Щоденники будівельного майданчика – ось що ви повинні знати

Щоденники будівельного майданчика – це юридично обов „язкові документи, які слугують офіційними записами про хід будівництва, діяльність та події, пов“ язані з будівництвом. Вони регулюються будівельним законодавством і повинні відповідати суворим формальностям.

Ось що вам варто знати на прикладі будівельної галузі Польщі та Фінляндії.

Законодавча вимога щодо щоденників на сайті

Щоденник робіт є обов’язковим для більшості будівельних проектів після отримання дозволу на будівництво. Ця вимога регулюється Законом про будівельне законодавство та пов’язаними з ним підзаконними актами. Щоденник має бути виданий місцевим будівельним органом і слугує офіційним документом, що фіксує процес будівництва.

Що записано в щоденниках сайту

Щоденник будівельного майданчика слугує хронологічним і формальним записом усіх робіт на майданчику. Типові записи включають

Налаштування перед будівництвом:

• Дозвіл на будівництво – видається місцевою владою.
  У Польщі дозвіл на будівництво(pozwolenie na budowę) є обов’язковим для більшості проектів і повинен бути отриманий до початку робіт.
  У Фінляндії еквівалентом є rakennuslupa, що зазвичай видається муніципальним органом будівельного нагляду.

• Офіційний щоденник будівництва – виданий і завірений печаткою будівельного органу (у паперовій або цифровій формі).
  У Польщі він повинен бути фізично виданий і затверджений місцевими органами влади або зареєстрований через офіційну цифрову платформу (e-Dziennik Budowy).
  У Фінляндії немає державного щоденника, але документація все одно необхідна, і багато компаній використовують цифрові інструменти, такі як Remato або інші журнали сайту, щоб відповідати внутрішнім вимогам.

• План будівельного майданчика – показує планування, під’їзні шляхи, інженерні комунікації тощо.
  У Польщі план подається на етапі отримання дозволу і повинен бути доступний на місці.
  У Фінляндії це називається työmaasuunnitelma і включає логістику, зони безпеки та інфраструктуру.

• Проектна документація – включаючи архітектурні, структурні, електричні та механічні плани.
  У Польщі це частина projekt budowlany і має бути затверджений разом з дозволом.
  У Фінляндії вона часто поділяється на архітектурне планування (ARK ) та інженерне планування (RAK/S ) і подається поетапно залежно від типу дозволу.

• Перелік відповідальних осіб – наприклад, керівник будівництва, представник інвестора, інспектор з нагляду за будівництвом.
  У Польщі це Kierownik Budowy (керівник ділянки), Inwestor (замовник) та Inspektor Nadzoru (інспектор з нагляду).
  У Фінляндії має бути vastaava työnjohtaja (відповідальний керівник будівельного майданчика), зареєстрований до початку будівництва, часто призначається головним підрядником.
  
• План охорони здоров „я та безпеки – обов“ язковий для більшості будівельних проектів.
  У Польщі цей план відомий як Plan BIOZ і є обов’язковим перед початком робіт.
  У Фінляндії еквівалентом є työturvallisuussuunnitelma (План охорони праці), який повинен відповідати Закону про охорону праці (738/2002).

Щоденні операції та щоденникові записи:

• Робочі графіки / діаграма Ганта – відстеження запланованого та фактичного прогресу.
  У Польщі діаграми Ганта використовуються для візуалізації термінів виконання проекту та узгодження перевірок з проміжними етапами.
  У Фінляндії подібні інструменти планування є стандартними і часто інтегровані в цифрові платформи управління будівництвом.

• Щоденні погодні умови – температура, опади, вітер тощо.
  У Польщі погодні умови повинні щодня фіксуватися в щоденнику будівельного майданчика для дотримання вимог.
  У Фінляндії документування погоди рекомендується для оцінки ризиків і страхування, але не є обов’язковим.

