7 patikrintos strategijos, kaip valdyti laiką statybos įmonių savininkams (ir nustoti prarasti pelną)

Valdyti mažą ar vidutinio dydžio statybos įmonę dažnai atrodo chaotiška, tačiau yra patikrintos strategijos, kaip valdyti laiką, kurios gali tai pakeisti. Tarp komandų valdymo, klientų atsakymų, tiekėjų paieškos ir nesibaigiančių administracinių užduočių gali atrodyti neįmanoma viską suvaldyti.

Tačiau štai kieta tiesa: kai laikas slysta, taip pat slysta ir pelnas. Praleisti terminai, skuboti įvertinimai ir prastas planavimas dažnai lemia prarastus darbus, nepatenkintus klientus ir net perdegimą savininkams ir vadovams.

Geros naujienos? Su tinkamomis sistemomis ir įpročiais galite susigrąžinti savo laiką ir verslą.

Šiame vadove pasidalinsime 7 patikrintomis strategijomis, kaip efektyviai valdyti laiką, remdamiesi sėkmingomis mažomis statybos įmonėmis visame pasaulyje. Tai yra praktiniai, lauko išbandyti patarimai, kuriuos galite pradėti taikyti šią savaitę, nesvarbu, ar vadovaujate elektros, santechnikos ar kitokio tipo statybos įmonei.

Iki pabaigos ne tik sutaupysite valandų kiekvieną savaitę, bet ir sukursite verslą, kuris veikia sklandžiau ir pelningiau, net kai nesate vietoje.

Unikalūs laiko iššūkiai statybos įmonėse

Jei vadovaujate mažai ar vidutinio dydžio statybos įmonei, žinote, kad laikas nėra tik pinigai – tai viskas. Skirtingai nei didesnės įmonės su specializuotais skyriais planavimui, įvertinimui ir administravimui, mažesnės įmonės dažnai užkrauna visų šių vaidmenų naštą savininko ar vadovo pečiams.

Štai keletas didžiausių laiko valdymo iššūkių, kurie šiandien stabdo statybos verslo savininkus:

1. Per daug vaidmenų

Kaip savininkas, jūs ne tik vadovaujate verslui – jūs taip pat esate vertintojas, planuotojas, projektų vadovas ir kartais net problemų sprendėjas vietoje. Kiekviena diena yra balansuojanti tarp biuro valdymo ir darbų lauke vykdymo.

2. Nenuspėjami darbo srautai

Statyboje nėra dviejų vienodų dienų. Vėluojantis pristatymas, netikėta inspekcija ar skubus kliento skambutis gali per kelias minutes sugriauti kruopščiai suplanuotą grafiką. Be sistemų, mažos problemos dažnai virsta dideliais sutrikimais.

3. Nuolatiniai trukdžiai

Telefoniniai skambučiai, žinutės iš komandos ir paskutinės minutės pakeitimai traukia jūsų dėmesį į visas puses. Pradedate dieną su planu, bet iki pietų jau reaguojate, o ne vadovaujate.

4. Neefektyvūs administraciniai procesai

Daugelyje mažų įmonių pasiūlymai, sąskaitos ir darbo sekimas vis dar atliekami rankiniu būdu arba su išsklaidytomis skaičiuoklėmis. Tai užima vakarus ir savaitgalius – ir padidina klaidų riziką.

5. Komandų ir išteklių koordinavimas

Valdyti kelias komandas skirtingose vietose yra kaip spręsti dėlionę, kuri nuolat keičiasi. Be aiškaus bendravimo ir planavimo, rizikuojate neveikiančiomis komandomis, prarastomis kelionėmis ar net praleistais terminais.

Jei kas nors iš to skamba pažįstamai, jūs nesate vieni. Geros naujienos? Šie iššūkiai nėra nuolatiniai. Įdiegę keletą pagrindinių laiko valdymo strategijų, galite supaprastinti savo operacijas, sumažinti stresą ir atlaisvinti laiką, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į verslo augimą, o ne tik jo valdymą.

Imkitės kontrolės: 7 strategijos, kaip valdyti laiką jūsų statybos versle

Laikas yra vienintelis dalykas, kurio negalite nusipirkti atgal, bet galite jį valdyti geriau. Štai septynios strategijos, kurias naudoja sėkmingi statybos verslo savininkai, kad suvaldytų savo tvarkaraščius, sumažintų chaosą ir padidintų pelningumą.

1. Planuokite savo savaitę prieš jai prasidedant

Produktyviausi statybos verslo savininkai nepradeda pirmadienio ryto gesinimo režimu – jie planuoja iš anksto.

Skirkite 30–60 minučių kiekvieną sekmadienio vakarą arba penktadienio popietę, kad sudarytumėte planą:

• Komandų tvarkaraščiai savaitei
• Prioritetiniai darbai ir terminai
• Klientų susitikimai ir vietos vizitai

Šis aukšto lygio planavimas padeda numatyti kliūtis ir efektyviau paskirstyti išteklius.

Pavyzdys: Elektriko rangovas, valdantis 5 darbo vietas, užblokavęs laiką medžiagų užsakymui pirmadienį, išvengia vidurio savaitės tiekimo vėlavimų, kurie švaisto komandos valandas.

Greito laimėjimo patarimas: Naudokite bendrą kalendorių (Google Calendar, Microsoft Outlook arba Remato planavimo įrankius), kad jūsų komanda galėtų matyti atnaujinimus realiu laiku ir išvengtumėte nesibaigiančių skambučių pirmyn ir atgal.

