Statybos laiko sekimo programa nuo darbo vietos iki biuro: kaip sutaupyti valandų kiekvieną savaitę naudojant geresnes sistemas

Statybose kiekviena uždirbta minutė yra svarbi. Įgulos vadovams, meistrams ir biuro darbuotojams neefektyvus laiko sekimas, rankinis dokumentavimas ir begaliniai sekimo skambučiai gali kainuoti valandas kiekvieną savaitę. Bet kas, jei visas jūsų darbo srautas – nuo lauko darbuotojo laiko registravimo iki biuro buhalterio valandų patvirtinimo – būtų supaprastintas ir realiu laiku? Būtent tai siūlo modernus įrankis, kaip Remato. Naudojant statybos laiko sekimo programą, šie procesai supaprastinami ir sumažinami administraciniai vėlavimai.

Šiame įraše aptarsime, kaip geros sistemos perkelia jūsų veiklą iš reaktyvios į proaktyvią, pašalina didelę administracinę naštą ir leidžia jūsų įgulai, vadovams ir biuro darbuotojams sutelkti dėmesį į tikras statybos užduotis, o ne į popierizmą. Geresnis lauko darbuotojų laiko sekimas užtikrina, kad jūsų įgulos valandos ir užduotys būtų tiksliai ir realiu laiku užfiksuotos.

1. Įprastas iššūkis: laikas, įrankiai ir užduotys prarandami vertime

Pradėkime nuo scenarijaus, pažįstamo daugeliui statybos įmonių. Darbuotojas atvyksta į darbą, naudoja ranka rašytus laiko lapus, fotografuoja asmeniniu telefonu, galbūt gauna kliento parašą ant popieriaus. Tuo tarpu biuras būstinėje bando sudėlioti, kas kur dirba, kiek laiko, kokios užduotys buvo atliktos ir kas toliau. Vadovai praleidžia valandas sekdami įrašus; buhalteriai praleidžia dienas suderindami laiko lapus ir nuotraukas; kitos užduotys laukia, kol ranka rašytos pastabos bus nuskenuotos. Rankinės sistemos dažnai nesugeba pateikti skaitmeninių laiko lapų statyboms, o tai gali lemti praleistas valandas ir ataskaitų klaidas.

Toks darbo srautas prideda vėlavimų, klaidų ir paslėptų darbo sąnaudų. Iš tiesų, daugelis statybos pramonės tyrimų pabrėžia, kad rankinis sekimas ir popierinis dokumentavimas lėtina pažangą ir didina riziką. Pavyzdžiui, vienoje statybos įgulos valdymo programinės įrangos apžvalgoje teigiama:

„Rankinis lankomumo ir projekto valandų sekimas yra laiko reikalaujantis ir klaidų kupinas procesas.“

Ir

„Statybos valdymo programinė įranga gali padaryti skirtumą, kai reikia išlaikyti projektus pagal grafiką… ji pašalina rankinių sekimo sistemų ar popierinių metodų poreikį.“ PlanRadar

Antra, prasta matomumas nuo biuro iki darbo vietos reiškia, kad tęstiniai darbai ir perdavimai nevyksta sklandžiai. Kita užduotis gali laukti patvirtinimo, arba nuotraukų įrodymai lieka nenaudojami, kol kas nors jų neįrašo. Tas nenaudojamas laikas yra „prarastas laikas“.

Trečia, darbo dubliavimas yra endeminis: jūsų darbo vietoje esantis darbuotojas fotografuoja; vėliau vadovas jų vėl prašo; buhalteris prašo laiko lapų; kažkas juos spausdina; kažkas juos įkelia. Visa tai susideda. Statybos laiko sekimo programa gali pašalinti dubliavimą, fiksuodama laiką, nuotraukas ir parašus vieną kartą šaltinyje.

