Dzienniki budowy – oto, co powinieneś wiedzieć

Dzienniki budowy są prawnie wymaganymi dokumentami, które służą jako oficjalne zapisy postępów budowy, działań i wydarzeń związanych z placem budowy. Są one regulowane przez prawo budowlane i muszą przestrzegać ścisłych formalności.

Oto, co powinieneś wiedzieć, w oparciu o branżę budowlaną w Polsce i Finlandii.

Dzienniki budowy – wymóg prawny

Dziennik budowy jest obowiązkowy dla większości projektów budowlanych po wydaniu pozwolenia na budowę. Wymóg ten reguluje ustawa Prawo budowlane i związane z nią rozporządzenia. Dziennik musi zostać wydany przez lokalne władze budowlane i służy jako oficjalny zapis procesu budowy.

Co jest zapisywane w dziennikach witryn

Dziennik budowy służy jako chronologiczny i formalny zapis wszystkich działań na placu budowy. Typowe wpisy obejmują:

Konfiguracja przed rozpoczęciem budowy:

• Pozwolenie na budowę – wydawane przez władze lokalne.
  W Polscepozwolenie na budowę jest obowiązkowe dla większości projektów i należy je uzyskać przed rozpoczęciem prac.
  W Finlandii odpowiednikiem jest rakennuslupa, zazwyczaj przyznawana przez miejski urząd nadzoru budowlanego.

• Oficjalny dziennik budowy – wydany i podstemplowany przez władze budowlane (w formie papierowej lub cyfrowej).
  W Polsce musi on zostać fizycznie wydany i zatwierdzony przez władze lokalne lub zarejestrowany za pośrednictwem oficjalnej platformy cyfrowej (e-Dziennik Budowy).
  W Finlandii nie ma dziennika wydawanego przez państwo, ale dokumentacja jest nadal wymagana, a wiele firm korzysta z narzędzi cyfrowych, takich jak Remato lub inne dzienniki witryn, aby spełnić wewnętrzną zgodność.

• Plan placu budowy – przedstawiający układ, drogi dostępu, media itp.
  W Polsce plan jest przedkładany na etapie uzyskiwania pozwolenia i musi być dostępny na miejscu.
  W Finlandii nazywa się to työmaasuunnitelma i obejmuje logistykę, strefy bezpieczeństwa i infrastrukturę.

• Dokumentacja projektowa – w tym plany architektoniczne, konstrukcyjne, elektryczne i mechaniczne.
  W Polsce jest to część projekt budowlany i musi zostać zatwierdzony wraz z pozwoleniem.
  W Finlandii jest on często podzielony na planowanie architektoniczne (ARK) i planowanie inżynieryjne (RAK/S ) i składany etapami w zależności od rodzaju pozwolenia.

• Lista osób odpowiedzialnych – np. kierownik budowy, przedstawiciel inwestora, inspektor nadzoru budowlanego.
  W Polsce jest to Kierownik Budowy, Inwestor oraz Inspektor Nadzoru.
  W Finlandii musi istnieć vastaava työnjohtaja (odpowiedzialny kierownik budowy) zarejestrowany przed rozpoczęciem budowy, często wyznaczany przez głównego wykonawcę.
  
• Plan BHP – obowiązkowy dla większości projektów budowlanych.
  W Polsce plan ten jest znany jako Plan BIOZ i jest wymagany przed rozpoczęciem prac.
  W Finlandii odpowiednikiem jest työturvallisuussuunnitelma (plan bezpieczeństwa pracy), który musi być zgodny z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy (738/2002).

Codzienne operacje i wpisy do dziennika:

• Harmonogramy prac / wykres Gantta – śledzenie planowanych i rzeczywistych postępów.
  W Polsce wykresy Gantta są wykorzystywane do wizualizacji harmonogramów projektów i dopasowywania inspekcji do kamieni milowych.
  W Finlandii podobne narzędzia planowania są standardem i często są zintegrowane z cyfrowymi platformami zarządzania budową.

• Codzienne warunki pogodowe – temperatura, opady, wiatr itp.
  W Polsce warunki pogodowe muszą być codziennie odnotowywane w dzienniku budowy w celu zapewnienia zgodności.
  W Finlandii dokumentowanie pogody jest zalecane do oceny ryzyka i ubezpieczenia, choć nie jest obowiązkowe.

• Ewidencja siły roboczej – liczba i rodzaj pracowników na miejscu każdego dnia.
  W Polsce dzienniki pracowników muszą być prowadzone codziennie do celów prawnych i administracyjnych.
  W Finlandii dane dotyczące siły roboczej są wymagane do kontroli podatkowej i bezpieczeństwa i muszą być przekazywane do bazy danych bezpieczeństwa pracy (np. Ilmoita).

