Application de suivi du temps de construction du chantier au bureau : comment économiser des heures chaque semaine grâce à de meilleurs systèmes

Dans la construction, chaque minute gagnée compte. Pour les superviseurs d’équipe, les contremaîtres et le personnel de bureau, un suivi du temps inefficace, une documentation manuelle et des appels de suivi sans fin peuvent coûter des heures chaque semaine. Mais que se passerait-il si l’ensemble de votre flux de travail – de l’enregistrement du temps par les travailleurs sur le terrain à l’approbation des heures par le comptable du bureau – était rationalisé et en temps réel ? C’est exactement ce qu’offre un outil moderne comme Remato. L’utilisation d’une application de suivi du temps de construction rationalise ces processus et réduit les délais administratifs.

Dans cet article, nous explorerons comment de bons systèmes font passer votre opération de réactive à proactive, éliminent l’administration en masse et libèrent votre équipe, vos gestionnaires et votre personnel de bureau pour qu’ils se concentrent sur les tâches de construction réelles plutôt que sur la paperasserie. Un meilleur suivi du temps des travailleurs sur le terrain garantit que les heures et les tâches de votre équipe sont saisies avec précision et en temps réel.

1. Le défi habituel : Temps, outils et tâches perdus dans la traduction

Commençons par un scénario familier à de nombreuses entreprises de construction. Un travailleur arrive pour le travail, utilise des feuilles de temps manuscrites, prend des photos sur un téléphone personnel, obtient peut-être une signature du client sur papier. Pendant ce temps, le bureau au siège social essaie de déterminer qui travaille où, pendant combien de temps, quelles tâches ont été accomplies et ce qui vient ensuite. Les superviseurs passent des heures à rechercher des dossiers ; les comptables passent des jours à concilier les feuilles de temps et les photos ; les tâches suivantes attendent que les notes manuscrites soient numérisées. Les systèmes manuels ne fournissent souvent pas de feuilles de temps numériques pour la construction, ce qui peut entraîner des heures manquées et des erreurs de rapport.

Ce type de flux de travail ajoute des retards, des erreurs et des coûts de main-d’œuvre cachés. En fait, de nombreuses études sur l’industrie de la construction soulignent que le suivi manuel et la documentation papier ralentissent les progrès et augmentent les risques. Par exemple, un aperçu des logiciels de gestion d’équipe de construction indique :

« Le suivi manuel de la présence et des heures de projet prend du temps et est sujet aux erreurs. »

Et

« Les logiciels de gestion de la construction peuvent faire la différence lorsqu’il s’agit de maintenir les projets dans les délais… ils éliminent le besoin de systèmes de suivi manuels ou de méthodes basées sur le papier. » PlanRadar

Deuxièmement, une mauvaise visibilité du bureau au chantier signifie que les suivis et les transferts ne se font pas en douceur. La tâche suivante peut attendre une confirmation, ou la preuve photographique reste inactive jusqu’à ce que quelqu’un la classe. Ce temps d’inactivité est du « temps perdu ».

Troisièmement, la duplication du travail est endémique : votre travailleur sur le chantier prend des photos ; plus tard, le gestionnaire les demande à nouveau ; le comptable demande les feuilles de temps ; quelqu’un les imprime ; quelqu’un les télécharge. Tout cela s’accumule. Une application de suivi du temps de construction peut éliminer la duplication en capturant le temps, les photos et les signatures une seule fois à la source.

2. Une meilleure façon : Flux de travail numérique, en direct et intégré avec Remato

Imaginez maintenant une alternative. Vos travailleurs arrivent sur le chantier, ils pointent en utilisant l’application mobile de Remato. Ils prennent des photos de l’avancement des travaux. Ils capturent les signatures des clients (à l’écran). Toutes ces données sont intégrées en direct dans le système. Pendant ce temps, au bureau : vous voyez une vue en direct de « qui fait quelle tâche, sur quel chantier et pendant combien de temps ». Vous voyez les photos arriver. Vous voyez qu’une tâche est terminée, vous pouvez donc immédiatement planifier la tâche suivante en un clic. Avec cette application de suivi du temps de construction, les gestionnaires obtiennent une visibilité en temps réel et le suivi du temps des travailleurs sur le terrain devient sans effort.

