Dzienniki budowy – oto, co powinieneś wiedzieć

Dzienniki budowy są prawnie wymaganymi dokumentami, które służą jako oficjalne zapisy postępów budowy, działań i wydarzeń związanych z placem budowy. Są one regulowane przez prawo budowlane i muszą przestrzegać ścisłych formalności.

Oto, co powinieneś wiedzieć, w oparciu o branżę budowlaną w Polsce i Finlandii.

Dzienniki budowy – wymóg prawny

Dziennik budowy jest obowiązkowy dla większości projektów budowlanych po wydaniu pozwolenia na budowę. Wymóg ten reguluje ustawa Prawo budowlane i związane z nią rozporządzenia. Dziennik musi zostać wydany przez lokalne władze budowlane i służy jako oficjalny zapis procesu budowy.

Co jest zapisywane w dziennikach witryn

Dziennik budowy służy jako chronologiczny i formalny zapis wszystkich działań na placu budowy. Typowe wpisy obejmują:

Konfiguracja przed rozpoczęciem budowy:

• Pozwolenie na budowę – wydawane przez władze lokalne.
  W Polscepozwolenie na budowę jest obowiązkowe dla większości projektów i należy je uzyskać przed rozpoczęciem prac.
  W Finlandii odpowiednikiem jest rakennuslupa, zazwyczaj przyznawana przez miejski urząd nadzoru budowlanego.

• Oficjalny dziennik budowy – wydany i podstemplowany przez władze budowlane (w formie papierowej lub cyfrowej).
  W Polsce musi on zostać fizycznie wydany i zatwierdzony przez władze lokalne lub zarejestrowany za pośrednictwem oficjalnej platformy cyfrowej (e-Dziennik Budowy).
  W Finlandii nie ma dziennika wydawanego przez państwo, ale dokumentacja jest nadal wymagana, a wiele firm korzysta z narzędzi cyfrowych, takich jak Remato lub inne dzienniki witryn, aby spełnić wewnętrzną zgodność.

• Plan placu budowy – przedstawiający układ, drogi dostępu, media itp.
  W Polsce plan jest przedkładany na etapie uzyskiwania pozwolenia i musi być dostępny na miejscu.
  W Finlandii nazywa się to työmaasuunnitelma i obejmuje logistykę, strefy bezpieczeństwa i infrastrukturę.

• Dokumentacja projektowa – w tym plany architektoniczne, konstrukcyjne, elektryczne i mechaniczne.
  W Polsce jest to część projekt budowlany i musi zostać zatwierdzony wraz z pozwoleniem.
  W Finlandii jest on często podzielony na planowanie architektoniczne (ARK) i planowanie inżynieryjne (RAK/S ) i składany etapami w zależności od rodzaju pozwolenia.

• Lista osób odpowiedzialnych – np. kierownik budowy, przedstawiciel inwestora, inspektor nadzoru budowlanego.
  W Polsce jest to Kierownik Budowy, Inwestor oraz Inspektor Nadzoru.
  W Finlandii musi istnieć vastaava työnjohtaja (odpowiedzialny kierownik budowy) zarejestrowany przed rozpoczęciem budowy, często wyznaczany przez głównego wykonawcę.
  
• Plan BHP – obowiązkowy dla większości projektów budowlanych.
  W Polsce plan ten jest znany jako Plan BIOZ i jest wymagany przed rozpoczęciem prac.
  W Finlandii odpowiednikiem jest työturvallisuussuunnitelma (plan bezpieczeństwa pracy), który musi być zgodny z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy (738/2002).

Codzienne operacje i wpisy do dziennika:

• Harmonogramy prac / wykres Gantta – śledzenie planowanych i rzeczywistych postępów.
  W Polsce wykresy Gantta są wykorzystywane do wizualizacji harmonogramów projektów i dopasowywania inspekcji do kamieni milowych.
  W Finlandii podobne narzędzia planowania są standardem i często są zintegrowane z cyfrowymi platformami zarządzania budową.

• Codzienne warunki pogodowe – temperatura, opady, wiatr itp.
  W Polsce warunki pogodowe muszą być codziennie odnotowywane w dzienniku budowy w celu zapewnienia zgodności.
  W Finlandii dokumentowanie pogody jest zalecane do oceny ryzyka i ubezpieczenia, choć nie jest obowiązkowe.

• Ewidencja siły roboczej – liczba i rodzaj pracowników na miejscu każdego dnia.
  W Polsce dzienniki pracowników muszą być prowadzone codziennie do celów prawnych i administracyjnych.
  W Finlandii dane dotyczące siły roboczej są wymagane do kontroli podatkowej i bezpieczeństwa i muszą być przekazywane do bazy danych bezpieczeństwa pracy (np. Ilmoita).

