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Étude de cas : amélioration de la gestion des équipes et des projets avec Remato

L’entreprise gère plusieurs projets de construction et a testé divers outils de gestion de projet, notamment Procore, Raken, Fieldwire, FieldLens, Spybee, IBuilder et Cloud Quality. Malgré l’essai de ces plateformes, ils ont eu du mal à trouver une solution à la fois puissante et facile à adopter pour le personnel de terrain.

Ils avaient besoin d’une solution complète capable de rationaliser la gestion des équipes et des projets, garantissant la coordination des équipes et le respect des délais des projets.

Points clés

Gestion rationalisée des équipes et des projets : L’entreprise recherchait une solution unifiée pour améliorer à la fois la coordination des équipes de terrain et la supervision globale des projets.
Défis avec les outils existants : Malgré les tests de plateformes comme Procore et Fieldwire, les problèmes persistaient dans la planification, la gestion des matériaux et le suivi des outils.
Impact de Remato : L’adoption de Remato a conduit à une meilleure intégration du personnel de terrain, une fonctionnalité mobile améliorée et des économies de temps significatives dans la paie et la documentation.
Points forts du ROI :
- Temps de rapprochement de la paie réduit d’environ 6 heures/semaine à environ 45 minutes/semaine, économisant approximativement 9 625 $ par an.
- Temps de formation par travailleur réduit de 2,5 heures à 30 minutes, économisant environ 4 800 $ par cycle d’intégration.
- Temps de récupération de la documentation photo réduit de 15-20 minutes à moins de 3 minutes, permettant potentiellement de récupérer 50 000 $-100 000 $ de travaux contestés par projet de 5M $.

Défis

Avant d’adopter Remato, l’entreprise faisait face à plusieurs points problématiques dans le contrôle des projets :

Complexité de la planification : La section de planification du travail était difficile à mettre à jour, poussant l’équipe à tester des alternatives comme RefinemySite et Tactplan.
Gestion des matériaux : L’ERP gérait déjà les matériaux, rendant les autres modules logiciels redondants.
Quantités et heures déconnectées : Le suivi des quantités était lié aux heures, forçant la saisie manuelle lors de l’enregistrement du temps. L’entreprise souhaitait que ces enregistrements soient gérés indépendamment.
Limitations du suivi des outils : L’absence d’une API pour les mises à jour automatiques d’entrée/sortie des outils créait des inefficacités. Le responsable de la paie devait réconcilier manuellement l’entrée et la sortie des travailleurs, malgré les données de pointage déjà existantes dans le logiciel.
Limitations des applications mobiles (autres outils) : De nombreuses plateformes nécessitaient une gestion basée au bureau pour certaines fonctionnalités, limitant l’efficacité sur le terrain.

Pourquoi Remato ?

L’entreprise souligne trois raisons pour lesquelles Remato s’est démarqué de la concurrence :

Facilité d’utilisation et adoption rapide : Le personnel de terrain s’est rapidement adapté à Remato grâce à son interface intuitive et sa courbe d’apprentissage courte.
Fonctionnalité mobile complète : Contrairement aux concurrents, Remato permettait un contrôle complet des projets directement depuis les appareils mobiles, éliminant le besoin de retourner au bureau.
Excellent outil photo : La fonction de documentation photo est devenue l’outil le plus utilisé dans leurs opérations quotidiennes, grâce à sa simplicité et à la facilité de récupération des informations.

Objectifs de mise en œuvre

L’équipe déploie Remato par étapes :

Phase 1 : Contrôle du temps et module des outils Commencer par le suivi du temps pour améliorer l’efficacité de la paie et intégrer l’utilisation des outils.

Phase 2 : Suivi indépendant des quantités Permettre le suivi des quantités exécutées séparément des heures, fournissant des aperçus plus clairs de la productivité.

Phase 3 : Intégration améliorée de la planification Continuer à explorer des outils de planification complémentaires tout en intégrant Remato dans leur processus central de gestion de projet.

Résultats et avantages

Meilleure adoption : Les équipes de terrain se sont formées plus rapidement qu’avec tout autre logiciel précédent.
Plus grande mobilité : Les capacités mobiles complètes ont éliminé les goulots d’étranglement au bureau, permettant l’exécution des tâches sur site.
Efficacité opérationnelle : La documentation photo a considérablement amélioré la visibilité et réduit le temps de recherche des informations sur les projets.
Paie rationalisée : L’intégration du contrôle du temps a réduit la charge de travail de saisie manuelle pour les gestionnaires de paie.

Conclusion

Remato a fourni ce que les autres plateformes ne pouvaient pas : une solution conviviale, privilégiant le mobile, adaptée au contrôle des projets de construction. En simplifiant l’adoption, en permettant une fonctionnalité complète sur site et en se concentrant sur des outils pratiques comme le suivi du temps et la documentation photo, Remato est devenu une partie essentielle des opérations de l’entreprise.

Estimations du ROI (basées sur la moyenne de l’industrie)

Efficacité de la paie

Avant Remato : Le gestionnaire de paie passait environ 6 heures/semaine à réconcilier les feuilles de temps.
Après Remato : Réduit à environ 45 minutes/semaine.
Temps économisé annuellement : environ 275 heures.
À 35 $/heure de coût administratif de paie : 9 625 $ économisés annuellement.