• Облік робочої сили – кількість і тип працівників, які працюють на об’єкті щодня.
  У Польщі для юридичних та адміністративних цілей необхідно вести щоденні журнали обліку працівників.
  У Фінляндії дані про робочу силу необхідні для податкового контролю та контролю за безпекою праці і повинні подаватися до бази даних з охорони праці (наприклад, Ilmoita).

• Квитанції про доставку матеріалів – показують час і тип доставки.
  У Польщі записи про доставку допомагають перевірити використання матеріалів і часто додаються до щоденника.
  У Фінляндії документування матеріалів необхідне для відстеження якості та фінансового аудиту.
  
• Акти перевірок – від інспектора з нагляду, пожежної охорони тощо.
  У Польщі кожна офіційна перевірка повинна бути зареєстрована з підписами.
  У Фінляндії деталі перевірок повідомляються муніципальній владі та зберігаються в цифровому вигляді.

• Журнали використання техніки – що, коли і ким було використано.
  У Польщі використання великого обладнання часто фіксується в щоденнику і використовується для відстеження витрат.
  У Фінляндії цифрове відстеження є поширеним і пов’язане з продуктивністю сайту та системами оренди.
  
• Звіти про інциденти – нещасні випадки, зупинки, затримки або порушення безпеки.
  У Польщі будь-який інцидент повинен бути негайно зафіксований у щоденнику і може стати причиною перевірки.
  У Фінляндії про інциденти необхідно повідомляти Фінське агентство з безпеки та хімічних речовин (Tukes) і реєструвати їх для внутрішнього аналізу.
  
• Накази про внесення змін / варіації – підписані інструкції щодо внесення змін.
  У Польщі зміни повинні бути офіційно задокументовані та затверджені керівником проекту або інвестором.
  У Фінляндії зміни вносяться до проектної документації і, як правило, вимагають підписання з боку клієнта та оновлення кошторису витрат.

Учасники конкурсу

Підписи та дати – кожен запис має бути підписаний (електронно або вручну) уповноваженою особою. У Польщі кожен запис у щоденнику повинен містити дату і підпис, зазвичай рукописний або з використанням офіційно затвердженої цифрової системи.
У Фінляндії електронні підписи або підтверджені логіни широко використовуються і приймаються як юридичні докази.

• Керівник сайту (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  У Польщі Kierownik Budowy є основною стороною, відповідальною за оновлення та підписання щоденника.
  У Фінляндії vastaava työnjohtaja відіграє таку ж юридичну роль і має бути зареєстрована до початку будівництва.

• Інспектор з нагляду (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  У Польщі Інспектор надзору діє незалежно і може робити зауваження під час перевірок.
  У Фінляндії за дотриманням вимог стежить муніципальна ракеннустаркастая, але вона може не брати участь у щоденних перевірках.

• Архітектор або дизайнер (Projektant / Suunnittelija)
  У Польщі Проектант вносить свої зауваження, коли це необхідно, зокрема, під час змін у дизайні або структурних оглядів.
  У Фінляндії suunnittelija може надавати цифрові коментарі або схвалення, залежно від їхньої контрактної ролі.

• Представник інвестора (Inwestor / Rakennuttaja)
  У Польщі інвестор може коментувати або просити про додавання записів, але не може перекривати офіційні обов’язки.
  У Фінляндії rakennuttaja (власник проекту) часто використовує проектні платформи для перегляду оновлень і видачі дозволів.

Інші супровідні документи

• Будівельні контракти
• Транспортні накладні та рахунки-фактури
• Листування з органами влади
• Протоколи зустрічей на місцях
• Оновлення документації по мірі створення
• Фотографії або малюнки ключових етапів – особливо в цифрових щоденниках.

