Строительные журналы — вот что вам следует знать

Строительные журналы являются юридически обязательными документами, которые служат официальными записями о ходе строительства, деятельности и событиях, связанных со строительной площадкой. Они регулируются строительным законодательством и должны соответствовать строгим формальностям.

Вот что вам следует знать, основываясь на строительной отрасли Польши и Финляндии.

Юридическое требование ведения строительных журналов

Строительный журнал является обязательным для большинства строительных проектов после выдачи разрешения на строительство. Это требование регулируется Законом о строительстве и соответствующими нормативными актами. Журнал должен быть выдан местным органом строительного надзора и служит официальным документом строительного процесса.

Что фиксируется в строительных журналах

Строительный журнал служит хронологической и формальной записью всех мероприятий на строительной площадке. Типичные записи включают:

Подготовка к строительству:

• Разрешение на строительство – выдается местным органом власти.
  В Польше разрешение на строительство (pozwolenie na budowę) является обязательным для большинства проектов и должно быть получено до начала работ.
  В Финляндии эквивалентом является rakennuslupa, обычно выдаваемое муниципальным органом строительного надзора.

• Официальный строительный журнал – выдается и заверяется строительным органом (в бумажной или цифровой форме).
  В Польше он должен быть физически выдан и утвержден местными органами власти или зарегистрирован через официальную цифровую платформу (e-Dziennik Budowy).
  В Финляндии нет государственного журнала, но документация все равно требуется, и многие компании используют цифровые инструменты, такие как Remato или другие журналы строительных площадок для соблюдения внутренних требований.

• План строительной площадки – показывающий расположение, маршруты доступа, коммуникации и т.д.
  В Польше план подается на этапе получения разрешения и должен быть доступен на строительной площадке.
  В Финляндии он называется työmaasuunnitelma и включает логистику, зоны безопасности и инфраструктуру.

• Проектная документация – включая архитектурные, конструктивные, электрические и механические планы.
  В Польше это является частью projekt budowlany и должно быть утверждено вместе с разрешением.
  В Финляндии это часто разделяется на архитектурное планирование (ARK) и инженерное планирование (RAK/S) и подается поэтапно в зависимости от типа разрешения.

• Список ответственных лиц – например, руководитель строительства, представитель инвестора, инспектор строительного надзора.
  В Польше это включает Kierownik Budowy (руководитель строительства), Inwestor (клиент) и Inspektor Nadzoru (инспектор надзора).
  В Финляндии должен быть зарегистрирован vastaava työnjohtaja (ответственный руководитель строительства) до начала строительства, часто назначаемый главным подрядчиком.
  
• План охраны труда и техники безопасности – обязательный для большинства строительных проектов.
  В Польше этот план известен как План BIOZ и требуется до начала работ.
  В Финляндии эквивалентом является työturvallisuussuunnitelma (План охраны труда), который должен соответствовать Закону о безопасности и гигиене труда (738/2002).

Ежедневные операции и записи в журнале:

• Графики работ / Диаграмма Ганта – отслеживание запланированного и фактического прогресса.
  В Польше диаграммы Ганта используются для визуализации временных рамок проекта и согласования инспекций с ключевыми этапами.
  В Финляндии аналогичные инструменты планирования являются стандартными и часто интегрируются в цифровые платформы управления строительством.

• Ежедневные погодные условия – температура, осадки, ветер и т.д.
  В Польше погодные условия должны ежедневно фиксироваться в дневнике строительства для соблюдения требований.
  В Финляндии документирование погоды рекомендуется для оценки рисков и страхования, хотя это не является обязательным.

• Учет рабочей силы – количество и тип работников на объекте каждый день.
  В Польше журналы учета рабочей силы должны вестись ежедневно в юридических и административных целях.
  В Финляндии данные о рабочей силе требуются для налогового и safety контроля и должны быть представлены в базу данных охраны труда (например, Ilmoita).

• Квитанции о доставке материалов – с указанием времени и типа доставки.
  В Польше записи о доставке помогают проверить использование материалов и часто прилагаются к дневнику.
  В Финляндии документация о материалах необходима для контроля качества и финансового аудита.
  
• Записи о проверках – от контролирующего инспектора, пожарной службы и т.д.
  В Польше каждая официальная проверка должна быть зарегистрирована с подписями.
  В Финляндии детали проверки сообщаются муниципальным властям и хранятся в цифровом виде.

• Журналы использования техники – что использовалось, когда и кем.
  В Польше использование крупной техники часто отмечается в дневнике и используется для отслеживания затрат.
  В Финляндии цифровое отслеживание является общепринятым и связано с системами производительности и аренды на объекте.
  
• Отчеты о происшествиях – несчастные случаи, остановки, задержки или нарушения безопасности.
  В Польше любой инцидент должен быть немедленно зарегистрирован в дневнике и может послужить поводом для проверок.
  В Финляндии о происшествиях необходимо сообщать в Финское агентство безопасности и химических веществ (Tukes) и фиксировать для внутреннего анализа.
  