• Potwierdzenia dostawy materiałów – wskazujące czas i rodzaj dostawy.
  W Polsce rejestry dostaw pomagają zweryfikować zużycie materiałów i są często dołączane do dziennika.
  W Finlandii dokumentacja materiałów jest niezbędna do śledzenia jakości i audytu finansowego.
  
• Dokumentacja z inspekcji – od inspektora nadzorującego, straży pożarnej itp.
  W Polsce każda oficjalna kontrola musi być rejestrowana z podpisami.
  W Finlandii szczegóły kontroli są zgłaszane władzom miejskim i przechowywane w formie cyfrowej.

• Dzienniki użytkowania maszyn – co było używane, kiedy i przez kogo.
  W Polsce wykorzystanie dużego sprzętu jest często odnotowywane w dzienniku i wykorzystywane do śledzenia kosztów.
  W Finlandii cyfrowe śledzenie jest powszechne i połączone z systemami produktywności i wynajmu.
  
• Raporty z incydentów – wypadki, przestoje, opóźnienia lub naruszenia bezpieczeństwa.
  W Polsce każdy incydent musi być natychmiast odnotowany w dzienniku i może spowodować wszczęcie kontroli.
  W Finlandii incydenty muszą być zgłaszane do Fińskiej Agencji Bezpieczeństwa i Chemikaliów (Tukes) i rejestrowane do wewnętrznego przeglądu.
  
• Zlecenia zmian / warianty – podpisane instrukcje dotyczące modyfikacji.
  W Polsce zmiany muszą być formalnie udokumentowane i zatwierdzone przez kierownika projektu lub inwestora.
  W Finlandii modyfikacje są dodawane do dokumentacji projektu i zazwyczaj wymagają zatwierdzenia przez klienta i zaktualizowanych szacunków kosztów.

Współtwórcy wpisu

Podpisy i daty – każdy wpis musi być podpisany (elektronicznie lub ręcznie) przez upoważnioną osobę. W Polsce każdy wpis w dzienniku musi zawierać datę i podpis, zazwyczaj odręczny lub przy użyciu oficjalnie zatwierdzonego systemu cyfrowego.
W Finlandii podpisy elektroniczne lub zweryfikowane loginy są powszechnie stosowane i akceptowane jako dowód prawny.

• Kierownik budowy (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  W Polsce głównym podmiotem odpowiedzialnym za aktualizację i podpisywanie dziennika jest Kierownik Budowy.
  W Finlandii vastaava työnjohtaja odgrywa taką samą rolę prawną i musi zostać zarejestrowana przed rozpoczęciem budowy.

• Inspektor nadzoru (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  W Polsce Inspektor Nadzoru działa niezależnie i może dodawać notatki podczas kontroli.
  W Finlandii miejska rakennustarkastaja monitoruje zgodność, ale nie może być zaangażowana w codzienne wpisy.

• Architekt lub projektant (Projektant / Suunnittelija)
  W Polsce Projektant wnosi uwagi w razie potrzeby, w szczególności podczas zmian projektowych lub przeglądów strukturalnych.
  W Finlandii suunnittelija może przekazywać cyfrowe komentarze lub zatwierdzenia, w zależności od ich roli w umowie.

• Przedstawiciel inwestora (Inwestor / Rakennuttaja)
  W Polsce Inwestor może komentować lub prosić o dodanie wpisów, ale nie może zastępować oficjalnych obowiązków.
  W Finlandii rakennuttaja (właściciel projektu) często korzysta z platform projektowych do przeglądania aktualizacji i wydawania zatwierdzeń.

Inne dokumenty uzupełniające

• Umowy budowlane
• Potwierdzenia dostawy i faktury
• Korespondencja z władzami
• Protokoły ze spotkań na miejscu
• Aktualizacje dokumentacji powykonawczej
• Zdjęcia lub rysunki kluczowych etapów – zwłaszcza w dziennikach cyfrowych.

Dziennik budowy służy jako kompleksowy, codzienny zapis wszystkich działań, postępów i zdarzeń mających miejsce na placu budowy. W Polsce jest to dokument prawnie obowiązujący na mocy ustawyPrawo budowlane (art. 45) irozporządzenia w sprawie prowadzenia dziennika budowy. Dzienniki te muszą prowadzić szczegółową dokumentację procesu budowlanego i być fizycznie wydawane lub rejestrowane na platformie rządowej, takiej jak e-Dziennik Budowy.