2. Geresnis būdas: skaitmeninis, tiesioginis, integruotas darbo srautas su Remato

Dabar įsivaizduokite alternatyvą. Jūsų darbuotojai atvyksta į darbo vietą, jie registruojasi naudodamiesi Remato mobiliąja programa. Jie fotografuoja darbo pažangą. Jie fiksuoja klientų parašus (ekrane). Visa ta informacija tiesiogiai patenka į sistemą. Tuo tarpu biure: jūs matote tiesioginį vaizdą „kas atlieka kokią užduotį, kurioje darbo vietoje ir kiek laiko“. Jūs matote atvykstančias nuotraukas. Jūs matote, kad užduotis yra baigta, todėl galite iš karto suplanuoti kitą užduotį vienu paspaudimu. Naudodamiesi šia statybos laiko sekimo programa, vadovai gauna realaus laiko matomumą, o lauko darbuotojų laiko sekimas tampa be pastangų.

Pabrėžkime pagrindines funkcijas:

• Laiko ir lankomumo sekimas: Darbo vietoje esantys darbuotojai registruoja laiką ir pertraukas tiesiogiai per lauko mobiliąją programą. Ši informacija automatiškai patenka į sistemą – nereikia rankiniu būdu įvesti laiko lapų.
• Nuotraukų fiksavimas ir parašai: Darbuotojai gali pridėti nuotraukų įrodymus tiesiogiai iš lauko — pvz., darbo pažangą, įdiegtas dalis — ir gauti klientų parašus skaitmeniniu būdu, pašalinant popierinius perdavimus.
• Tiesioginis biuro stebėjimas: Vadovai biure gauna tiesioginę įgulos veiklos apžvalgą: kas dirba kur ir kokią užduotį, kiek laiko. Tai suteikia realaus laiko skaidrumą.
• Užduočių būklė ir planavimas: Kai užduotis pažymima kaip baigta, sistema automatiškai siunčia priminimus/pranešimus, kaip reikia. Nereikia laukti, kol kas nors atsiųs el. laišką ar pakels ragelį.
• Sumažinta administracinė našta: Su darbo srauto duomenimis, kurie automatiškai užfiksuojami ir matomi, rankinio nuotraukų sekimo, laiko lapų konsolidavimo ir atgalinio ryšio poreikis žymiai sumažėja.

Naudojant skaitmeninius laiko lapus statyboms programoje užtikrinamas tikslus ataskaitų teikimas ir sumažinamas administracinis laikas. Trumpai tariant: nuo lauko iki biuro informacijos srautas tampa sklandus.

3. Kiek valandų galima sutaupyti? Išskaidykime tai

Konkrečios pavyzdžiai padeda įvertinti realų poveikį. Apsvarstykite vidutinio dydžio statybos įgulą su 50 darbo vietoje esančių darbuotojų, kuriuos prižiūri 3 lauko vadovai, ir kuriuos palaiko 2 buhalteriai/biuro administratoriai.

Laikas, prarastas pagal „seną būdą“:

• Kiekvienas lauko vadovas praleidžia ~1 valandą per dieną sekdamas laiko lapus, tikrindamas valandas, sekdamas trūkstamus parašus = ~5 valandos per savaitę kiekvienam vadovui = ~15 valandų 3 vadovams.
• Buhalteris praleidžia ~2 valandas per dieną konsoliduodamas valandas, tikrindamas nuotraukas, suderindamas rankinius įrašus = ~10 valandų per savaitę.
• Vadovo sekimo skambučiai/el. laiškai dėl nuotraukų įrodymų ar būklės = ~1 valanda per dieną = ~5 valandos per savaitę. Bendra našta ~30 valandų per savaitę.

Laikas, sutaupytas naudojant skaitmeninę sistemą (kaip Remato):

• Lauko vadovai nebeseka laiko lapų — vietoj to gauna realaus laiko ataskaitas. Tarkime, 70 % laiko taupymas → sutaupo ~10–12 valandų per savaitę.
• Buhalteris gauna automatiškai konsoliduotus duomenis → tarkime, 80 % laiko taupymas → sutaupo ~8 valandas per savaitę.
• Vadovo sekimai sumažėja, nes būklė matoma tiesiogiai → tarkime, sutaupo ~4 valandas per savaitę. Bendrai sutaupyta ~22–24 valandos per savaitę.

Patobulintas lauko darbuotojų laiko sekimas kas savaitę sutaupo valandų ir leidžia vadovams sutelkti dėmesį į aukštesnės vertės užduotis. Statybos laiko sekimo programa taip pat sumažina nenaudojamą laiką, iš karto atnaujindama užduočių užbaigimą ir planavimą.

