Journaux de chantier – ce que vous devez savoir

Les journaux de chantier sont des documents légalement requis qui servent de registres officiels de l’avancement des travaux, des activités et des événements liés au chantier. Ils sont réglementés par le droit de la construction et doivent respecter des formalités strictes.

Voici ce que vous devez savoir, basé sur l’industrie de la construction en Pologne et en Finlande.

Exigence légale des journaux de chantier

Un journal de chantier est obligatoire pour la plupart des projets de construction, une fois le permis de construire délivré. Cette exigence est régie par la Loi sur la construction et les règlements connexes. Le journal doit être délivré par l’autorité locale de construction et sert de registre officiel du processus de construction.

Ce qui est consigné dans les journaux de chantier

Le journal de chantier sert de registre chronologique et formel de toutes les activités du site. Les entrées typiques comprennent :

Configuration pré-construction :

• Permis de construire – délivré par l’autorité locale.
  En Pologne, un permis de construire (pozwolenie na budowę) est obligatoire pour la plupart des projets et doit être obtenu avant le début des travaux.
  En Finlande, l’équivalent est un rakennuslupa, généralement accordé par l’autorité municipale de supervision de la construction.

• Journal de chantier officiel – délivré et tamponné par l’autorité de construction (sous forme papier ou numérique).
  En Pologne, il doit être physiquement délivré et approuvé par les autorités locales ou enregistré via la plateforme numérique officielle (e-Dziennik Budowy).
  En Finlande, il n’y a pas de journal délivré par l’État, mais la documentation est toujours requise, et de nombreuses entreprises utilisent des outils numériques comme Remato ou d’autres journaux de chantier pour répondre à la conformité interne.

• Plan du chantier de construction – montrant l’aménagement, les voies d’accès, les services publics, etc.
  En Pologne, le plan est soumis lors de la phase de permis et doit être disponible sur le site.
  En Finlande, il s’appelle työmaasuunnitelma et comprend la logistique, les zones de sécurité et l’infrastructure.

• Documentation de conception du projet – incluant les plans architecturaux, structurels, électriques et mécaniques.
  En Pologne, cela fait partie du projekt budowlany et doit être approuvé avec le permis.
  En Finlande, il est souvent séparé en planification architecturale (ARK) et planification d’ingénierie (RAK/S) et soumis par phases selon le type de permis.

• Liste des personnes responsables – par exemple, chef de chantier, représentant de l’investisseur, inspecteur de supervision du chantier.
  En Pologne, cela inclut le Kierownik Budowy (chef de chantier), Inwestor (client), et Inspektor Nadzoru (inspecteur superviseur).
  En Finlande, il doit y avoir un vastaava työnjohtaja (chef de chantier responsable) enregistré avant le début de la construction, souvent nommé par l’entrepreneur principal.
  
• Plan de santé et sécurité – obligatoire pour la plupart des projets de construction.
  En Pologne, ce plan est connu sous le nom de Plan BIOZ et est requis avant le début des travaux.
  En Finlande, l’équivalent est un työturvallisuussuunnitelma (Plan de sécurité au travail), qui doit être conforme à la Loi sur la sécurité et la santé au travail (738/2002).

Opérations quotidiennes et entrées du journal :

• Calendriers de travail / Diagramme de Gantt – suivi de l’avancement prévu par rapport à l’avancement réel.
  En Pologne, les diagrammes de Gantt sont utilisés pour visualiser les calendriers des projets et faire correspondre les inspections aux étapes clés.
  En Finlande, des outils de planification similaires sont courants et souvent intégrés dans des plateformes numériques de gestion de la construction.

• Conditions météorologiques quotidiennes – température, précipitations, vent, etc.
  En Pologne, les conditions météorologiques doivent être enregistrées quotidiennement dans le journal de chantier pour des raisons de conformité.
  En Finlande, la documentation des conditions météorologiques est recommandée pour l’évaluation des risques et l’assurance, bien qu’elle ne soit pas obligatoire.