W Finlandii, choć nie ma krajowego dziennika budowy, odpowiednia dokumentacja jest nadal wymagana do celów prawnych, ubezpieczeniowych i jakościowych. Wiele firm korzysta z wewnętrznych narzędzi cyfrowych lub platform, takich jak Remato, do rejestrowania codziennych postępów, kontroli bezpieczeństwa i incydentów, spełniając normy ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (738/2002).

W Estonii, choć nie ma centralnego prawnego obowiązku stosowania określonego formatu, jak w Polsce, dzienniki budowy są standardową praktyką, szczególnie w przypadku większych projektów publicznych lub przetargowych. Lokalni wykonawcy często polegają na narzędziach cyfrowych do dokumentowania warunków pogodowych, postępów w realizacji zadań, dostaw, danych dotyczących siły roboczej i uwag dotyczących bezpieczeństwa – zwłaszcza w przypadku raportowania do przełożonych, klientów lub organów rządowych.

Dziennik budowy funkcjonuje nie tylko jako zabezpieczenie prawne, ale także jako narzędzie zarządzania projektem – od początkowego przekazania placu budowy do zakończenia projektu. Wszystkie zgłoszenia muszą być również opatrzone datą i podpisane.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie dobrego dziennika witryny?

Prowadzenie zgodnego z prawem i dokładnego dziennika budowy jest wspólnym obowiązkiem na placach budowy, ale główna odpowiedzialność spoczywa na kierowniku budowy. Inni interesariusze projektu również mają prawo wnieść swój wkład, zapewniając dobrze udokumentowany i przejrzysty proces kompilacji.

Kluczowe obowiązki obejmują:

• Kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) jest główną osobą odpowiedzialną za aktualizację dziennika.
• Inne zainteresowane strony, takie jak inwestor, inspektor nadzoru, projektant lub przedstawiciel klienta – mogą dodawać komentarze lub obserwacje, ale nie mogą zastąpić oficjalnej roli kierownika budowy.
• Wszystkie wpisy muszą być dokonywane niezwłocznie, zgodnie ze stanem faktycznym i bez fałszerstw, ponieważ nieprawidłowe zapisy mogą prowadzić do kar prawnych lub opóźnień projektu.

Format: Papierowy lub cyfrowy dziennik witryny

Dzienniki budowy były tradycyjnie prowadzone w formie papierowej, ale nowoczesne zakłady szybko wdrażają narzędzia cyfrowe w celu usprawnienia procesu i poprawy dostępności.

Popularne formaty obejmują:

• Dzienniki papierowe: Oprawione, opieczętowane i wydane przez lokalne władze budowlane (w wielu przypadkach nadal obowiązkowe w Polsce).
• Cyfrowe pamiętniki: Obecnie legalnie akceptowane w Polsce i szeroko stosowane w Finlandii i Estonii za pośrednictwem platform takich jak Remato.
  • Wymaga logowania i weryfikacji ePUAP w Polsce
  • Łatwiejsze udostępnianie, tworzenie kopii zapasowych i zdalny dostęp
  • Nadal w fazie przejściowej w wielu regionach

Znaczenie dla projektu i zgodności

Dziennik budowy to nie tylko formalność – odgrywa on kluczową rolę w zapewnieniu jakości projektu, odpowiedzialności i ochrony prawnej w trakcie budowy.

Dlaczego to ważne:

• Działa jako dowód w sporach prawnych, roszczeniach ubezpieczeniowych lub dochodzeniach w sprawie wad budowlanych.
• Wymagane podczas audytów, inspekcji, a zwłaszcza w momencie przekazania projektu.
• Źle prowadzony lub zaginiony dziennik może:
  • Opóźnienie zatwierdzenia projektu
  • Zagrozić ostatecznym pozwoleniom na użytkowanie
  • Podważenie zaufania inwestorów lub władz

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Nieprawidłowe prowadzenie dziennika witryny to nie tylko nieostrożność – może to mieć realne konsekwencje. Władze w Polsce, Finlandii i Estonii poważnie traktują dokumentację, zwłaszcza w przypadku większych lub publicznych projektów.

Możliwe skutki niezgodności obejmują:

• Grzywny nałożone przez miejskie lub krajowe władze budowlane
• Opóźnienia w planowaniu i przekazywaniu projektów
• Spory prawne dotyczące odpowiedzialności, wad lub niekompletnej dokumentacji
• Nieudane inspekcje prowadzące do wstrzymania postępów lub cofnięcia zezwoleń

Kluczowe wnioski: Dzienniki budowy w praktyce

Prowadzenie dziennika budowy

Prowadzenie dziennika budowy pomaga w tworzeniu wiarygodnych codziennych zapisów, które wspierają jakość, bezpieczeństwo i przejrzystość projektu budowlanego.