Tai reiškia, kad beveik pusė standartinės darbo savaitės atgaunama — ir galima skirti vertingoms užduotims, o ne administravimui.

Be to, greitesni perdavimai reiškia, kad užduotys pradedamos anksčiau, sumažinant nenaudojamą laiką ir vėlavimų sąnaudas. Kumuliautinis poveikis per mėnesį ar ketvirtį tampa reikšmingas.

4. Kodėl įgulos ir įrankių valdymas svarbus visai operacijai

Geresnės sistemos ne tik padeda su laiku ir popierizmu. Jos skleidžiasi per operacijas taip, kad tai svarbu.

4.1 didesnis matomumas = geresni sprendimai

Kai tiksliai žinote, kas dirba kokį darbą, kiek valandų ir kokia pažanga/nuotraukos yra, biuras turi daug geresnius duomenis. Tai leidžia jums nuspręsti: „Ar turėtume perkelti papildomą įgulą čia?“ arba „Ši užduotis atsilieka, įsikiškime dabar.“ Tyrimai apie darbo jėgos valdymą pabrėžia būtent tai:

„Automatiškai planuodami darbuotojus … užtikrinate nuolatinę užduočių pažangą … ši automatizacija padeda sumažinti prastovas, pagerina projekto terminus.“

Lauko darbuotojų laiko sekimas ir realaus laiko ataskaitos suteikia vadovams įžvalgų, reikalingų priimti proaktyvius sprendimus.

4.2 sumažinta klaidų, neteisingo dokumentavimo ir perdirbimo rizika

Rankiniai procesai padidina praleistos informacijos, prarastų nuotraukų ar neteisingai užfiksuotų laikų tikimybę. Ir tada pataisymai kainuoja laiką. Skaitmeninis fiksavimas sumažina šią riziką.

Kaip pažymi vienas šaltinis:

„Nėra daugiau prarastų kelionių į darbą vadovams, įguloms ir subrangovams.“ ECI programinės įrangos sprendimai

4.3 geresnė klientų patirtis ir pasitikėjimas

Fotografavimas, parašų fiksavimas ir tiesioginis perdavimas leidžia klientui jaustis įtrauktam ir užtikrintam. Kai biuras gali iš karto išsiųsti kitą užduotį, nes ankstesnė yra baigta ir matoma, tai pagerina atsakymą ir profesionalumą.

4.4 įrankių ir išteklių optimizavimas

Įgulos ir įrankių valdymas persidengia. Žinant, kuris darbuotojas atlieka kokią užduotį, kokie įrankiai buvo naudojami, kokios nuotraukos užfiksuotos, leidžia efektyviau paskirstyti išteklius. Jūs išvengiate per didelio personalo, galite greičiau perkelti užduotis ir sumažinate laukimo laiką, kurį sukelia trūkstama dokumentacija ar neaiški būklė.

4.5 mastelio didinimas ir nuoseklumas

Kai jūsų operacijos auga, rankinis sekimas tampa kliūtimi. Skaitmeninė sistema plečiasi: daugiau darbuotojų, daugiau darbų ir daugiau dokumentacijos tvarkoma su ta pačia arba mažesne našta. Statybos valdymo sistemų apžvalgos pabrėžia, kad centralizuota ir skaitmeninė prieiga pagerina matomumą ir sumažina atliekas.

Statybos laiko sekimo programa plečiasi, kai jūsų įgula auga, išlaikant lauko darbuotojų laiko sekimą nuoseklų visose vietose.

Skaitmeniniai laiko lapai statyboms užtikrina tikslų registravimą, net kai projektai tampa sudėtingesni.

5. Kaip pradėti: žingsniai įgyvendinimui ir sutaupytų valandų realizavimui

Įgyvendinant geresnę sistemą, kaip Remato, nereikia perjungti jungiklio per naktį. Štai žingsnis po žingsnio požiūris, kad tai veiktų sklandžiai ir kad tikrai sutaupytumėte valandų kiekvieną savaitę.