• Изменения заказов / Вариации – подписанные инструкции для модификаций.
  В Польше изменения должны быть формально задокументированы и утверждены руководителем проекта или инвестором.
  В Финляндии модификации добавляются в проектные записи и обычно требуют подписи клиента и обновленных смет расходов.

Вносящие записи

Подписи и даты – каждая запись должна быть подписана (электронно или вручную) уполномоченным лицом. В Польше каждая запись в дневнике должна включать дату и подпись, обычно рукописную или с использованием официально утвержденной цифровой системы.
В Финляндии электронные подписи или верифицированные входы в систему обычно используются и принимаются как юридическое доказательство.

• Руководитель объекта (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  В Польше Kierownik Budowy является основным лицом, ответственным за обновление и подписание дневника.
  В Финляндии vastaava työnjohtaja выполняет ту же юридическую роль и должен быть зарегистрирован до начала строительства.

• Надзирающий инспектор (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  В Польше Inspektor Nadzoru действует независимо и может добавлять заметки во время проверок.
  В Финляндии муниципальный rakennustarkastaja контролирует соблюдение требований, но может не участвовать в ежедневных записях.

• Архитектор или проектировщик (Projektant / Suunnittelija)
  В Польше Projektant вносит заметки по мере необходимости, особенно при изменениях проекта или структурных пересмотрах.
  В Финляндии suunnittelija может предоставлять цифровые комментарии или одобрения, в зависимости от их контрактной роли.

• Представитель инвестора (Inwestor / Rakennuttaja)
  В Польше Inwestor может комментировать или запрашивать добавление записей, но не может отменять официальные обязанности.
  В Финляндии rakennuttaja (владелец проекта) часто использует проектные платформы для просмотра обновлений и выдачи одобрений.

Другие подтверждающие документы

• Строительные контракты
• Накладные и счета-фактуры
• Переписка с органами власти
• Протоколы встреч на объекте
• Обновления исполнительной документации
• Фотографии или чертежи ключевых этапов – особенно в цифровых дневниках.

Дневник строительной площадки служит всеобъемлющей ежедневной записью всех мероприятий, прогресса и событий, происходящих на строительной площадке. В Польше это юридически обязательный документ в соответствии с Законом о строительстве (Prawo budowlane, статья 45) и Постановлением о документации строительной площадки (Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dziennika budowy). Эти дневники должны вести подробную документацию строительного процесса и быть физически выданы или зарегистрированы на правительственной платформе, такой как e-Dziennik Budowy.

В Финляндии, хотя нет национально выданного дневника строительства, надлежащая документация все еще требуется для юридических, страховых и качественных целей. Многие компании используют внутренние цифровые инструменты или платформы, такие как Remato, для регистрации ежедневного прогресса, проверок безопасности и инцидентов, соответствуя стандартам Закона о безопасности и гигиене труда (738/2002).

В Эстонии, хотя нет центрального юридического обязательства использовать определенный формат, как в Польше, дневники строительства являются стандартной практикой, особенно в крупных государственных или тендерных проектах. Местные подрядчики часто полагаются на цифровые инструменты для документирования погодных условий, прогресса задач, поставок, данных о рабочей силе и заметок по безопасности — особенно при отчетности перед руководителями, клиентами или государственными органами.

Дневник строительства функционирует не только как юридическая защита, но и как инструмент управления проектом — от первоначальной передачи площадки до завершения проекта. Все записи также должны быть датированы и подписаны.

Кто несет ответственность за ведение качественного дневника строительства

Ведение юридически действительного и точного дневника строительства является общей ответственностью на строительных площадках, но основная ответственность лежит на руководителе строительства. Другие заинтересованные стороны проекта также имеют право вносить свой вклад, обеспечивая хорошо документированный и прозрачный процесс строительства.

Ключевые обязанности включают:

• Руководитель строительства (kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) является основной стороной, ответственной за поддержание актуальности дневника.
• Другие заинтересованные стороны, такие как инвестор, надзорный инспектор, проектировщик или представитель клиента, могут добавлять комментарии или наблюдения, но не могут заменить официальную роль руководителя строительства.
• Все записи должны быть сделаны своевременно, фактически и без фальсификации, так как неверные записи могут привести к юридическим санкциям или задержкам проекта.

Формат: бумажный или цифровой дневник строительства

Дневники строительства традиционно были бумажными, но современные площадки быстро переходят на цифровые инструменты для оптимизации процесса и улучшения доступности.