• Zgodność z prawem
  • W Polsce prowadzenie dziennika budowy jest obowiązkowe, regulują to ścisłe przepisy i oficjalne formaty (papierowy lub elektroniczny Dziennik Budowy).
  • W Finlandii i Estonii, choć nie zawsze jest to prawnie wymagane, codzienne raportowanie jest uznaną najlepszą praktyką – szczególnie w przypadku większych lub finansowanych ze środków publicznych obiektów.
• Ustrukturyzowane wpisy dzienne
  • Rejestruj warunki pogodowe, obecność załogi, wykorzystanie sprzętu, dostawy materiałów i wszelkie incydenty.
  • Wszystkie wpisy muszą być dokładnie datowane i podpisane (ręcznie lub cyfrowo), często przez wielu interesariuszy projektu.

Aby uzyskać głębsze spojrzenie na modernizację tego procesu, w artykule Remato na temat zarządzania cyfrowymi dziennikami budowy wyjaśniono, w jaki sposób specjaliści budowlani upraszczają przepływy pracy w zakresie zgodności i raportowania.

Ulepszanie codziennych raportów witryny

Ręczne notatniki lub arkusze Excel mogą spowolnić raportowanie i zwiększyć ryzyko błędu. Narzędzia cyfrowe usprawniają ten proces i zapewniają spójność.

• Korzystaj z narzędzi takich jak Remato
  • Zautomatyzuj codzienne dzienniki ze zdjęciami, zadaniami i aktualizacjami pogody.
  • Umożliwiaj kierownikom i inspektorom dodawanie wpisów w czasie rzeczywistym bezpośrednio z urządzeń mobilnych.
• Zapewnij gotowość prawną i audytową
  • Dzięki raportowaniu cyfrowemu wpisy w dzienniku są opatrzone znacznikami czasu, mają kopie zapasowe i są łatwo dostępne podczas audytów lub inspekcji.

Ciekawi Cię, jakie problemy w praktyce rozwiązuje raportowanie cyfrowe? W tym artykule przedstawiono najczęstsze frustracje, z jakimi borykają się menedżerowie witryn, oraz sposoby ich rozwiązania za pomocą nowoczesnych narzędzi. Można również przeczytać szczegółowy przewodnik Remato dotyczący usprawnienia procesu codziennego raportu postępu budowy, aby zrozumieć, jak konsekwentna dokumentacja wpływa na wyniki projektu i zgodność z przepisami

Dokumentacja wizualna i dowody

Zapisy wizualne są potężnym uzupełnieniem pisemnych dzienników budowy – szczególnie w przypadku kontroli jakości, dokumentacji bezpieczeństwa i ochrony przed sporami.

• Scentralizowane przechowywanie obrazów
  • Przechowuj zdjęcia, rysunki i wizualizacje inspekcji na platformie dziennika.
  • Upewnij się, że dokumentacja jest powiązana z konkretnym dniem i zadaniem w celu zapewnienia identyfikowalności.
• Dowód dla władz i klientów
  • Pomóż zweryfikować zgłoszone postępy lub uzasadnić opóźnienia.
  • Zdjęcia działają jako weryfikowalny dowód podczas przekazania projektu i inspekcji.

Jeśli nie masz pewności, jak usprawnić proces tworzenia dokumentacji zdjęciowej, w tym wpisie na blogu Remato znajdziesz praktyczne wskazówki i pułapki, których należy unikać – szczególnie w przypadku podwykonawców zarządzających złożonymi budowami.

Zarządzanie dziennikami budowy w wielu projektach

W przypadku firm pracujących nad kilkoma witrynami jednocześnie, widoczność i spójność mają kluczowe znaczenie.

• Cyfrowe pulpity nawigacyjne pomogą Ci zachować kontrolę
  • Narzędzia takie jak Remato zapewniają przegląd wszystkich aktywnych witryn, w tym tego, kto wypełnił dziennik, czy brakuje wpisów i czy przesłano formularze bezpieczeństwa.
• Ogranicz błędną komunikację
  • Scentralizowane platformy pozwalają pracownikom biurowym, przełożonym i ekipom terenowym współpracować w oparciu o te same aktualne informacje – zmniejszając opóźnienia i nieporozumienia.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda nowoczesny system dokumentacji miejsca pracy? W tym artykule wyjaśniono, w jaki sposób pulpity nawigacyjne, aktualizacje zadań i dane w czasie rzeczywistym współpracują ze sobą w jednym połączonym widoku.