2. Įdiekite darbo valdymo programinę įrangą

Jei rimtai ieškote strategijų, kaip valdyti laiką, pradėkite nuo rankinių skaičiuoklių ir popierinių sistemų pakeitimo, kurios yra produktyvumo žudikai. Darbo valdymo programinė įranga padeda centralizuoti:

• Tvarkaraščius
• Pasiūlymus ir sąskaitas
• Užduočių sekimą
• Komandos bendravimą

Sprendimai, tokie kaip Remato, Jobber arba ServiceTitan, yra skirti mažoms statybos įmonėms. Jie supaprastina operacijas, sumažina klaidas ir sutaupo valandų kiekvieną savaitę.

Pavyzdys: Santechnikos įmonė naudojo Remato, kad priskirtų kasdienes užduotis technikams ir sektų darbo eigą. Rezultatas? Mažiau praleistų žingsnių ir 30% mažiau laiko, skirto administravimui.

Greito laimėjimo patarimas: Pradėkite nuo mažo. Netgi skaitmeninio kalendoriaus įdiegimas darbo užsakymams gali atlaisvinti reikšmingą laiką.

3. Deleguokite daugiau (ir geriau)

Viena didžiausių laiko spąstų savininkams yra bandymas viską padaryti patiems. Vietoj to:

• Įgalinkite komandos vadovus priimti sprendimus vietoje.
• Perduokite pasikartojančias administracines užduotis, tokias kaip buhalterija ar atlyginimų skaičiavimas.
• Sukurkite kontrolinius sąrašus įprastoms darbo eigoms, kad darbuotojai galėtų jas atlikti savarankiškai.

Pavyzdys: ŠVOK verslo savininkas apmokė meistrą tvarkyti kasdienį planavimą. Tai atlaisvino daugiau nei 10 valandų per savaitę, kad būtų galima sutelkti dėmesį į verslo augimą.

Greito laimėjimo patarimas: Užrašykite 3 užduotis, kurias šiuo metu atliekate, kurias kažkas kitas galėtų atlikti, ir priskirkite jas šią savaitę.

4. Grupėkite panašias užduotis kartu

Perjungimas tarp užduočių degina laiką ir dėmesį. Vietoj to, grupuokite panašias užduotis ir atlikite jas susikaupimo blokais.

• Nustatykite konkrečius laikus klientų skambučiams grąžinti.
• Grupuokite visus įvertinimus dienos pabaigoje.
• Sąskaitas išrašykite du kartus per savaitę, o ne kasdien.

Pavyzdys: Santechnikos rangovas pradėjo grupuoti tiekėjų užsakymus kiekvieną pirmadienį, o ne ad-hoc būdu. Tai sumažino vėlavimus ir sutaupė dvi valandas per savaitę.

Greito laimėjimo patarimas: Blokuokite 30 minučių savo dienoje administravimui ir atsisakykite trukdžių tuo metu.

5. Prioritetizuokite didelės vertės veiklas

Ne visos užduotys yra vienodos. Sutelkkite dėmesį į veiklas, kurios tiesiogiai augina jūsų verslą arba užtikrina sklandų darbų vykdymą:

• Susitikimai su svarbiausiais klientais
• Kritinių vietos problemų sprendimas
• Komandos mokymas

Deleguokite arba automatizuokite viską kita.

Pavyzdys: Mažos elektros įmonės savininkas nustojo asmeniškai tvarkyti kiekvieną kliento užklausą ir naudojo Remato klientų portalą, kad automatiškai informuotų klientus.

Greito laimėjimo patarimas: Dienos pabaigoje užrašykite 3 svarbiausius dalykus, į kuriuos reikia sutelkti dėmesį rytoj.

6. Sukurkite laiko buferį

Statybos tvarkaraščiai retai vyksta pagal planą. Jei per daug užpildysite savo kalendorių, vienas vėlavimas gali sugriauti visą savaitę.

• Palikite 15–30 minučių tarpus tarp susitikimų ir vietos vizitų.
• Venkite planuoti komandas 100% pajėgumu – siekite 80%, kad jos galėtų sugerti netikėtumus.

Pavyzdys: Santechnikos įmonė pradėjo pridėti 30 minučių kelionės buferius tarp darbų. Rezultatas? Laimingesni klientai ir mažiau viršvalandžių.

Greito laimėjimo patarimas: Pridėkite „atsarginį laiką“ savo kalendoriuje kiekvieną dieną, kad galėtumėte pasivyti viską, kas užtruko.

7. Sakykite „ne“ laiko švaistymo darbams

Ne kiekvienas darbas yra vertas jūsų laiko. Mažos maržos darbai ir aukštos priežiūros klientai gali išsekinti jūsų tvarkaraštį ir pelną.

• Įvertinkite darbus pagal pelningumą ir tinkamumą.
• Mandagiai atsisakykite darbų, kurie neatitinka jūsų tikslų.

Pavyzdys: Mažas rangovas nustojo priimti „skubius“ vienkartinius darbus iš nereguliarių klientų ir sutelkė dėmesį į ilgalaikes sutartis.

Greito laimėjimo patarimas: Peržiūrėkite savo dabartinį projektų sąrašą ir nustatykite bent vieną darbą ar klientą, kuriam turėtumėte pasakyti „ne“.

Sujungiant viską

Laiko valdymas mažoje statybos įmonėje nėra apie sunkesnį darbą – tai apie protingesnį darbą. Įgyvendindami net keletą šių strategijų, kaip valdyti laiką, galite:

• Sutaupyti valandų kiekvieną savaitę
• Sumažinti stresą jums ir jūsų komandai
• Pagerinti darbo pelningumą

Modernūs įrankiai, tokie kaip Remato, Jobber ir kiti, palaiko šias strategijas, kaip valdyti laiką, pašalindami sunkų darbą iš planavimo, bendravimo ir administravimo. Tai reiškia, kad galite sutelkti dėmesį į verslo valdymą ir augimą.