• Registres de main-d’œuvre – nombre et type de travailleurs sur le chantier chaque jour.
  En Pologne, les registres de main-d’œuvre doivent être tenus quotidiennement à des fins juridiques et administratives.
  En Finlande, les données sur la main-d’œuvre sont requises pour le contrôle fiscal et de sécurité et doivent être soumises à la base de données de sécurité au travail (par exemple, Ilmoita).

• Reçus de livraison de matériaux – indiquant l’heure et le type de livraison.
  En Pologne, les registres de livraison aident à vérifier l’utilisation des matériaux et sont souvent joints au journal.
  En Finlande, la documentation des matériaux est nécessaire pour le suivi de la qualité et l’audit financier.
  
• Registres d’inspection – de l’inspecteur superviseur, de l’autorité des pompiers, etc.
  En Pologne, chaque inspection officielle doit être consignée avec des signatures.
  En Finlande, les détails des inspections sont rapportés aux autorités municipales et stockés numériquement.

• Registres d’utilisation des machines – ce qui a été utilisé, quand et par qui.
  En Pologne, l’utilisation des gros équipements est souvent notée dans le journal et utilisée pour le suivi des coûts.
  En Finlande, le suivi numérique est courant et connecté aux systèmes de productivité et de location du site.
  
• Rapports d’incidents – accidents, arrêts, retards ou violations de sécurité.
  En Pologne, tout incident doit être immédiatement enregistré dans le journal et peut déclencher des inspections.
  En Finlande, les incidents doivent être signalés à l’Agence finlandaise de sécurité et des produits chimiques (Tukes) et consignés pour examen interne.
  
• Ordres de modification / Variations – instructions signées pour les modifications.
  En Pologne, les changements doivent être formellement documentés et approuvés par le chef de projet ou l’investisseur.
  En Finlande, les modifications sont ajoutées aux registres du projet et nécessitent généralement l’approbation du client et des estimations de coûts mises à jour.

Contributeurs aux entrées

Signatures et dates – chaque entrée doit être signée (électroniquement ou manuellement) par une personne autorisée. En Pologne, chaque entrée du journal doit inclure une date et une signature, généralement manuscrite ou utilisant un système numérique officiellement approuvé.
En Finlande, les signatures électroniques ou les connexions vérifiées sont couramment utilisées et acceptées comme preuve légale.

• Chef de chantier (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  En Pologne, le Kierownik Budowy est le principal responsable de la mise à jour et de la signature du journal.
  En Finlande, le vastaava työnjohtaja joue le même rôle légal et doit être enregistré avant le début de la construction.

• Inspecteur superviseur (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  En Pologne, l’Inspektor Nadzoru agit indépendamment et peut ajouter des notes lors des inspections.
  En Finlande, le rakennustarkastaja municipal surveille la conformité mais peut ne pas être impliqué dans les entrées quotidiennes.

• Architecte ou concepteur (Projektant / Suunnittelija)
  En Pologne, le Projektant contribue aux notes si nécessaire, en particulier lors de changements de conception ou d’examens structurels.
  En Finlande, le suunnittelija peut fournir des commentaires ou des approbations numériques, selon son rôle contractuel.

• Représentant de l’investisseur (Inwestor / Rakennuttaja)
  En Pologne, l’Inwestor peut commenter ou demander l’ajout d’entrées, mais ne peut pas outrepasser les responsabilités officielles.
  En Finlande, le rakennuttaja (propriétaire du projet) utilise souvent des plateformes de projet pour examiner les mises à jour et émettre des approbations.

Autres documents justificatifs

• Contrats de construction
• Bons de livraison et factures
• Correspondance avec les autorités
• Procès-verbaux des réunions de chantier
• Mises à jour de la documentation telle que construite
• Photos ou dessins des étapes clés – en particulier dans les journaux numériques.