Mettons en évidence les fonctionnalités clés :

• Suivi du temps et de la présence : Les travailleurs sur le chantier enregistrent directement le temps et les pauses via l’application mobile de terrain. Ces données sont automatiquement intégrées au système – pas de saisie manuelle de feuille de temps.
• Capture de photos et signatures : Les travailleurs peuvent joindre des preuves photographiques directement depuis le terrain – par exemple, l’avancement des travaux, les pièces installées – et obtenir des signatures des clients numériquement, éliminant les transferts papier.
• Surveillance en direct pour le bureau : Les gestionnaires au bureau obtiennent un aperçu en direct de l’activité de l’équipe : qui travaille où et sur quelle tâche, pendant combien de temps. Cela offre une transparence en temps réel.
• Statut des tâches et planification : Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, le système déclenche l’étape suivante, envoyant automatiquement des rappels/notifications si nécessaire. Pas besoin d’attendre que quelqu’un envoie un e-mail ou décroche le téléphone.
• Charge administrative réduite : Avec les données de flux de travail capturées et visibles automatiquement, le besoin de recherche manuelle de photos, de consolidation des feuilles de temps et d’allers-retours diminue considérablement.

L’utilisation de feuilles de temps numériques pour la construction dans l’application garantit des rapports précis et réduit le temps administratif. En bref : du terrain au bureau, le flux d’informations devient fluide.

3. Combien d’heures peuvent être économisées ? Décomposons-le

Des exemples concrets aident à apprécier l’impact réel. Considérez une équipe de construction de taille moyenne avec 50 travailleurs sur le terrain, supervisés par 3 gestionnaires de terrain, et soutenus par 2 comptables/administrateurs de bureau.

Temps perdu selon l’« ancienne méthode » :

• Chaque gestionnaire de terrain passe ~1 heure/jour à rechercher des feuilles de temps, à vérifier les heures, à rechercher des signatures manquantes = ~5 heures/semaine par gestionnaire = ~15 heures pour 3 gestionnaires.
• Le comptable passe ~2 heures/jour à consolider les heures, à vérifier les photos, à concilier les dossiers manuels = ~10 heures/semaine.
• Appels/e-mails de suivi du superviseur pour les preuves photographiques ou le statut = ~1 heure/jour = ~5 heures/semaine. Total des frais généraux ~30 heures/semaine.

Temps économisé avec le système numérique (comme Remato) :

• Les gestionnaires de terrain ne recherchent plus les feuilles de temps — rapports en temps réel à la place. Supposons 70 % d’économies de temps → économise ~10-12 heures/semaine.
• Le comptable reçoit des données automatiquement consolidées → supposons 80 % d’économies de temps → économise ~8 heures/semaine.
• Les suivis du superviseur diminuent car le statut est visible en direct → disons économiser ~4 heures/semaine. Total économisé ~22-24 heures/semaine.

Un meilleur suivi du temps des travailleurs sur le terrain permet d’économiser des heures chaque semaine et permet aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Une application de suivi du temps de construction réduit également le temps d’inactivité en mettant instantanément à jour l’achèvement des tâches et la planification.

Cela signifie près de la moitié d’une semaine de travail standard récupérée — et disponible pour des tâches à valeur ajoutée plutôt que pour l’administration.

De plus, des transferts plus rapides signifient que les tâches commencent plus tôt, réduisant le temps d’inactivité et le coût des retards. L’effet cumulatif sur un mois ou un trimestre devient significatif.

4. Pourquoi la gestion de l’équipe et des outils est importante pour l’ensemble de l’opération

De meilleurs systèmes n’aident pas seulement avec le temps et la paperasserie. Ils se répercutent sur les opérations de manière significative.

4.1 Une plus grande visibilité = de meilleures décisions

Lorsque vous savez exactement qui travaille sur quel travail, combien d’heures et quels progrès/photos existent, le bureau dispose de bien meilleures données. Cela vous permet de décider : « Devrions-nous déplacer une équipe supplémentaire ici ? » ou « Cette tâche prend du retard, intervenons maintenant. » La recherche sur la gestion de la main-d’œuvre souligne exactement cela :

« En planifiant automatiquement les travailleurs… vous assurez un progrès continu des tâches… cette automatisation aide à réduire les temps d’arrêt, améliore les délais des projets. »

Le suivi du temps des travailleurs sur le terrain et les rapports en temps réel donnent aux gestionnaires les informations nécessaires pour prendre des décisions proactives.

4.2 Réduction du risque d’erreur, de mauvaise documentation et de reprise du travail

Les processus manuels augmentent les chances d’informations manquantes, de photos perdues ou de temps mal enregistrés. Et ensuite, les corrections coûtent du temps. La capture numérique atténue ce risque.

