Шаблон запроса информации (RFI) в строительстве [Free Download]
Строительные проекты сложны, включая множество движущихся частей и заинтересованных сторон. Нередко возникают неопределенности в отношении различных аспектов проекта. Шаблон запроса информации в строительстве помогает устранить эти неопределенности, предоставляя структурированный способ для заинтересованных сторон запрашивать необходимую информацию, обеспечивая успешное завершение работы.
RFI - это просто запросы информации. Тем не менее, в них нет ничего простого, если они не обрабатываются должным образом.
Согласно исследованию, в среднем на каждый миллион долларов строительства по всему миру приходится 9,9 запросов информации. Это приводит к средней стоимости в 859 680 долларов, посвященной RFI.
Давайте рассмотрим процесс RFI и то, как эффективно управлять им в интересах всех заинтересованных сторон проекта.
PS Продолжайте читать, чтобы получить удобный шаблон запроса информации в строительстве.
Что такое запрос информации (RFI) в строительстве?
Запрос информации (RFI) в строительстве - это документ, используемый для обмена и дальнейшего уточнения деталей проекта между строительными, проектными и инженерными компаниями и специалистами, а также для получения разъяснений по конкретной части строительного проекта, такой как планы строительства, спецификации, положения контракта и строительные нормы.
Общий случай использования RFI в строительстве - это получение более подробной информации об аспектах проекта, которые не могут быть легко интерпретированы из первоначальных планов, и внесение замен там, где это необходимо.
Как правило, RFI выпускаются чаще в начале проекта, например, на стадии проектирования или торгов. Несоответствия, устраненные до начала работ на площадке, помогут сократить задержки во время строительной фазы.
RFI также служит записью коммуникации между вовлеченными сторонами относительно запрошенной и предоставленной информации. Это бесценно в случае возникновения спора.
Чем отличается строительный RFI от RFP, RFQ или RFT?
Запрос предложения (RFP)
RFP - это документ, который объявляет о проекте, описывает его и запрашивает предложения от квалифицированных подрядчиков для его выполнения.
Запрос котировки (RFQ)
RFQ - это форма переписки между владельцами проектов, ищущими информацию о ценах от поставщиков, способных удовлетворить их конкретные потребности.
На высоком уровне RFQ может показаться похожим на RFP. Однако эти типы корреспонденции имеют разные случаи использования. Компании выпускают RFQ, когда они точно знают, что хотят, в то время как RFP позволяют большую степень участия поставщиков в отношении спецификаций.
Запрос на участие в тендере (RFT)
RFT - это возможность для потенциальных поставщиков представить предложение на поставку товаров или услуг в ответ на подробный тендер - обычно в виде запечатанных предложений - в структурированном формате.
Каждый из этих терминов может быть использован либо как предшественник строительного RFI (когда RFI является частью проекта), либо как последующий шаг (когда RFI находится на начальной стадии найма компании клиентом).
Как выглядит процесс RFI в строительстве?
Учитывая, что запросы на получение информации (RFI) в строительстве обычно предназначены для уточнения вопросов, они должны быть структурированы таким образом, чтобы избежать дополнительной путаницы.
Наиболее существенным фактором является то, что каждый сотрудник вашей компании должен понимать важность процесса управления RFI и быть осведомлен о соответствующей политике и процедурах вашей компании.
Легко провести устную беседу с клиентом или подрядчиком для получения разъяснений. Однако, если у вас нет документального подтверждения этой информации, вы можете нести ответственность за дополнительные расходы в случае возникновения спора о том, что было согласовано.
Использование хорошо разработанного шаблона RFI гарантирует, что он содержит всю соответствующую информацию по проекту.
Как составить строительный RFI?
Определите проблему: RFI всегда должен начинаться с четкого изложения проблемы, которую необходимо решить. Кроме того, RFI должен фокусироваться на одной конкретной проблеме, поскольку это с большей вероятностью приведет к удовлетворительному ответу.
Предложите решение: Как эксперты, субподрядчики обычно имеют отличные идеи для решения проблем на протяжении всего проекта. Используйте процесс RFI как возможность представить эффективные решения возникающих проблем.
Предоставьте контекст: Убедитесь, что включили всю дополнительную информацию, необходимую для полного понимания проблемы. Многие RFI возвращаются субподрядчику просто потому, что недостаточно контекста для полного ответа на вопрос.
Включите визуальные материалы: Прикрепление ключевых визуальных элементов, таких как строительные планы или фотографии, может помочь конкретно прояснить ситуацию, облегчая генеральному подрядчику решение проблемы.
Вот некоторые стандартные элементы, которые включает большинство строительных RFI:
- Детали проекта, включая название, адрес и любую другую идентифицирующую информацию
- Дата подачи RFI и крайний срок для ответа (то есть недостаточно просто сказать “как можно скорее”)
- Данные отправителя и адресата, включая название компании и контактную информацию
- Уникальный номер RFI
- Название предмета или заголовок RFI и краткое описание
- Запрашиваемая информация и причина запроса
- Подробное описание RFI
- Описание любых прилагаемых документов
Шаблон строительного RFI
Использование шаблона для процесса RFI обеспечивает последовательность и в целом улучшает процесс. Ищете шаблон для строительных RFI? Скачайте наш бесплатный шаблон здесь:
Скачать шаблон строительного RFI
Строительные технологии, такие как Remato, Archdesk и Planyard, предоставляют отличное решение для составления и хранения RFI.
Мы надеемся, что эта статья и прилагаемый шаблон были полезны. RFI имеет множество применений в строительной отрасли. Однако помните, что его основная цель - сбор дополнительной информации или деталей проекта. RFI не следует использовать как основной метод коммуникации в ходе проекта, для подачи планов графика, получения одобрения на изменения средств и методов проекта или в качестве замены устного общения.