• Potwierdzenia dostawy materiałów – wskazujące czas i rodzaj dostawy.
  W Polsce rejestry dostaw pomagają zweryfikować zużycie materiałów i są często dołączane do dziennika.
  W Finlandii dokumentacja materiałów jest niezbędna do śledzenia jakości i audytu finansowego.
  
• Dokumentacja z inspekcji – od inspektora nadzorującego, straży pożarnej itp.
  W Polsce każda oficjalna kontrola musi być rejestrowana z podpisami.
  W Finlandii szczegóły kontroli są zgłaszane władzom miejskim i przechowywane w formie cyfrowej.

• Dzienniki użytkowania maszyn – co było używane, kiedy i przez kogo.
  W Polsce wykorzystanie dużego sprzętu jest często odnotowywane w dzienniku i wykorzystywane do śledzenia kosztów.
  W Finlandii cyfrowe śledzenie jest powszechne i połączone z systemami produktywności i wynajmu.
  
• Raporty z incydentów – wypadki, przestoje, opóźnienia lub naruszenia bezpieczeństwa.
  W Polsce każdy incydent musi być natychmiast odnotowany w dzienniku i może spowodować wszczęcie kontroli.
  W Finlandii incydenty muszą być zgłaszane do Fińskiej Agencji Bezpieczeństwa i Chemikaliów (Tukes) i rejestrowane do wewnętrznego przeglądu.
  
• Zlecenia zmian / warianty – podpisane instrukcje dotyczące modyfikacji.
  W Polsce zmiany muszą być formalnie udokumentowane i zatwierdzone przez kierownika projektu lub inwestora.
  W Finlandii modyfikacje są dodawane do dokumentacji projektu i zazwyczaj wymagają zatwierdzenia przez klienta i zaktualizowanych szacunków kosztów.

Współtwórcy wpisu

Podpisy i daty – każdy wpis musi być podpisany (elektronicznie lub ręcznie) przez upoważnioną osobę. W Polsce każdy wpis w dzienniku musi zawierać datę i podpis, zazwyczaj odręczny lub przy użyciu oficjalnie zatwierdzonego systemu cyfrowego.
W Finlandii podpisy elektroniczne lub zweryfikowane loginy są powszechnie stosowane i akceptowane jako dowód prawny.

• Kierownik budowy (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  W Polsce głównym podmiotem odpowiedzialnym za aktualizację i podpisywanie dziennika jest Kierownik Budowy.
  W Finlandii vastaava työnjohtaja odgrywa taką samą rolę prawną i musi zostać zarejestrowana przed rozpoczęciem budowy.

• Inspektor nadzoru (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  W Polsce Inspektor Nadzoru działa niezależnie i może dodawać notatki podczas kontroli.
  W Finlandii miejska rakennustarkastaja monitoruje zgodność, ale nie może być zaangażowana w codzienne wpisy.

• Architekt lub projektant (Projektant / Suunnittelija)
  W Polsce Projektant wnosi uwagi w razie potrzeby, w szczególności podczas zmian projektowych lub przeglądów strukturalnych.
  W Finlandii suunnittelija może przekazywać cyfrowe komentarze lub zatwierdzenia, w zależności od ich roli w umowie.

• Przedstawiciel inwestora (Inwestor / Rakennuttaja)
  W Polsce Inwestor może komentować lub prosić o dodanie wpisów, ale nie może zastępować oficjalnych obowiązków.
  W Finlandii rakennuttaja (właściciel projektu) często korzysta z platform projektowych do przeglądania aktualizacji i wydawania zatwierdzeń.

Inne dokumenty uzupełniające

• Umowy budowlane
• Potwierdzenia dostawy i faktury
• Korespondencja z władzami
• Protokoły ze spotkań na miejscu
• Aktualizacje dokumentacji powykonawczej
• Zdjęcia lub rysunki kluczowych etapów – zwłaszcza w dziennikach cyfrowych.

Dziennik budowy służy jako kompleksowy, codzienny zapis wszystkich działań, postępów i zdarzeń mających miejsce na placu budowy. W Polsce jest to dokument prawnie obowiązujący na mocy ustawyPrawo budowlane (art. 45) irozporządzenia w sprawie prowadzenia dziennika budowy. Dzienniki te muszą prowadzić szczegółową dokumentację procesu budowlanego i być fizycznie wydawane lub rejestrowane na platformie rządowej, takiej jak e-Dziennik Budowy.