Comme le note une source :

« Il n’y a plus de déplacements inutiles sur le chantier pour la direction, l’équipe et les sous-traitants. » Solutions logicielles ECI

4.3 Meilleure expérience client et confiance

Prendre des photos, capturer des signatures et permettre des transferts immédiats fait que le client se sent impliqué et rassuré. Lorsque le bureau peut immédiatement envoyer la tâche suivante parce que la précédente est terminée et visible, cela améliore la réactivité et le professionnalisme.

4.4 Optimisation des outils et des ressources

La gestion de l’équipe et des outils se chevauche. Savoir quel travailleur est sur quelle tâche, quels outils ont été utilisés, quelles photos ont été capturées, permet une allocation des ressources plus efficace. Vous évitez la sureffectif, vous pouvez réaffecter les tâches plus rapidement et vous réduisez le temps d’attente causé par une documentation manquante ou un statut peu clair.

4.5 Évolutivité et cohérence

À mesure que vos opérations se développent, le suivi manuel devient un goulot d’étranglement. Un système numérique s’adapte : plus de travailleurs, plus de travaux et plus de documentation sont gérés avec les mêmes frais généraux ou moins. Les examens des systèmes de gestion de la construction soulignent que l’accès centralisé et numérique améliore la visibilité et réduit le gaspillage.

Une application de suivi du temps de construction s’adapte à mesure que votre équipe grandit, maintenant un suivi cohérent du temps des travailleurs sur le terrain sur tous les sites.

Les feuilles de temps numériques pour la construction assurent un enregistrement précis, même lorsque les projets deviennent plus complexes.

5. Comment commencer : Étapes pour mettre en œuvre et réaliser des heures économisées

La mise en œuvre d’un meilleur système comme Remato ne signifie pas basculer du jour au lendemain. Voici une approche étape par étape pour que cela fonctionne en douceur et pour vous assurer que vous économisez réellement des heures chaque semaine.

Étape 1 : définissez vos « chantiers » et tâches

Avant de déployer quoi que ce soit, cartographiez clairement vos chantiers (missions de construction), les tâches au sein de chaque chantier, et les preuves dont vous avez besoin (photos, signatures, heures). Clarifiez les rôles : qui enregistre le temps, qui approuve, qui surveille l’avancement.

Étape 2 : formation sur le terrain et préparation mobile

Assurez-vous que les travailleurs qui utiliseront l’application comprennent comment enregistrer le temps, prendre des photos, capturer des signatures en déplacement. Soulignez que l’outil mobile doit être simple, intuitif — le moins de friction possible pour le travailleur. Comme le système est utilisé quotidiennement, la résistance tue l’adoption.

Étape 3 : configurez un tableau de bord en direct pour les gestionnaires de bureau et de terrain

Au bureau, configurez l’aperçu en direct : noms des travailleurs, noms des chantiers, tâches, heures enregistrées, photos jointes, état d’avancement des tâches. Activez les notifications pour que lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, l’étape suivante soit déclenchée. Avec Remato, vous pouvez planifier des tâches et envoyer des rappels.

Étape 4 : remplacez progressivement les documents papier obsolètes

Plutôt que d’éliminer tout le papier d’un coup, choisissez un chantier ou une équipe pour tester le flux de travail numérique. Par exemple : cette semaine, toutes les feuilles de temps doivent être enregistrées via l’application mobile ; la semaine prochaine, les copies papier sont moins mises en avant. La transition donne confiance et permet de détecter les problèmes tôt.

Étape 5 : mesurez et examinez chaque semaine

Après une semaine d’utilisation en direct, examinez : combien d’heures les superviseurs ont-ils passé à courir après les documents ? Combien d’appels de suivi ont été effectués ? Des tâches ont-elles été retardées parce que la documentation était manquante ? Utilisez ces données pour quantifier les « heures économisées ». Puis répétez chaque semaine.

Étape 6 : étendez et affinez

Une fois que le pilote fonctionne, étendez-le à tous les chantiers et équipes. Utilisez les rapports intégrés pour identifier les goulots d’étranglement (par exemple, quelles tâches prennent le plus de temps, quelles équipes enregistrent des retards). Utilisez ces informations pour affiner votre processus, réaffecter les ressources, améliorer la planification.

6. Éviter les pièges courants

Lors de la transition vers un meilleur système comme Remato, il y a quelques pièges à éviter — pour que vos heures économisées ne disparaissent pas dans des problèmes de mise en œuvre.