Un journal de chantier sert de registre quotidien exhaustif de toutes les activités, progrès et événements survenant sur un chantier de construction. En Pologne, il s’agit d’un document légalement obligatoire en vertu de la Loi sur la construction (Prawo budowlane, Article 45) et du Règlement sur la documentation de chantier (Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dziennika budowy). Ces journaux doivent maintenir une documentation détaillée du processus de construction et être physiquement émis ou enregistrés sur une plateforme gouvernementale telle que e-Dziennik Budowy.

En Finlande, bien qu’il n’existe pas de journal de chantier délivré au niveau national, une documentation appropriée est toujours requise à des fins légales, d’assurance et de qualité. De nombreuses entreprises utilisent des outils ou des plateformes numériques internes tels que Remato pour consigner les progrès quotidiens, les contrôles de sécurité et les incidents, conformément aux normes de la Loi sur la sécurité et la santé au travail (738/2002).

En Estonie, bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale centrale d’utiliser un format spécifique comme en Pologne, les journaux de chantier sont une pratique courante, en particulier dans les grands projets publics ou basés sur des appels d’offres. Les entrepreneurs locaux s’appuient souvent sur des outils numériques pour documenter les conditions météorologiques, l’avancement des tâches, les livraisons, les données sur la main-d’œuvre et les notes de sécurité, en particulier lors des rapports aux superviseurs, aux clients ou aux autorités gouvernementales.

Le journal de chantier fonctionne non seulement comme une protection juridique, mais aussi comme un outil de gestion de projet, de la remise initiale du site à l’achèvement du projet. Toutes les entrées doivent également être datées et signées.

Qui est responsable de la tenue d’un bon journal de chantier

Le maintien d’un journal de chantier légalement valide et précis est une responsabilité partagée sur les chantiers de construction, mais la responsabilité principale incombe au chef de chantier. Les autres parties prenantes du projet ont également le droit d’y contribuer, assurant ainsi un processus de construction bien documenté et transparent.

Les principales responsabilités comprennent :

• Le chef de chantier (kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) est le principal responsable de la mise à jour du journal.
• D’autres parties prenantes, telles que l’investisseur, l’inspecteur superviseur, le concepteur ou le représentant du client, peuvent ajouter des commentaires ou des observations, mais ne peuvent pas remplacer le rôle officiel du chef de chantier.
• Toutes les entrées doivent être faites rapidement, factuellement et sans falsification, car des enregistrements incorrects peuvent entraîner des pénalités légales ou des retards de projet.

Format : journal de chantier papier ou numérique

Les journaux de construction ont traditionnellement été sur papier, mais les chantiers modernes adoptent rapidement des outils numériques pour rationaliser le processus et améliorer l’accessibilité.

Les formats courants incluent :

• Journaux papier : Reliés, estampillés et délivrés par l’autorité locale de construction (encore obligatoires en Pologne dans de nombreux cas).
• Journaux numériques : Désormais légalement acceptés en Pologne et largement utilisés en Finlande et en Estonie via des plateformes comme Remato.
  • Nécessite une connexion et une vérification ePUAP en Pologne
  • Partage, sauvegardes et accès à distance plus faciles
  • Encore en phase de transition dans de nombreuses régions

Importance pour le projet et la conformité

Un journal de chantier n’est pas qu’une formalité, il joue un rôle clé dans l’assurance de la qualité du projet, de la responsabilité et de la protection juridique tout au long de la construction.

Pourquoi c’est important :

• Sert de preuve dans les litiges juridiques, les réclamations d’assurance ou les enquêtes sur les défauts de construction
• Requis lors des audits, des inspections et particulièrement au moment de la remise du projet
• Un journal mal tenu ou manquant peut :
  • Retarder les approbations de projet
  • Compromettre les permis d’occupation finaux
  • Miner la confiance avec les investisseurs ou les autorités

Pénalités pour non-conformité

Ne pas maintenir correctement un journal de chantier n’est pas seulement négligent, cela peut avoir de réelles conséquences. Les autorités en Pologne, en Finlande et en Estonie prennent la documentation au sérieux, en particulier sur les projets plus importants ou publics.