Щоденник будівельного майданчика – це комплексний щоденний запис усіх видів діяльності, прогресу та подій, що відбуваються на будівельному майданчику. У Польщі він є обов’язковим документом відповідно до Закону про будівельне право(Prawo budowlane, стаття 45) та Положення про документацію будівельного майданчика(Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dziennika budowy). Ці щоденники повинні містити детальну документацію будівельного процесу і бути фізично видані або зареєстровані на урядовій платформі, наприклад, e-Dziennik Budowy.

У Фінляндії, незважаючи на відсутність загальнодержавного щоденника робіт, належна документація все ще необхідна для юридичних, страхових та якісних цілей. Багато компаній використовують внутрішні цифрові інструменти або платформи, такі як Remato, щоб реєструвати щоденний прогрес, перевірки безпеки та інциденти, дотримуючись стандартів Закону про охорону праці (738/2002).

В Естонії, незважаючи на те, що немає централізованого юридичного зобов’язання використовувати певний формат, як у Польщі, щоденники сайтів є стандартною практикою, особливо у великих державних проектах або проектах, що базуються на тендерах. Місцеві підрядники часто покладаються на цифрові інструменти для документування погодних умов, ходу виконання завдань, поставок, даних про робочу силу та інструкцій з техніки безпеки – особливо під час звітування перед керівниками, клієнтами або державними органами.

Щоденник робіт функціонує не лише як юридичний захист, але й як інструмент управління проектом – від початкової передачі об’єкта до завершення проекту. Усі записи повинні бути датовані та підписані.

Хто відповідає за ведення хорошого щоденника сайту

Ведення юридично дійсного і точного щоденника робіт є спільною відповідальністю на будівельних майданчиках, але основна відповідальність лежить на начальнику будівельного майданчика. Інші зацікавлені сторони проекту також мають право робити свій внесок, забезпечуючи добре задокументований і прозорий процес побудови.

Основні обов’язки включають:

• Керівник сайту(kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) є головною особою, відповідальною за підтримання щоденника в актуальному стані.
• Інші зацікавлені сторони, такі як інвестор, інспектор з нагляду, проектувальник або представник замовника, можуть додавати коментарі або зауваження, але не можуть замінити офіційну роль керівника робіт.
• Всі записи повинні бути зроблені оперативно, на основі фактів і без фальсифікацій, оскільки неправильні записи можуть призвести до юридичних санкцій або затримок у реалізації проекту.

Формат: Паперовий або цифровий щоденник сайту

Будівельні щоденники традиційно були паперовими, але сучасні сайти швидко переходять на цифрові інструменти, щоб спростити процес і покращити доступність.

Поширені формати включають:

• Паперові щоденники: Переплетені, скріплені печаткою та видані місцевим будівельним органом (все ще є обов’язковими в Польщі в багатьох випадках).
• Цифрові щоденники: Зараз юридично прийняті в Польщі і широко використовуються у Фінляндії та Естонії через такі платформи, як Remato.
  • Потрібен логін та верифікація ePUAP у Польщі
  • Простіший обмін, резервне копіювання та віддалений доступ
  • У багатьох регіонах все ще триває перехідний період

Важливість для проекту та дотримання вимог

Щоденник робіт – це не просто формальність, він відіграє ключову роль у забезпеченні якості проекту, підзвітності та правового захисту протягом усього будівництва.

Чому це важливо:

• Діє як доказ у судових спорах, страхових випадках або при розслідуванні будівельних дефектів
• Необхідна під час аудитів, інспекцій, і особливо під час передачі проекту
• Погано ведений або відсутній щоденник може:
  • Затягувати погодження проектів
  • Поставити під загрозу остаточні дозволи на заселення
  • Підірвати довіру з інвесторами або органами влади

Штрафи за недотримання вимог

Відсутність належного ведення щоденника сайту – це не просто недбалість, це може мати реальні наслідки. Влада Польщі, Фінляндії та Естонії серйозно ставиться до документації, особливо у великих і державних проектах.