W Finlandii, choć nie ma krajowego dziennika budowy, odpowiednia dokumentacja jest nadal wymagana do celów prawnych, ubezpieczeniowych i jakościowych. Wiele firm korzysta z wewnętrznych narzędzi cyfrowych lub platform, takich jak Remato, do rejestrowania codziennych postępów, kontroli bezpieczeństwa i incydentów, spełniając normy ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (738/2002).

W Estonii, choć nie ma centralnego prawnego obowiązku stosowania określonego formatu, jak w Polsce, dzienniki budowy są standardową praktyką, szczególnie w przypadku większych projektów publicznych lub przetargowych. Lokalni wykonawcy często polegają na narzędziach cyfrowych do dokumentowania warunków pogodowych, postępów w realizacji zadań, dostaw, danych dotyczących siły roboczej i uwag dotyczących bezpieczeństwa – zwłaszcza w przypadku raportowania do przełożonych, klientów lub organów rządowych.

Dziennik budowy funkcjonuje nie tylko jako zabezpieczenie prawne, ale także jako narzędzie zarządzania projektem – od początkowego przekazania placu budowy do zakończenia projektu. Wszystkie zgłoszenia muszą być również opatrzone datą i podpisane.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie dobrego dziennika witryny?

Prowadzenie zgodnego z prawem i dokładnego dziennika budowy jest wspólnym obowiązkiem na placach budowy, ale główna odpowiedzialność spoczywa na kierowniku budowy. Inni interesariusze projektu również mają prawo wnieść swój wkład, zapewniając dobrze udokumentowany i przejrzysty proces kompilacji.

Kluczowe obowiązki obejmują:

• Kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) jest główną osobą odpowiedzialną za aktualizację dziennika.
• Inne zainteresowane strony, takie jak inwestor, inspektor nadzoru, projektant lub przedstawiciel klienta – mogą dodawać komentarze lub obserwacje, ale nie mogą zastąpić oficjalnej roli kierownika budowy.
• Wszystkie wpisy muszą być dokonywane niezwłocznie, zgodnie ze stanem faktycznym i bez fałszerstw, ponieważ nieprawidłowe zapisy mogą prowadzić do kar prawnych lub opóźnień projektu.

Format: Papierowy lub cyfrowy dziennik witryny

Dzienniki budowy były tradycyjnie prowadzone w formie papierowej, ale nowoczesne zakłady szybko wdrażają narzędzia cyfrowe w celu usprawnienia procesu i poprawy dostępności.

Popularne formaty obejmują:

• Dzienniki papierowe: Oprawione, opieczętowane i wydane przez lokalne władze budowlane (w wielu przypadkach nadal obowiązkowe w Polsce).
• Cyfrowe pamiętniki: Obecnie legalnie akceptowane w Polsce i szeroko stosowane w Finlandii i Estonii za pośrednictwem platform takich jak Remato.
  • Wymaga logowania i weryfikacji ePUAP w Polsce
  • Łatwiejsze udostępnianie, tworzenie kopii zapasowych i zdalny dostęp
  • Nadal w fazie przejściowej w wielu regionach

Znaczenie dla projektu i zgodności

Dziennik budowy to nie tylko formalność – odgrywa on kluczową rolę w zapewnieniu jakości projektu, odpowiedzialności i ochrony prawnej w trakcie budowy.

Dlaczego ma to znaczenie:

• Działa jako dowód w sporach prawnych, roszczeniach ubezpieczeniowych lub dochodzeniach w sprawie wad budowlanych.
• Wymagane podczas audytów, inspekcji, a zwłaszcza w momencie przekazania projektu.
• Źle prowadzony lub zaginiony dziennik może:
  • Opóźnienie zatwierdzenia projektu
  • Zagrozić ostatecznym pozwoleniom na użytkowanie
  • Podważenie zaufania inwestorów lub władz

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Nieprawidłowe prowadzenie dziennika witryny to nie tylko nieostrożność – może to mieć realne konsekwencje. Władze w Polsce, Finlandii i Estonii poważnie traktują dokumentację, zwłaszcza w przypadku większych lub publicznych projektów.

Możliwe skutki niezgodności obejmują:

• Grzywny nałożone przez miejskie lub krajowe władze budowlane
• Opóźnienia w planowaniu i przekazywaniu projektów
• Spory prawne dotyczące odpowiedzialności, wad lub niekompletnej dokumentacji
• Nieudane inspekcje prowadzące do wstrzymania postępów lub cofnięcia zezwoleń

Kluczowe wnioski: Dzienniki budowy w praktyce

Prowadzenie dziennika budowy

Prowadzenie dziennika budowy pomaga w tworzeniu wiarygodnych codziennych zapisów, które wspierają jakość, bezpieczeństwo i przejrzystość projektu budowlanego.