• Faible adoption par l’équipe sur le terrain : Si l’application mobile est trop compliquée ou si l’équipe la perçoit comme un travail supplémentaire, ils résisteront. Rendez la formation facile, l’expérience utilisateur mobile excellente, soulignez les avantages (moins de paperasse plus tard).
• Rôles et permissions peu clairs : Si l’équipe de bureau n’est pas alignée avec les mises à jour de statut qui arrivent, ou n’utilise pas le tableau de bord, le système sera sous-utilisé. Clarifiez qui surveille quoi.
• Capture de données incomplète : Si les photos, signatures et tâches ne sont pas capturées de manière cohérente, vous devrez toujours courir après les preuves manquantes. Standardisez les exigences : par exemple, chaque tâche doit avoir au moins une photo et une signature avant d’être « terminée ».
• Absence de processus de suivi : La capture numérique est excellente — mais si terminer une tâche dans le système ne déclenche pas l’étape suivante, vous perdez l’avantage. Assurez-vous que la planification des tâches suivantes et les notifications sont correctement configurées.
• S’attendre à une perfection instantanée : Économiser des dizaines d’heures par semaine est réaliste — mais seulement après une période de transition initiale. Prévoyez du temps tampon et mesurez les améliorations progressivement.

7. Pourquoi Remato est un bon choix pour la gestion des équipes et des outils

De nombreuses solutions sur le marché traitent de la gestion de la construction. Mais il y a quelques raisons pour lesquelles Remato mérite une attention particulière pour le suivi des équipes et des outils :

• Comme décrit sur le site du fournisseur, Remato offre un aperçu en direct des équipes, un suivi du temps, une capture de photos, des signatures numériques et des feuilles de temps automatiques.
• Le système est conçu pour les petites et moyennes entreprises de construction — donc la complexité et les frais généraux sont appropriés plutôt qu’excessifs.
• L’intégration entre le terrain mobile et le bureau est conçue pour éliminer l’intervention manuelle dans le flux des heures, des photos et des approbations.
• Comme les données sont numériques et en temps réel, le bureau et le terrain sont connectés — réduisant les retards, les doublons et les malentendus.

En résumé : cela comble le fossé entre l’équipe de chantier et le bureau.

8. Impact réel : Ce à quoi vous pouvez vous attendre après 3 mois

Si vous mettez cela en œuvre correctement, voici ce à quoi vous pourriez vous attendre après trois mois :

• Les superviseurs récupèrent 10 à 15 heures/semaine de chasse aux documents, leur permettant de se concentrer sur la performance de l’équipe, l’allocation des ressources et la qualité du travail.
• Les comptables/le personnel administratif récupèrent 5 à 8 heures/semaine de réconciliation des feuilles de temps, de chasse aux photos et de suivi des statuts.
• Le délai entre l’achèvement d’une tâche et la planification de la suivante se raccourcit, ce qui signifie moins de temps d’inactivité et une progression plus rapide.
• De meilleures données de rapport signifient que vous identifiez les tâches lentes, les équipes qui sous-enregistrent systématiquement les heures, ou les outils qui sont inactifs — vous permettant de faire des ajustements basés sur les données et de réduire le gaspillage.
• Vos communications avec les clients s’améliorent : les photos et signatures capturées sur le chantier sont immédiatement disponibles, permettant une vérification et une facturation plus rapides.

Au fil des mois, ce temps libéré vous permet d’ajouter plus de chantiers, d’étendre vos opérations ou d’améliorer les marges plutôt que d’être coincé dans l’administration.

9. Réflexions finales

Dans la construction, le temps est l’une de vos ressources les plus précieuses — et la différence entre rester dans les délais et prendre du retard dépend souvent de la façon dont vous gérez votre équipe, vos tâches et vos outils. En passant des flux de travail manuels et papier à une plateforme numérique comme Remato, vous transformez des heures d’administration chaque semaine en temps productif.

De plus, les avantages vont au-delà des simples économies de temps : vous améliorez la transparence, réduisez les risques, améliorez l’expérience client et construisez une opération qui s’adapte à l’échelle. Alors que l’industrie s’appuie de plus en plus sur les données et les flux de travail mobiles, les entreprises qui investissent aujourd’hui dans de meilleurs systèmes gagnent un avantage concurrentiel pour demain.

Si vous êtes prêt à récupérer des heures perdues chaque semaine et à rationaliser votre flux de travail du terrain au bureau, il est temps d’envisager comment Remato peut s’intégrer à votre travail. Découvrez les fonctionnalités de gestion d’équipe ici : Gestion d’équipe Remato et apprenez-en davantage sur la façon dont le logiciel de construction permet des économies de temps en général : Avantages des logiciels de gestion de la construction