1 žingsnis: apibrėžkite savo „darbus“ ir užduotis

Prieš diegdami ką nors, aiškiai apibrėžkite savo darbus (statybos užduotis), užduotis kiekviename darbe ir kokius įrodymus jums reikia (nuotraukos, parašai, valandos). Paaiškinkite vaidmenis: kas registruoja laiką, kas patvirtina, kas stebi pažangą.

2 žingsnis: mokymas darbo vietoje ir mobilus pasirengimas

Užtikrinkite, kad darbuotojai, kurie naudos programą, suprastų, kaip registruoti laiką, fotografuoti, fiksuoti parašus kelyje. Pabrėžkite, kad mobilus įrankis turi būti paprastas, intuityvus — kuo mažiau trinties darbuotojui. Kadangi sistema naudojama kasdien, pasipriešinimas žudo priėmimą.

3 žingsnis: nustatykite tiesioginį biuro ir lauko vadovų prietaisų skydelį

Biure sukonfigūruokite tiesioginę apžvalgą: darbuotojų vardai, darbų pavadinimai, užduotys, užregistruotos valandos, pridėtos nuotraukos, užduočių užbaigimo būklė. Įgalinkite pranešimus, kad kai užduotis pažymima kaip baigta, būtų paleistas kitas žingsnis. Su Remato galite planuoti užduotis ir siųsti priminimus.

4 žingsnis: palaipsniui pakeiskite seną popierizmą

Vietoj to, kad iš karto pašalintumėte visą popierių, pasirinkite vieną darbą arba vieną įgulą, kad išbandytumėte skaitmeninį darbo srautą. Pavyzdžiui: šią savaitę visi laiko lapai turi būti registruojami per mobiliąją programą; kitą savaitę popierinės kopijos yra mažiau akcentuojamos. Perėjimas suteikia pasitikėjimo ir anksti aptinka problemas.

5 žingsnis: matuokite ir peržiūrėkite kas savaitę

Po savaitės tiesioginio naudojimo peržiūrėkite: kiek valandų vadovai praleido sekdami popierizmą? Kiek sekimo skambučių buvo atlikta? Ar kokios nors užduotys vėlavo dėl trūkstamos dokumentacijos? Naudokite šiuos duomenis, kad kiekybiškai įvertintumėte „sutaupytas valandas“. Tada kartokite kiekvieną savaitę.

6 žingsnis: mastelio didinimas ir tobulinimas

Kai pilotas veikia, išplėskite jį visiems darbams ir įguloms. Naudokite įmontuotas ataskaitas, kad nustatytumėte kliūtis (pvz., kurios užduotys užtrunka ilgiausiai, kurios įgulos registruoja vėlavimus). Naudokite įžvalgas, kad patobulintumėte savo procesą, perskirstytumėte išteklius, pagerintumėte planavimą.

6. Kaip išvengti dažniausiai pasitaikančių klaidų

Pereinant prie geresnės sistemos, kaip Remato, yra keletas klaidų, kurių reikia vengti — kad jūsų sutaupytos valandos neišnyktų įgyvendinimo problemose.

• Žemas priėmimas darbo vietoje esančios įgulos: Jei mobilioji programa yra per sudėtinga arba įgula ją mato kaip papildomą darbą, jie priešinsis. Padarykite mokymą lengvą, mobilų UX puikų, pabrėžkite naudą (mažiau popierizmo vėliau).
• Neaiškūs vaidmenys ir leidimai: Jei biuro komanda nėra suderinta su gaunamais būklės atnaujinimais arba nenaudoja prietaisų skydelio, sistema bus nepakankamai naudojama. Paaiškinkite, kas ką stebi.
• Nepilnas duomenų fiksavimas: Jei nuotraukos, parašai ir užduotys nėra nuosekliai fiksuojami, vis tiek turėsite sekti trūkstamus įrodymus. Standartizuokite reikalavimą: pvz., kiekviena užduotis turi turėti bent vieną nuotrauką ir parašą prieš „užbaigta“.
• Nėra sekimo proceso: Skaitmeninis fiksavimas yra puikus — bet jei užduoties užbaigimas sistemoje nesukelia kito žingsnio, prarandate naudą. Įsitikinkite, kad kito užduoties planavimas ir pranešimai yra tinkamai nustatyti.
• Tikimasi momentinio tobulumo: Sutaupyti dešimtis valandų per savaitę yra realu — bet tik po pradinio perėjimo laikotarpio. Įtraukite buferinį laiką ir palaipsniui matuokite patobulinimus.

