Прекратите терять инструменты: практичные решения для отслеживания активов

Данное руководство охватывает практические методы отслеживания активов для малых и средних предприятий в сфере строительства, клининга и коммунальных услуг. Узнайте, как отслеживать инструменты с помощью QR-кодов, меток из нержавеющей стали и удобного программного обеспечения для сокращения расходов, повышения ответственности и эффективности.

Почему отслеживание активов важно для малого бизнеса

Инструменты, оборудование и другие материальные активы являются жизненно важными для многих малых и средних предприятий – особенно в отраслях, требующих практической работы, таких как строительство, техническое обслуживание и полевые услуги.

Однако без надежного способа отслеживания этих активов предприятия ежедневно сталкиваются с предотвратимыми потерями – как времени, так и денег. Инструменты теряются, оборудование простаивает, потому что никто не знает, где оно находится, а команды тратят ценное время на поиски вместо работы. Со временем это приводит к повышению затрат на замену, срыву сроков и разочарованию работников.

Вот почему инвентаризация и управление активами – это не просто вопрос организации, а прямой рычаг повышения производительности, снижения краж и защиты вашей прибыли.

Цена неэффективного отслеживания активов

Влияние неэффективного отслеживания активов серьезно:

• Строительные компании сталкиваются с потерями от 300 миллионов до 1 миллиарда долларов ежегодно из-за пропажи инструментов и оборудования.
• До 30% всех закупок инструментов в секторе приходится на замену утерянных, украденных или сломанных предметов
• Полевые работники тратят до 90 минут в день на поиск инструментов.

Это потерянные деньги и снижение производительности.

Что такое отслеживание активов?

Отслеживание активов, также известное как отслеживание инструментов или управление оборудованием, – это процесс мониторинга:

• Какими активами вы владеете
• Где они находятся
• Кто их использует
• Их состояние и история обслуживания

Независимо от того, управляете ли вы реестром оборудования на уровне предприятия или просто хотите отследить несколько корпоративных ноутбуков, цель одна и та же: избежать хаоса, сократить потери и сделать ваш инвентарь видимым и управляемым.

Используйте QR-коды и штрих-коды для экономичного отслеживания активов

Один из самых простых и экономичных способов начать отслеживание активов – использование наклеек с QR-кодами и штрих-кодами. Это этикетки, которые вы прикрепляете к каждому инструменту или единице оборудования, с напечатанным уникальным QR-кодом (или традиционным штрих-кодом), соответствующим профилю этого предмета в вашей системе. Когда кому-то нужен предмет, они могут просто отсканировать код с помощью смартфона, чтобы зарегистрировать выдачу или просмотреть информацию об инструменте.

Как это работает

1. Создайте цифровую запись для каждого инструмента в приложении для управления активами.
2. Напечатайте или купите наклейку с QR-кодом или штрих-кодом, содержащую уникальный идентификатор.
3. Прикрепите наклейку к инструменту или оборудованию.
4. Работники могут сканировать код с помощью смартфона, чтобы:

• Просмотреть информацию об инструменте
• Зарегистрировать его выдачу/возврат
• Зафиксировать повреждение или обслуживание

Почему это работает

Использование наклеек с QR/штрих-кодами для отслеживания активов популярно, потому что:

• Низкая стоимость и простое внедрение: Печать наклеек с QR-кодами недорога, и вы можете промаркировать все – от электродрелей до ноутбуков – за считанные минуты. Нет необходимости в специальном оборудовании, кроме стандартного принтера и смартфонов.
• Быстрый доступ к информации: Сканирование мгновенно предоставляет информацию об инструменте. Больше не нужно листать бумажные журналы или электронные таблицы – ваш цифровой реестр программных активов обновляется в режиме реального времени.
• Повышенная ответственность: Если у каждого инструмента есть код, и каждая операция (выдача, передача, возврат) регистрируется путем сканирования, это создает четкую цепочку ответственности. Сотрудники осведомлены о том, что инструменты находятся под наблюдением, что способствует формированию культуры ответственности.
• Меньше ошибок: Сканирование кода более надежно, чем ручной ввод данных. Это предотвращает опечатки или путаницу, гарантируя, что каждый раз регистрируется правильный предмет.

Внедрение QR-кодов по существу интегрирует отслеживание инструментов в повседневный рабочий процесс. Для подрядчика или сервисной компании это превращает управление инструментами из утомительной обязанности в быструю процедуру сканирования, делая управление инвентарем для строительных проектов (и других) значительно проще и точнее.

Совет: Используйте водостойкие, сверхпрочные наклейки, чтобы этикетки не отклеивались в суровых условиях. Благодаря встроенной коррекции ошибок, QR-код часто можно прочитать даже при частичном повреждении.

Долговечные метки оборудования: когда использовать QR-метки из нержавеющей стали

Для активов, подвергающихся экстремально суровым условиям, QR-метки из нержавеющей стали являются оптимальным решением. Это металлические бирки (обычно из нержавеющей стали или анодированного алюминия) с выгравированным или напечатанным QR-кодом или штрих-кодом. Вы можете прикрепить их к оборудованию с помощью винтов, заклепок или сильного клея. Бирки из нержавеющей стали стоят дороже, чем наклейки, но обладают непревзойденной долговечностью.

