Перестаньте втрачати інструменти: Практичні рішення для відстеження активів

Цей посібник охоплює практичні методи відстеження активів для малого та середнього бізнесу у сфері будівництва, прибирання та комунальних послуг. Дізнайтеся, як відстежувати інструменти за допомогою QR-кодів, бирок з нержавіючої сталі та зручного програмного забезпечення, щоб скоротити витрати, покращити підзвітність та підвищити ефективність.

Чому відстеження активів важливе для малого бізнесу

Інструменти, обладнання та інші матеріальні активи є життєво важливими для багатьох малих і середніх підприємств, особливо в практичних галузях, таких як будівництво, технічне обслуговування та виїзні послуги.

Але без надійного способу відстежувати ці активи, компанії щодня стикаються з втратами, яких можна було б уникнути – як часу, так і грошей. Інструменти пропадають, обладнання стоїть без діла, бо ніхто не знає, де воно, а команди витрачають дорогоцінні години на пошуки замість того, щоб працювати. З часом це призводить до збільшення витрат на заміну, зриву термінів і розчарування працівників.

Ось чому управління запасами та активами – це не просто організація, це прямий важіль для підвищення продуктивності, зменшення крадіжок і захисту вашого прибутку.

Ціна поганого відстеження активів

Наслідки поганого відстеження активів є серйозними:

• Будівельні компанії стикаються з від $300 мільйонів до $1 мільярда збитків щороку через відсутність інструментів та обладнання.
• До 30% всіх закупівель інструментів у секторі – це заміна загублених, вкрадених або зламаних предметів
• Працівники на місцях витрачають до 90 хвилин на день на пошук інструментів.

Це втрачені гроші та знижена продуктивність.

Що таке відстеження активів?

Відстеження активів, також відоме як відстеження інструментів або управління активами обладнання, – це процес моніторингу:

• Якими активами ви володієте
• Де вони знаходяться
• Хто ними користується
• Їх стан та історія експлуатації

Незалежно від того, чи керуєте ви реєстром обладнання на рівні підприємства, чи просто хочете відстежувати кілька ноутбуків компанії, мета одна: уникнути хаосу, зменшити втрати та зробити інвентар видимим і керованим.

Використовуйте QR-коди та штрих-коди для економічно ефективного відстеження активів

Одним з найпростіших і найефективніших способів почати відстежувати активи є використання наклейок з QR-кодом і штрих-кодом. Це етикетки, які ви прикріплюєте до кожного інструменту чи обладнання, надруковані з унікальним QR-кодом (або традиційним штрих-кодом), який відповідає профілю цього елемента у вашій системі. Коли комусь знадобиться предмет, він може просто відсканувати код смартфоном, щоб зареєструвати винос або переглянути інформацію про інструмент.

Як це працює

1. Створіть цифровий запис для кожного інструменту в додатку для управління активами.
2. Роздрукуйте або придбайте наліпку з QR- або штрих-кодом, що містить унікальний ідентифікатор.
3. Прикріпіть наліпку до інструменту або обладнання.
4. Працівники можуть відсканувати код за допомогою смартфона:

• Переглянути інформацію про інструмент
• Перевірте його на вході/виході
• Пошкодження або обслуговування колоди

Чому це працює

Використання наклейок з QR/штрих-кодом для відстеження активів популярне тому, що:

• Низька вартість і легке розгортання: Друк наклейок з QR-кодом коштує недорого, і ви можете маркувати все – від електродрилів до ноутбуків – за лічені хвилини. Для цього не потрібне спеціальне обладнання, окрім стандартного принтера та смартфона.
• Швидкий доступ до інформації: Сканування миттєво відкриває інформацію про інструмент. Більше не потрібно гортати паперові журнали чи таблиці – ваш цифровий реєстр програмних активів оновлюється в режимі реального часу.
• Покращена підзвітність: Якщо кожен інструмент має код, а кожна транзакція (виписка, передача, повернення) реєструється за допомогою сканування, це створює чіткий ланцюжок відповідальності. Співробітники знають, що їхні інструменти контролюються, що сприяє розвитку культури підзвітності.
• Менше помилок: Сканування коду надійніше, ніж ручне введення даних. Він запобігає помилкам і плутанині, гарантуючи, що кожного разу буде записано правильний елемент.

Використання етикеток з QR-кодом по суті інтегрує відстеження інструментів у ваш повсякденний робочий процес. Для підрядника або сервісної компанії це перетворює управління інструментами з нудної рутини на швидке сканування і переміщення, що робить управління запасами для будівельних проектів (та інших) набагато простішим і точнішим.

Порада: Використовуйте стійкі до погодних умов, міцні наклейки, щоб етикетки не відклеювалися в складних умовах. Завдяки вбудованій корекції помилок, QR-код часто можна зчитати, навіть якщо його частина подряпана.

Міцні етикетки для обладнання: Коли використовувати QR-етикетки з нержавіючої сталі

Для активів, які працюють в надзвичайно суворих умовах, QR-код з нержавіючої сталі – ідеальне рішення. Це металеві мітки (зазвичай з нержавіючої сталі або анодованого алюмінію) з витравленим або надрукованим QR-кодом або штрих-кодом. Ви можете прикріпити їх до обладнання за допомогою гвинтів, заклепок або міцного клею. Бірки з нержавіючої сталі коштують дорожче, ніж наклейки, але вони мають неперевершену довговічність.