• Zgodność z prawem
  • W Polsce prowadzenie dziennika budowy jest obowiązkowe, regulują to ścisłe przepisy i oficjalne formaty (papierowy lub elektroniczny Dziennik Budowy).
  • W Finlandii i Estonii, choć nie zawsze jest to prawnie wymagane, codzienne raportowanie jest uznaną najlepszą praktyką – szczególnie w przypadku większych lub finansowanych ze środków publicznych obiektów.
• Ustrukturyzowane wpisy dzienne
  • Rejestruj warunki pogodowe, obecność załogi, wykorzystanie sprzętu, dostawy materiałów i wszelkie incydenty.
  • Wszystkie wpisy muszą być dokładnie datowane i podpisane (ręcznie lub cyfrowo), często przez wielu interesariuszy projektu.

Aby uzyskać głębsze spojrzenie na modernizację tego procesu, w artykule Remato na temat zarządzania cyfrowymi dziennikami budowy wyjaśniono, w jaki sposób specjaliści budowlani upraszczają przepływy pracy w zakresie zgodności i raportowania.

Ulepszanie codziennych raportów witryny

Ręczne notatniki lub arkusze Excel mogą spowolnić raportowanie i zwiększyć ryzyko błędu. Narzędzia cyfrowe usprawniają ten proces i zapewniają spójność.

• Korzystaj z narzędzi takich jak Remato
  • Zautomatyzuj codzienne dzienniki ze zdjęciami, zadaniami i aktualizacjami pogody.
  • Umożliwiaj kierownikom i inspektorom dodawanie wpisów w czasie rzeczywistym bezpośrednio z urządzeń mobilnych.
• Zapewnij gotowość prawną i audytową
  • Dzięki raportowaniu cyfrowemu wpisy w dzienniku są opatrzone znacznikami czasu, mają kopie zapasowe i są łatwo dostępne podczas audytów lub inspekcji.

Ciekawi Cię, jakie problemy w praktyce rozwiązuje raportowanie cyfrowe? W tym artykule przedstawiono najczęstsze frustracje, z jakimi borykają się menedżerowie witryn, oraz sposoby ich rozwiązania za pomocą nowoczesnych narzędzi.

Dokumentacja wizualna i dowody

Zapisy wizualne są potężnym uzupełnieniem pisemnych dzienników budowy – szczególnie w przypadku kontroli jakości, dokumentacji bezpieczeństwa i ochrony przed sporami.

• Scentralizowane przechowywanie obrazów
  • Przechowuj zdjęcia, rysunki i wizualizacje inspekcji na platformie dziennika.
  • Upewnij się, że dokumentacja jest powiązana z konkretnym dniem i zadaniem w celu zapewnienia identyfikowalności.
• Dowód dla władz i klientów
  • Pomóż zweryfikować zgłoszone postępy lub uzasadnić opóźnienia.
  • Zdjęcia działają jako weryfikowalny dowód podczas przekazania projektu i inspekcji.

Jeśli nie masz pewności, jak usprawnić proces tworzenia dokumentacji zdjęciowej, w tym wpisie na blogu Remato znajdziesz praktyczne wskazówki i pułapki, których należy unikać – szczególnie w przypadku podwykonawców zarządzających złożonymi budowami.

Zarządzanie dziennikami budowy w wielu projektach

W przypadku firm pracujących nad kilkoma witrynami jednocześnie, widoczność i spójność mają kluczowe znaczenie.

• Cyfrowe pulpity nawigacyjne pomogą Ci zachować kontrolę
  • Narzędzia takie jak Remato zapewniają przegląd wszystkich aktywnych witryn, w tym tego, kto wypełnił dziennik, czy brakuje wpisów i czy przesłano formularze bezpieczeństwa.
• Ogranicz błędną komunikację
  • Scentralizowane platformy pozwalają pracownikom biurowym, przełożonym i ekipom terenowym współpracować w oparciu o te same aktualne informacje – zmniejszając opóźnienia i nieporozumienia.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda nowoczesny system dokumentacji miejsca pracy? W tym artykule wyjaśniono, w jaki sposób pulpity nawigacyjne, aktualizacje zadań i dane w czasie rzeczywistym współpracują ze sobą w jednym połączonym widoku.