Когда использовать металлические бирки

Если у вас есть инструменты, постоянно подвергающиеся воздействию погоды, абразивному износу, нагреву или химикатам, стандартная наклейка может не выдержать. Например, подумайте об оборудовании, хранящемся на открытом воздухе круглый год, или инструментах, которые регулярно подвергаются мойке под давлением. Металлические QR-бирки обладают превосходной устойчивостью к воздействию погоды и химикатов. Они не легко рвутся, не выцветают и не корродируют даже в сложных условиях. Это делает их идеальными для долгосрочного мониторинга активов на строительных площадках, заводах или в любой требовательной среде.

Преимущества QR-меток из нержавеющей стали

• Экстремальная долговечность: Эти метки выдерживают дождь, солнце, высокие температуры и грубое обращение – условия, которые уничтожили бы бумажную этикетку. Они часто используются для управления основными средствами, где ключевым фактором является долговечность.
• Долгосрочная ценность: Хотя первоначальные затраты выше, вам, вероятно, не придется заменять металлическую метку в течение многих лет (если вообще когда-либо). Для дорогостоящих инструментов или оборудования с длительным сроком службы одноразовая металлическая метка обеспечивает сохранность идентификатора актива.
• Надежное крепление: Крепление меток винтами или заклепками затрудняет их удаление. Это препятствует случайной краже или умышленной порче. (В отличие от этого, кто-то может отклеить наклейку, но удаление прикрученной металлической пластины требует усилий.)
• Дополнительная информация при необходимости: Металлические метки могут вмещать дополнительную информацию (например, серийный номер или название компании) рядом с QR-кодом, поскольку вы можете использовать как код, так и гравированный текст.

Для большинства мелких инструментов достаточно сверхпрочных наклеек. Но в определенных случаях – например, если этикетка инструмента постоянно уничтожается – переход на метку из нержавеющей стали является разумным решением. Многие системы отслеживания активов (от полнофункциональных программ управления активами строительных компаний до более простых приложений для малого бизнеса) поддерживают как наклейки, так и металлические метки, поскольку сам QR-код работает одинаково. Ключевым моментом является обеспечение высокой контрастности и качественной печати кода на металлической метке, чтобы он сканировался так же легко, как наклейка.

Продвинутое отслеживание активов: объяснение RFID, Bluetooth и GPS

QR-коды и штрих-коды просты и доступны, но существуют и более продвинутые технологии отслеживания – в частности, системы на основе RFID, Bluetooth и GPS. Они могут вывести отслеживание активов на новый уровень, хотя и требуют больших инвестиций и настройки.

• Отслеживание активов с помощью RFID: RFID-метки можно сканировать в массовом порядке без прямой видимости. Это делает возможным быстрый подсчет инвентаря (например, помахивание RFID-считывателем вблизи ящика с инструментами могло бы обнаружить все помеченные инструменты внутри). Это мощное решение для больших инвентарей (некоторые компании используют RFID-отслеживание ИТ-активов для управления аппаратным обеспечением центров обработки данных), но RFID требует специальных считывателей и инфраструктуры, поэтому его может быть трудно обосновать для небольших операций.
• Bluetooth-маяки: Эти небольшие метки передают сигнал Bluetooth на мобильное приложение. Это полезно для определения наличия инструмента поблизости на рабочей площадке. Однако диапазон Bluetooth ограничен (обычно до нескольких десятков метров), и метки требуют батарей.
• GPS-трекеры: Для крупногабаритного оборудования или транспортных средств GPS-устройства могут передавать данные о местоположении в режиме реального времени из любой точки. Это отлично подходит для поиска украденного имущества и управления автопарком, однако GPS-трекеры требуют питания (от батареи или проводки) и, как правило, тарифного плана для подключения.

Эти высокотехнологичные методы часто используются в системах управления активами корпоративного уровня. Фактически, некоторые из лучших программных комплексов EAM для крупных компаний интегрируют такие опции, как RFID или IoT-датчики. Однако для большинства малых и средних предприятий такие системы избыточны – более простые решения, такие как метки с QR-кодами, обеспечивают наилучшее соотношение цены и качества. Мы упоминаем эти варианты, чтобы подтвердить их существование для специализированных нужд, но не будем углубляться в них здесь.

Заключительные мысли: Почему каждому предприятию необходима система отслеживания активов

Внедряя даже базовую систему отслеживания инструментов, ваше предприятие получает:

• Снижение потерь и затрат на замену
• Повышение производительности персонала
• Более четкое планирование технического обслуживания
• Повышение ответственности

Независимо от того, управляете ли вы выездной сервисной бригадой, строительной компанией или коммунальной службой, отслеживание инструментов не обязательно должно быть дорогостоящим или сложным.

Готовы прекратить терять активы компании?

Программное обеспечение Remato для отслеживания активов позволяет выездным бригадам легко управлять инструментами, назначать оборудование и отслеживать техническое обслуживание – все с единой платформы, адаптированной для мобильных устройств.

Попробуйте бесплатно