Коли використовувати металеві бирки

Якщо ваші інструменти постійно піддаються впливу погодних умов, стирання, тепла або хімічних речовин, стандартна наклейка може виявитися недовговічною. Наприклад, подумайте про обладнання, яке цілий рік зберігається на відкритому повітрі, або про інструменти, які регулярно миються під тиском. Металеві QR-мітки забезпечують чудову стійкість до погодних умов та хімічного впливу. Вони не рвуться, не вицвітають і не піддаються корозії навіть у складних умовах. Це робить їх ідеальними для довгострокового моніторингу активів на будівельних майданчиках, заводах та в інших складних умовах.

Переваги QR-міток з нержавіючої сталі

• Надзвичайна довговічність: Ці етикетки витримують дощ, сонце, високі температури і грубе поводження – умови, які знищили б паперову етикетку. Їх часто використовують для управління основними фондами, де довговічність є ключовим фактором.
• Довгострокова цінність: Хоча початкові витрати вищі, вам, швидше за все, не доведеться замінювати металеву бирку протягом багатьох років (якщо взагалі доведеться). Для дорогих інструментів або обладнання з тривалим терміном служби, одноразова металева бирка гарантує, що ідентифікатор активу залишиться неушкодженим.
• Надійне кріплення: Кріплення міток гвинтами або заклепками ускладнює їх зняття. Це запобігає випадковим крадіжкам або фальсифікаціям. (На відміну від цього, хтось може відклеїти наклейку, але зняття прикрученої металевої пластини потребує зусиль).
• Більше інформації, якщо потрібно: Металеві мітки можуть містити додаткову інформацію (наприклад, серійний номер або назву компанії) поряд з QR-кодом, оскільки ви можете використовувати як код, так і вигравіруваний текст.

Для більшості невеликих інструментів підійдуть надміцні наклейки. Але в деяких випадках – наприклад, коли етикетка інструменту постійно руйнується – перехід на бирку з нержавіючої сталі є розумним кроком. Багато систем відстеження активів (від повноцінного програмного забезпечення для управління активами будівельних компаній до простих додатків для малого бізнесу) підтримують як наклейки, так і металеві мітки, оскільки сам QR-код працює однаково. Важливо, щоб код на металевій бирці був висококонтрастним і добре надрукованим, щоб він сканувався так само легко, як і наклейка.

Просунуте відстеження активів: Пояснення щодо RFID, Bluetooth та GPS

QR-коди та штрих-коди є простими та доступними, але існують і більш просунуті технології відстеження – зокрема, RFID, Bluetooth та системи на основі GPS. Вони можуть вивести відстеження активів на новий рівень, хоча й потребують більших інвестицій та налаштування.

• Відстеження активів за допомогою RFID: RFID-мітки можна сканувати масово без прямої видимості. Це робить можливим швидкий підрахунок запасів (наприклад, якщо провести RFID-зчитувачем біля ящика з інструментами, можна виявити всі інструменти з мітками всередині). Вона ефективна для великих запасів (деякі компанії використовують RFID для відстеження ІТ-активів для управління обладнанням центрів обробки даних), але RFID вимагає спеціальних зчитувачів та інфраструктури, тому її може бути важко виправдати для невеликих операцій.
• Bluetooth-маячки: Ці маленькі мітки передають сигнал Bluetooth до мобільного додатку. Корисно бачити, чи є інструмент поблизу на робочому майданчику. Однак радіус дії Bluetooth обмежений (зазвичай до кількох десятків метрів), а мітки потребують батарейок.
• GPS-трекери: Для великого обладнання або транспортних засобів GPS-пристрої можуть передавати дані про місцезнаходження в реальному часі з будь-якого місця. Це чудово підходить для виявлення крадіжок і управління автопарком, але GPS-трекери потребують живлення (батареї або проводки) і, як правило, тарифного плану для підключення до Інтернету.

Ці високотехнологічні методи часто використовуються в управлінні активами на рівні підприємства. Насправді, деякі з найкращих програмних пакетів EAM для великих компаній інтегрують такі опції, як датчики RFID або IoT. Однак для більшості малих і середніх підприємств такі системи є надмірністю – простіші рішення, такі як QR-мітки, дають найбільшу віддачу за ваші гроші. Ми згадуємо ці варіанти, щоб визнати, що вони існують для спеціальних потреб, але ми не будемо заглиблюватися в них тут.

Підсумкові думки: Чому кожному бізнесу потрібна система відстеження активів

Впровадивши навіть базову систему відстеження інструментів, ваш бізнес виграє:

• Зниження втрат і витрат на заміну
• Підвищення продуктивності екіпажу
• Чіткіший графік технічного обслуговування
• Більша підзвітність

Незалежно від того, чи керуєте ви виїзною бригадою, будівельною компанією або бригадою громадських робіт, відстеження ваших інструментів не повинно бути дорогим або складним.

Готові припинити втрачати активи компанії?

Програмне забезпечення для відстеження активів Remato полегшує польовим бригадам управління інструментами, призначення обладнання та відстеження технічного обслуговування – і все це з однієї зручної для мобільних пристроїв платформи.

Спробуйте безкоштовно