Можливі наслідки недотримання включають в себе наступні:

• Штрафи, накладені муніципальними або державними будівельними органами
• Затримки в плануванні та передачі проектів
• Судові спори щодо відповідальності, дефектів або неповних записів
• Невдалі перевірки, що призвели до зупинки робіт або анулювання дозволів

Основні висновки: Щоденники будівельного майданчика на практиці

Ведення щоденника будівельного майданчика

Ведення щоденника будівельного майданчика допомагає створити надійну щоденну документацію, яка підтримує якість, безпеку та прозорість будівельного проекту.

• Дотримання правових норм
  • У Польщі ведення щоденника сайту є обов’язковим, із суворими правилами та офіційними форматами (паперовий або електронний Dziennik Budowy).
  • У Фінляндії та Естонії, хоча це не завжди вимагається законом, щоденне звітування є усталеною найкращою практикою – особливо для великих будівель або будівель, що фінансуються державою.
• Структуровані щоденні записи
  • Записуйте погодні умови, присутність екіпажу, використання обладнання, доставку матеріалів та будь-які інциденти.
  • Всі записи повинні бути точно датовані і підписані (вручну або цифровим способом), часто кількома учасниками проекту.

Для більш глибокого занурення в модернізацію цього процесу читайте статтю Remato про управління цифровими щоденниками будівельних майданчиків, в якій пояснюється, як фахівці в галузі будівництва спрощують робочі процеси дотримання нормативних вимог і звітності.

Покращення щоденних звітів по сайту

Ручні блокноти або таблиці Excel можуть сповільнити створення звітів і підвищити ризик помилок. Цифрові інструменти спрощують цей процес і забезпечують послідовність.

• Використовуйте такі інструменти, як Remato
  • Автоматизуйте щоденні журнали з фотографіями, завданнями та оновленнями погоди.
  • Дозвольте менеджерам та інспекторам додавати записи в режимі реального часу безпосередньо з мобільних пристроїв.
• Забезпечити юридичну та аудиторську готовність
  • Завдяки цифровій звітності записи в щоденнику мають позначку часу, резервну копію і легко доступні під час аудиту або перевірок.

Цікаво, які проблеми на практиці вирішує цифрова звітність? Ця стаття висвітлює найпоширеніші розчарування, з якими стикаються менеджери сайтів, і як сучасні інструменти їх усувають.

Візуальна документація та докази

Візуальні записи є потужним доповненням до письмових щоденників – особливо для контролю якості, документації з безпеки та захисту від суперечок.

• Централізоване зберігання зображень
  • Зберігайте фотографії, малюнки та інспекційні візуальні матеріали на платформі вашого щоденника.
  • Переконайтеся, що документація прив’язана до конкретного дня і завдання, щоб її можна було відстежити.
• Докази для органів влади та клієнтів
  • Допоможіть підтвердити звіт про прогрес або виправдати затримки.
  • Фотографії слугують достовірним доказом під час передачі проекту та інспекцій.

Якщо ви не знаєте, як покращити процес фотодокументації, ця стаття в блозі Remato ділиться дієвими порадами та підводними каменями, яких слід уникати – особливо для субпідрядників, які керують складними проектами.

Керування щоденниками сайту в декількох проектах

Для компаній, що працюють над кількома сайтами одночасно, прозорість і узгодженість є критично важливими.

• Цифрові дашборди допоможуть вам залишатися під контролем
  • Такі інструменти, як Remato, надають огляд усіх активних сайтів, включаючи інформацію про те, хто заповнював щоденник, чи немає пропущених записів і чи були надіслані форми з безпеки.
• Зменшити непорозуміння
  • Централізовані платформи дозволяють співробітникам офісу, керівникам і польовим бригадам працювати з однією і тією ж актуальною інформацією, що зменшує затримки і непорозуміння.

Хочете побачити, як виглядає сучасна система документування на будівельному майданчику? Ця стаття пояснює, як інформаційні панелі, оновлення завдань і дані в реальному часі працюють разом в одному пов’язаному поданні.