Formation et intégration

Avant Remato : 2,5 heures de formation moyenne par travailleur.
Après Remato : environ 30 minutes de formation moyenne.
Pour une équipe de 50 personnes : environ 120 heures économisées.
À 40 $/heure de taux de main-d’œuvre moyen chargé : 4 800 $ économisés par cycle d’intégration.

Documentation photo et réclamations

Avant Remato : La localisation et la vérification des preuves photographiques pouvaient prendre 15-20 minutes par incident.
Après Remato : Réduit à moins de 3 minutes.
En supposant 5 incidents de documentation par semaine par projet : environ 15 heures économisées mensuellement.
À 50 $/heure de taux de chef de projet : 9 000 $ économisés annuellement (par projet).
Avantage supplémentaire : Une documentation photo plus rapide et plus claire renforce la gestion des réclamations—potentiellement récupérant 1-2 % de la valeur du projet en travaux contestés (sur un projet de 5M $, cela représente 50 000 $-100 000 $ protégés).

Précision dans le suivi du temps par rapport aux quantités

Avant Remato : 15-20 % des enregistrements ne correspondaient pas.
Après Remato : environ 4 % ne correspondent pas.
Impact : Si 5 % des quantités facturables étaient auparavant sous-déclarées sur une portée de sous-traitance de 2M $, cela représente 100 000 $ de fuites de facturation potentielles maintenant corrigées.

Questions fréquemment posées (FAQ)

1. Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet de construction ?

Un logiciel de gestion de projet de construction est une plateforme numérique conçue pour rationaliser la planification, l’exécution et le suivi des projets de construction. Il facilite une meilleure planification, l’allocation des ressources, la gestion du budget et la communication entre les parties prenantes du projet.

2. Qui bénéficie de l’utilisation d’un logiciel de gestion de la construction ?

Les professionnels tels que les chefs de projet, les entrepreneurs, les constructeurs, les ingénieurs et les promoteurs immobiliers bénéficient du logiciel de gestion de la construction. C’est également avantageux pour toute personne impliquée dans l’industrie de la construction visant à améliorer l’efficacité et la communication des projets.

3. Quelles sont les principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion de projet de construction ?

Les fonctionnalités essentielles comprennent :

Planification et gestion des tâches
Contrôle du budget et des coûts
Gestion des documents
Outils de collaboration
Capacités d’intégration
Rapports et analyses
Accessibilité mobile

Ces fonctionnalités assurent une gestion efficace des projets du début à la fin.

4. Que faut-il considérer lors du choix d’un logiciel de gestion de projet de construction ?

Lors de la sélection d’un logiciel de gestion de projet de construction, il est crucial de prioriser les fonctionnalités qui s’alignent avec les besoins spécifiques de votre projet. Les fonctionnalités clés à considérer incluent :

Outils de planification : Des capacités de planification avancées, telles que l’analyse du chemin critique, aident à créer des calendriers précis et à gérer efficacement les jalons du projet.
Gestion financière : Des outils financiers intégrés pour la budgétisation, le suivi des coûts et les prévisions financières garantissent que le projet reste dans les limites du budget et que les écarts financiers sont minimisés.
Gestion des inventaires et des inspections : Les modules permettant le suivi en temps réel des matériaux et des équipements, ainsi que les capacités d’inspection, aident à maintenir le contrôle qualité et à prévenir les retards dus aux pénuries de matériaux.
Accessibilité mobile : Étant donné la nature dynamique des chantiers de construction, l’accès mobile au logiciel garantit que les membres de l’équipe peuvent mettre à jour et récupérer des informations en déplacement, améliorant la communication et la prise de décision.
Capacités d’intégration : Le logiciel doit s’intégrer parfaitement avec d’autres outils et systèmes déjà utilisés, tels que les systèmes ERP ou les logiciels de comptabilité, pour assurer un flux de données fluide et réduire la saisie manuelle des données.
Interface conviviale : Une interface intuitive et facile à naviguer réduit la courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs et améliore la productivité globale.
Support client : Un support client fiable est essentiel pour résoudre tout problème ou défi qui peut survenir pendant l’implémentation et l’utilisation du logiciel.

En se concentrant sur ces fonctionnalités essentielles, vous pouvez sélectionner un logiciel de gestion de projet de construction qui non seulement répond à vos besoins actuels mais évolue également avec la croissance et la complexité de votre projet.

5. Comment un logiciel de gestion de projet de construction peut-il améliorer la communication sur mon chantier ?

Le logiciel de gestion de projet de construction améliore la communication sur le chantier en centralisant les mises à jour, les alertes et le partage de documents sur une seule plateforme. Cette intégration permet la messagerie entre les membres de l’équipe, l’envoi de fichiers, l’attribution de tâches et le suivi des progrès en temps réel, réduisant ainsi les retards et les malentendus. Les mises à jour en temps réel garantissent que les travailleurs sur le terrain, le personnel de bureau et les parties prenantes restent connectés et peuvent réagir rapidement aux changements.