Распространенные форматы включают:

• Бумажные дневники: Переплетенные, проштампованные и выданные местным органом строительства (все еще обязательны во многих случаях в Польше).
• Цифровые дневники: Теперь юридически приняты в Польше и широко используются в Финляндии и Эстонии через платформы, такие как Remato.
  • Требует входа и верификации через ePUAP в Польше
  • Более легкий обмен, резервное копирование и удаленный доступ
  • Все еще находится в переходной фазе во многих регионах

Важность для проекта и соответствия требованиям

Дневник строительства — это не просто формальность, он играет ключевую роль в обеспечении качества проекта, подотчетности и юридической защиты на протяжении всего строительства.

Почему это важно:

• Служит доказательством в юридических спорах, страховых требованиях или расследованиях строительных дефектов
• Требуется во время аудитов, проверок и особенно при передаче проекта
• Плохо ведущийся или отсутствующий дневник может:
  • Задержать утверждения проекта
  • Поставить под угрозу окончательные разрешения на эксплуатацию
  • Подорвать доверие инвесторов или властей

Штрафы за несоблюдение требований

Неправильное ведение дневника строительства — это не просто небрежность, это может иметь реальные последствия. Власти в Польше, Финляндии и Эстонии серьезно относятся к документации, особенно в крупных или государственных проектах.

Возможные последствия несоблюдения требований включают:

• Штрафы, наложенные муниципальными или национальными строительными органами
• Задержки в планировании проекта и передаче
• Юридические споры по поводу ответственности, дефектов или неполных записей
• Неудачные проверки, приводящие к приостановке прогресса или отзыву разрешений

Ключевые выводы: дневники строительства на практике

Ведение дневника строительной площадки

Ведение дневника строительной площадки помогает создать надежную ежедневную запись, которая поддерживает качество строительного проекта, безопасность и прозрачность.

• Юридическое соответствие
  • В Польше ведение дневника строительства является обязательным, с строгими правилами и официальными форматами (бумажными или e-Dziennik Budowy).
  • В Финляндии и Эстонии, хотя и не всегда юридически обязательно, ежедневная отчетность является устоявшейся передовой практикой — особенно для крупных или финансируемых государством строительных проектов.
• Структурированные ежедневные записи
  • Фиксируйте погодные условия, присутствие персонала, использование оборудования, поставки материалов и любые инциденты.
  • Все записи должны быть точно датированы и подписаны (вручную или в цифровом виде), часто несколькими заинтересованными сторонами проекта.

Для более глубокого погружения в процесс модернизации, статья Remato об управлении цифровыми дневниками строительства объясняет, как профессионалы в области строительства упрощают процессы соответствия требованиям и отчетности.

Совершенствование ежедневной отчетности на строительной площадке

Ручные блокноты или таблицы Excel могут замедлить процесс отчетности и увеличить риск ошибок. Цифровые инструменты оптимизируют этот процесс и обеспечивают согласованность.

• Используйте инструменты, такие как remato
  • Автоматизируйте ежедневные журналы с фотографиями, задачами и обновлениями погоды.
  • Предоставьте руководителям объектов и инспекторам возможность добавлять записи в реальном времени непосредственно с мобильных устройств.
• Обеспечьте готовность к юридическим проверкам и аудитам
  • При цифровой отчетности записи в дневнике имеют временную метку, резервное копирование и легко доступны во время аудитов или инспекций.

Интересно, какие проблемы решает цифровая отчетность на практике? Эта статья освещает наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются руководители объектов, и как современные инструменты их решают.

Визуальная документация и доказательства

Визуальные записи являются мощным дополнением к письменным дневникам строительства — особенно для контроля качества, документации по безопасности и защиты от споров.

• Централизованное хранение изображений
  • Храните фотографии, чертежи и визуальные материалы инспекций внутри вашей платформы дневников.
  • Обеспечьте привязку документации к конкретному дню и задаче для отслеживаемости.
• Доказательства для властей и клиентов
  • Помогите подтвердить заявленный прогресс или обосновать задержки.
  • Фотографии служат проверяемыми доказательствами во время передачи проекта и инспекций.

Если вы не уверены, как улучшить процесс фотодокументации, эта статья в блоге Remato делится практическими советами и рассказывает о подводных камнях, которых следует избегать, особенно для субподрядчиков, управляющих сложными строительными проектами.

Управление дневниками строительства на нескольких проектах

Для компаний, работающих одновременно на нескольких объектах, критически важны видимость и согласованность.

• Цифровые панели управления помогают сохранять контроль
  • Инструменты, такие как Remato, предоставляют обзор всех активных объектов, включая информацию о том, кто заполнил дневник, отсутствуют ли записи и были ли отправлены формы безопасности.
• Уменьшите недопонимание
  • Централизованные платформы позволяют офисному персоналу, руководителям и полевым бригадам сотрудничать, используя одну и ту же актуальную информацию, что снижает задержки и недоразумения.

Хотите увидеть, как выглядит современная система документации строительной площадки? Эта статья объясняет, как панели управления, обновления задач и данные в реальном времени работают вместе в едином связанном представлении.