt utsätts för väder, nötning, värme eller kemikalier kanske en standarddekal inte håller. Tänk t.ex. på utrustning som förvaras utomhus året runt eller verktyg som högtryckstvättas regelbundet. QR-kodtaggar i metall erbjuder överlägsen motståndskraft mot väder och kemisk exponering. De går inte sönder, bleknar eller korroderar, inte ens i tuffa miljöer. Det gör dem idealiska för långsiktig övervakning av tillgångar på byggarbetsplatser, i fabriker eller i andra krävande miljöer.

Fördelar med QR-taggar i rostfritt stål

• Extrem hållbarhet: Dessa etiketter tål regn, sol, höga temperaturer och hårdhänt hantering – förhållanden som skulle förstöra en pappersetikett. De används ofta för att hantera fasta tillgångar där lång livslängd är avgörande.
• Långsiktigt värde: Även om den initiala kostnaden är högre kommer du sannolikt inte att behöva byta ut en metalltagg på många år (om ens någonsin). För verktyg med högt värde eller utrustning med lång livslängd säkerställer en engångsmärkning i metall att tillgångens ID förblir intakt.
• Säker fastsättning: Om taggarna fästs med skruvar eller nitar blir de svåra att ta bort. Det förhindrar tillfällig stöld eller manipulering. (Däremot kan någon dra bort ett klistermärke, men att ta bort en fastskruvad metallplatta kräver ansträngning).
• Mer information om det behövs: Metalltaggar kan rymma extra information (t.ex. ett serienummer eller företagsnamn) vid sidan av QR-koden, eftersom du kan använda både koden och graverad text.

För de flesta småverktyg räcker det med kraftiga klistermärken. Men i vissa fall – till exempel om etiketten på ett verktyg förstörs hela tiden – är det smart att uppgradera till en etikett i rostfritt stål. Många system för tillgångsspårning (från fullfjädrade program för tillgångshantering för byggföretag till enklare appar för småföretag) stöder både klisteretiketter och metalltaggar, eftersom QR-koden i sig fungerar på samma sätt. Det viktigaste är att se till att koden på en metalltagg har hög kontrast och är vältryckt, så att den skannas lika lätt som ett klistermärke.

Avancerad spårning av tillgångar: RFID, Bluetooth och GPS förklaras

QR-koder och streckkoder är enkla och lättillgängliga, men det finns också mer avancerade spårningstekniker – framför allt RFID, Bluetooth och GPS-baserade system. Dessa kan ta tillgångsspårningen till nästa nivå, även om de kräver större investeringar och installation.

• Spårning av RFID-tillgångar: RFID-taggar kan skannas i stora mängder utan direkt siktlinje. Detta möjliggör snabba inventeringar (t.ex. kan en RFID-läsare som viftas nära en verktygslåda upptäcka alla märkta verktyg i lådan). Det är kraftfullt för stora lager (vissa företag använder RFID IT asset tracking för att hantera hårdvara i datacenter), men RFID kräver speciella läsare och infrastruktur, så det kan vara svårt att motivera för mindre verksamheter.
• Bluetooth-fyrar: Dessa små taggar sänder en Bluetooth-signal till en mobilapp. Det är användbart för att se om ett verktyg finns i närheten på en arbetsplats. Bluetooth-räckvidden är dock begränsad (vanligtvis upp till några dussin meter) och taggarna behöver batterier.
• GPS-spårare: För stor utrustning eller fordon kan GPS-enheter överföra platsdata i realtid från var som helst. Detta är utmärkt för stöldsäkring och vagnparkshantering, men GPS-trackers kräver ström (batteri eller kablar) och vanligtvis en dataplan för uppkoppling.

Dessa högteknologiska metoder används ofta inom kapitalförvaltning på företagsnivå. Faktum är att några av de bästa EAM-programvarusviterna för stora företag integrerar alternativ som RFID- eller IoT-sensorer. För de flesta små och medelstora företag är sådana system dock överflödiga – enklare lösningar som QR-kodtaggar ger dig mest valuta för pengarna. Vi nämner dessa alternativ för att bekräfta att de finns för specialiserade behov, men vi kommer inte att gå djupare in på dem här.

Slutliga tankar: Varför alla företag behöver ett system för spårning av tillgångar

Genom att implementera även ett grundläggande verktygsspårningssystem vinner ditt företag:

• Lägre förluster och återanskaffningskostnader
• Förbättrad produktivitet för besättningen
• Tydligare underhållsplanering
• Större ansvarsskyldighet

Oavsett om du har ett fältserviceteam, ett byggföretag eller en grupp som arbetar med offentliga arbeten behöver det inte vara dyrt eller komplicerat att spåra dina verktyg.

Är du redo att sluta förlora ditt företags tillgångar?

Rematos programvara för spårning av tillgångar gör det enkelt för fältteamen att hantera verktyg, tilldela utrustning och spåra underhåll – allt från en mobilvänlig plattform.

Prova det gratis