Шаблон будівельного запиту на інформацію (RFI) [Free Download]

Будівельні проекти є складними, в них задіяно багато рухомих частин і зацікавлених сторін. Нерідко виникають невизначеності щодо різних аспектів проекту. Шаблон будівельного RFI допомагає усунути ці невизначеності, забезпечуючи структурований спосіб для зацікавлених сторін запитувати необхідну інформацію, що гарантує успішне завершення роботи.

RFI - це просто запити на інформацію. Проте, немає нічого простого в них, якщо з ними не поводитися належним чином.

Згідно з опитуванням, на кожен 1 мільйон доларів, витрачений на будівництво у світі, припадає в середньому 9,9 запитів на інформацію. Це означає, що середні витрати на RFI становлять 859 680 доларів США.

Давайте розглянемо процес RFI і те, як ефективно керувати ним на користь усіх зацікавлених сторін проекту.

PS Продовжуйте читати для зручності Шаблон будівельного RFI.

Що таке запит на інформацію (ЗІ) у будівництві?

Запит на інформацію (RFI) - це документ, який використовується для обміну та подальшого уточнення деталей проекту між будівельними, проектними та інженерними компаніями та фахівцями, а також для отримання роз'яснень щодо конкретної частини будівельного проекту, наприклад, планів будівництва, специфікацій, положень контракту та будівельних стандартів.

Загальний випадок використання будівельного ЗНП полягає в тому, щоб отримати більш детальну інформацію про аспекти проекту, які не можна легко інтерпретувати з початкових планів, і зробити заміни, якщо це необхідно.

Як правило, ЗНП частіше видаються на початку проекту, наприклад, на етапі проектування або проведення тендеру. Невідповідності, усунені до початку робіт на місці, допоможуть зменшити затримки на етапі будівництва.

RFI також слугує записом комунікації між залученими сторонами щодо запитуваної та наданої інформації. Це безцінно в разі виникнення суперечки.

Чим будівельний RFI відрізняється від RFP, RFQ або RFT?

Запит на подання пропозицій (ЗП)

RFP - це документ, який оголошує проект, описує його та запрошує кваліфікованих підрядників до участі в ньому.

Запит цінових пропозицій (ЗЦП)

RFQ - це форма листування між власниками проектів, які шукають інформацію про ціни від постачальників, здатних задовольнити їхні конкретні потреби.

На перший погляд, RFQ може здатися схожим на RFP. Однак ці типи кореспонденцій мають різні випадки використання. Компанії публікують запити цінових пропозицій, коли вони точно знають, чого хочуть, тоді як запити на участь у тендері дають можливість постачальникам внести більший вклад у специфікацію.

Запит на участь у тендері (RFT)

RFT - це можливість для потенційних постачальників подати пропозицію на поставку товарів або послуг на умовах детального тендеру - зазвичай у вигляді запечатаних заявок - у структурованому форматі.

Кожна з цих умов може бути або попередньою до будівельного RFI (коли RFI є частиною проекту), або наступним кроком (коли RFI знаходиться на початковій стадії найму компанії).

Як виглядає процес RFI для будівництва?

З огляду на те, що будівельні ЗНП, як правило, мають на меті прояснити ситуацію, вони повинні бути структуровані таким чином, щоб уникнути додаткової плутанини.

Найважливішим фактором є те, що всі співробітники вашої компанії повинні розуміти важливість процесу управління RFI та знати про відповідну політику і процедури вашої компанії.

Легко провести усну розмову з клієнтом або підрядником, щоб отримати роз'яснення. Однак, якщо ви не задокументуєте цю інформацію, ви можете нести відповідальність за додаткові витрати, пов'язані з суперечкою про те, що було узгоджено.

Використання добре розробленого шаблону RFI гарантує, що він містить всю необхідну інформацію для проекту.

Як написати будівельний RFI?

Визначте проблему: RFI завжди повинен починатися з чіткого формулювання проблеми, яку потрібно вирішити. Крім того, запит має бути зосереджений на одній конкретній проблемі, оскільки в такому випадку є більше шансів отримати задовільну відповідь.

Запропонуйте рішення: Як експерти, субпідрядники, як правило, мають чудові ідеї щодо вирішення проблем протягом проекту. Використовуйте процес RFI як можливість представити ефективні рішення проблем, що виникають.

Запропонуйте контекст: Обов'язково додайте будь-яку додаткову інформацію, необхідну для повного розуміння проблеми. Багато запитів повертаються субпідряднику просто тому, що не вистачає контексту для повної відповіді на питання.

Додайте візуальні матеріали: Додавання ключових візуальних матеріалів, таких як плани будівлі або фотографії, може допомогти конкретно прояснити ситуацію, що полегшить генеральному підряднику вирішення проблеми.

Ось деякі стандартні елементи, які містить більшість будівельних запитів:

• Деталі проекту, включаючи назву, адресу та будь-яку іншу ідентифікаційну інформацію
• Дата подання запиту та кінцевий термін надання відповіді (тобто недостатньо просто сказати "якнайшвидше")
• Реквізити адресанта та адресата, включаючи назву компанії та контактну інформацію
• Унікальний номер RFI
• Назва теми або назва RFI та короткий опис
• Запитувана інформація і чому
• Детальний опис RFI
• Опис будь-яких доданих документів

Шаблон RFI для будівництва

Використання шаблону для процесу RFI забезпечує послідовність і покращує процес в цілому. Шукаєте шаблон для будівельних запитів? Завантажте наш безкоштовний шаблон тут:

Завантажити шаблон RFI для будівництва

Такі будівельні технології, як Remato, Archdesk та Planyard, є чудовим рішенням для складання та зберігання RFI.

Ми сподіваємося, що ця стаття та шаблон, що додається, були корисними. RFI має багато застосувань у будівельній галузі. Однак майте на увазі, що його загальна мета - зібрати додаткову інформацію або деталі проекту. RFI не повинен використовуватися як загальний метод комунікації в ході проекту, для подання планів-графіків, отримання дозволу на зміни в засобах і методах проекту або як заміна усної комунікації.