7. Kodėl Remato yra geras pasirinkimas įgulos ir įrankių valdymui

Daugelis rinkoje esančių sprendimų sprendžia statybos valdymą. Tačiau yra keletas priežasčių, kodėl Remato verta ypatingo dėmesio įgulos ir įrankių sekimui:

• Kaip aprašyta tiekėjo svetainėje, Remato siūlo tiesioginę įgulos apžvalgą, laiko sekimą, nuotraukų fiksavimą, skaitmeninius parašus ir automatinius laiko lapus.
• Sistema sukurta mažoms ir vidutinio dydžio statybos įmonėms — todėl sudėtingumas ir našta yra tinkami, o ne per dideli.
• Mobiliojo lauko ir biuro integracija sukurta siekiant pašalinti rankinį įsikišimą į valandų, nuotraukų ir patvirtinimų srautą.
• Kadangi duomenys yra skaitmeniniai ir realiu laiku, biuras ir laukas yra sujungti — sumažinant vėlavimus, dubliavimą ir nesusikalbėjimą.

Apibendrinant: tai uždaro atotrūkį tarp darbo įgulos ir biuro.

8. Realaus gyvenimo poveikis: ko galite tikėtis po 3 mėnesių

Jei tai tinkamai įgyvendinsite, štai ko galite tikėtis po trijų mėnesių:

• Vadovai atgauna 10–15 valandų per savaitę sekdami popierizmą, leidžiant jiems sutelkti dėmesį į įgulos veiklą, išteklių paskirstymą ir darbo kokybę.
• Buhalteriai/biuro darbuotojai atgauna 5–8 valandas per savaitę iš laiko lapų suderinimo, nuotraukų sekimo ir būklės sekimo.
• Laiko tarpas tarp užduoties užbaigimo ir kitos užduoties planavimo sutrumpėja, reiškiant mažiau nenaudojamo laiko ir greitesnę pažangą.
• Geresni ataskaitų duomenys reiškia, kad galite nustatyti lėtas užduotis, įgulas, kurios nuolat nepakankamai registruoja valandas, arba nenaudojamus įrankius — leidžiant jums atlikti duomenimis pagrįstus pakeitimus ir sumažinti atliekas.
• Jūsų klientų komunikacija pagerėja: darbo vietoje užfiksuotos nuotraukos ir parašai yra iš karto prieinami, leidžiant greičiau patikrinti ir išrašyti sąskaitas.

Per mėnesius, tas laisvas laikas leidžia jums pridėti daugiau darbų, išplėsti savo veiklą arba pagerinti maržas, o ne būti įstrigusiam administravime.

9. Galutinės mintys

Statybose laikas yra vienas iš jūsų brangiausių išteklių — ir skirtumas tarp to, ar laikotės grafiko, ar atsiliekate, dažnai priklauso nuo to, kaip gerai valdote savo įgulą, užduotis ir įrankius. Pereidami nuo rankinių, popierinių darbo srautų prie skaitmeninės platformos, kaip Remato, kiekvieną savaitę paverčiate valandas administravimo į produktyvų laiką.

Be to, nauda viršija paprastą laiko taupymą: jūs pagerinate skaidrumą, sumažinate riziką, pagerinate klientų patirtį ir sukuriate operaciją, kuri plečiasi. Kadangi pramonė vis labiau remiasi duomenimis ir mobiliaisiais darbo srautais, įmonės, kurios šiandien investuoja į geresnes sistemas, rytoj įgyja konkurencinį pranašumą.

Jei esate pasirengę atgauti prarastas valandas kiekvieną savaitę ir supaprastinti savo lauko ir biuro darbo srautą, laikas apsvarstyti, kaip Remato gali tilpti į jūsų darbą. Peržiūrėkite įgulos valdymo funkcijas čia: Remato Crew Management ir sužinokite daugiau apie tai, kaip statybos programinė įranga apskritai taupo laiką: Statybos valdymo programinės įrangos privalumai