Les conséquences possibles de la non-conformité incluent :

• Amendes émises par les autorités de construction municipales ou nationales
• Retards dans la planification et les remises de projet
• Litiges juridiques concernant la responsabilité, les défauts ou les dossiers incomplets
• Échecs d’inspections conduisant à des progrès stagnants ou des permis révoqués

Points clés : les journaux de chantier en pratique

Tenue d’un journal de chantier

La tenue d’un journal de chantier aide à construire un registre quotidien fiable qui soutient la qualité, la sécurité et la transparence du projet de construction.

• Conformité légale
  • En Pologne, la tenue d’un journal de chantier est obligatoire, avec des réglementations strictes et des formats officiels (papier ou e-Dziennik Budowy).
  • En Finlande et en Estonie, bien que ce ne soit pas toujours légalement requis, le rapport quotidien est une pratique exemplaire établie – en particulier pour les chantiers de grande envergure ou financés par des fonds publics.
• Entrées quotidiennes structurées
  • Consignez les conditions météorologiques, la présence des équipes, l’utilisation des équipements, les livraisons de matériaux et tout incident.
  • Toutes les entrées doivent être datées et signées avec précision (manuellement ou numériquement), souvent par plusieurs parties prenantes du projet.

Pour une analyse plus approfondie de la modernisation de ce processus, l’article de Remato sur la gestion des journaux de chantier numériques explique comment les professionnels de la construction simplifient les flux de travail de conformité et de reporting.

Amélioration des rapports quotidiens de chantier

Les carnets manuels ou les feuilles Excel peuvent ralentir le processus de reporting et augmenter le risque d’erreur. Les outils numériques rationalisent ce processus et assurent la cohérence.

• Utilisez des outils comme remato
  • Automatisez les journaux quotidiens avec des photos, des tâches et des mises à jour météorologiques.
  • Permettez aux chefs de chantier et aux inspecteurs d’ajouter des entrées en temps réel directement depuis leurs appareils mobiles.
• Assurez la conformité légale et la préparation aux audits
  • Avec le reporting numérique, les entrées du journal sont horodatées, sauvegardées et facilement accessibles lors des audits ou des inspections.

Curieux de savoir quels problèmes le reporting numérique résout dans la pratique ? Cet article met en lumière les frustrations les plus courantes auxquelles les chefs de chantier sont confrontés – et comment les outils modernes les résolvent.

Documentation visuelle & preuves

Les enregistrements visuels sont un complément puissant aux journaux de chantier écrits – en particulier pour le contrôle qualité, la documentation de sécurité et la protection contre les litiges.

• Stockage centralisé des images
  • Stockez les photos, les dessins et les visuels d’inspection dans votre plateforme de journal.
  • Assurez-vous que la documentation est liée au jour et à la tâche spécifiques pour la traçabilité.
• Preuve pour les autorités et les clients
  • Aidez à valider les progrès rapportés ou à justifier les retards.
  • Les photos servent de preuves vérifiables lors des remises de projet et des inspections.

Si vous ne savez pas comment améliorer votre processus de documentation photographique, cet article de blog Remato partage des conseils pratiques et des pièges à éviter – en particulier pour les sous-traitants gérant des chantiers complexes.

Gestion des journaux de chantier sur plusieurs projets

Pour les entreprises travaillant sur plusieurs sites simultanément, la visibilité et la cohérence sont cruciales.

• Les tableaux de bord numériques vous aident à garder le contrôle
  • Des outils comme Remato fournissent une vue d’ensemble de tous les sites actifs, y compris qui a rempli le journal, si des entrées sont manquantes et si les formulaires de sécurité ont été soumis.
• Réduisez les malentendus
  • Les plateformes centralisées permettent au personnel de bureau, aux superviseurs et aux équipes de terrain de collaborer sur les mêmes informations à jour – réduisant ainsi les retards et les incompréhensions.

Vous voulez voir à quoi ressemble un système moderne de documentation de chantier ? Cet article explique comment les tableaux de bord, les mises à jour des tâches et les données en temps réel fonctionnent ensemble dans une vue connectée.