Office 365 vs rakennushallintaohjelmisto: mikä on paras yrityksellesi?

Office 365 on tullut modernin liiketoiminnan selkärangaksi. Sopimusten laatimisesta Wordissa, taulukoiden hallinnasta Excelissä ja yhteistyöstä Teamsin kautta, se on lukemattomien organisaatioiden suosikkiohjelmisto. Rakennusyrityksille se voi varmasti olla tärkeä rooli hallinnollisten tehtävien, raportoinnin ja asiakasviestinnän hoitamisessa.

Mutta tässä on haaste: rakentaminen ei ole kuin tyypillisen toimiston pyörittäminen. Projektikohteet liikkuvat nopeasti, tiimit ovat hajallaan, ja johtajat tarvitsevat reaaliaikaista näkyvyyttä tehtyihin työtunteihin, käytössä oleviin työkaluihin ja paikan päällä oleviin ongelmiin. Tässä Office 365:n rajat alkavat näkyä. Vaikka se on tehokas toimistotyöhön, sitä ei ole koskaan suunniteltu hallitsemaan työryhmiä, työkaluja ja kenttäviestintää.

Tässä rakennushallintaohjelmisto kuten Remato astuu kuvaan. Kenttätoimintoihin suunniteltu se auttaa yrityksiä kuromaan umpeen toimiston tehokkuuden ja paikan päällä olevien realiteettien välistä kuilua.

Missä office 365 auttaa rakennusyrityksiä

Office 365 on erinomainen rakennusyrityksen toimistopuolen pyörittämiseen. Se yhdistää tutut työkalut, joita melkein jokainen yritys osaa jo käyttää. Monille johtajille se on digitaalisen työn lähtökohta.

• Viestintä ja kokoukset – Outlook pitää aikataulut järjestyksessä, kun taas Teams tekee videopuheluista ja viestinnästä helppoa.
• Asiakirjat ja sopimukset – Wordia käytetään laajasti sopimusten, ehdotusten ja raporttien luomiseen.
• Taulukot – Excel auttaa seuraamaan lukuja, olipa kyseessä projektikustannukset, materiaalilistat tai turvallisuustarkistuslistat.
• Tiedostojen tallennus ja jakaminen – OneDrive ja SharePoint mahdollistavat tiimien tallentaa ja käyttää asiakirjoja mistä tahansa.
• AI-tuki – Microsoft Copilot voi nyt auttaa kirjoittamaan sähköposteja, tiivistämään muistiinpanoja ja jopa ehdottamaan kaavoja Excelissä.

Lyhyesti sanottuna, Office 365 on luotettava ratkaisu hallintoon, suunnitteluun ja viestintään toimistossa. Se antaa rakennusyrityksille vahvan perustan paperityön ja asiakaspuolen hoitamiseen.

Office 365:n rajoitukset rakentamisessa

Vaikka Office 365 on tehokas toimistotyöhön, se ei täysin tue rakennustyömaiden päivittäistä todellisuutta. Kenttätiimien tarpeet ovat hyvin erilaisia kuin toimistohenkilöstön, ja tässä kohdin erot tulevat selviksi.

• Työryhmien aikataulutus puuttuu – Office 365 ei tarjoa helppoa tapaa jakaa vuoroja, seurata läsnäoloa tai hallita useita työryhmiä projekteissa.
• Ajan seuranta on vaikeaa – Excel-taulukoihin tai manuaaliseen syöttöön luottaminen johtaa usein virheisiin ja hukattuun aikaan.
• Ei työkalujen ja laitteiden seurantaa – Ei ole yksinkertaista tapaa tietää, kenellä työntekijällä on mikä työkalu, onko laitteita käytössä tai puuttuuko jotain.
• Tiimichat ei ole kenttäystävällinen – Microsoft Teams on rakennettu toimistohenkilöstölle. Vilkas rakennustyömaalla se voi tuntua liian raskaalta ja monimutkaiselta työnjohtajille ja työryhmän jäsenille.
• Ei suunniteltu mobiilityöhön – Office 365 -sovellukset toimivat puhelimissa, mutta ne eivät ole optimoitu nopeisiin tarkistuksiin ja päivityksiin kentällä.

Toisin sanoen, pelkkä Office 365 ei voi korvata erikoistuneita järjestelmiä, joita rakennusyritykset tarvitsevat pitääkseen projektit aikataulussa.

Mitä rakennushallintaohjelmisto kuten remato tarjoaa

Toisin kuin Office 365, joka on rakennettu yleiseen liiketoimintakäyttöön, Remato on suunniteltu erityisesti rakennusyrityksille ja niiden työryhmille. Se keskittyy rakennustyömailla tapahtuviin jokapäiväisiin haasteisiin ja antaa johtajille reaaliaikaisen näkyvyyden siihen, mitä tapahtuu.

• Työryhmien hallinta – Jaa vuoroja helposti, näe kuka on käytettävissä ja seuraa läsnäoloa ilman taulukoita.
• Ajan seuranta – Työryhmät voivat kirjautua sisään ja ulos mobiililaitteilla, mikä tekee tuntikirjanpidosta tarkkaa ja automaattista.
• Työkalujen ja laitteiden hallinta – Seuraa, kuka työntekijä käyttää mitä työkalua, vähennä hävikkiä ja varmista, että laitteita käytetään tehokkaasti.
• Tiimichat – Yksinkertainen ja suora tapa työryhmien ja johtajien viestintään, suunniteltu rakennustyöhön ja helpompi käyttää kuin Microsoft Teams työmaaympäristössä.
• Valokuvat ja visuaaliset päivitykset – Työntekijät voivat ottaa ja jakaa rakennustyömaan valokuvia suoraan sovelluksen kautta, antaen johtajille selkeän todisteen edistymisestä, dokumentoimalla ongelmia ja parantamalla läpinäkyvyyttä.
• Mobiililähtöinen lähestymistapa – Remato on rakennettu kentällä työskenteleville ihmisille. Työnjohtajat ja työryhmän jäsenet voivat nopeasti kirjata tietoja, jakaa päivityksiä ja raportoida ongelmia sekunneissa.

Remato täyttää Office 365:n jättämät aukot. Se ei korvaa jo käyttämiäsi toimistotyökaluja, mutta varmistaa, että rakennustyömaalla tapahtuva työ on yhtä järjestäytynyttä ja näkyvää kuin toimistossa tapahtuva työ.

Miksi remato on parempi valinta kenttäyhteistyöhön

Vaikka Office 365 on vahva toimistotyöhön, sitä ei koskaan rakennettu rakennusryhmiä ajatellen. Työmaalla johtajat ja työntekijät tarvitsevat työkaluja, jotka ovat nopeita, yksinkertaisia ja suoraan yhteydessä käsillä oleviin tehtäviin. Tässä Remato erottuu.

• Tiimichat yhdistettynä kenttätoimintaan – Toisin kuin Microsoft Teams, joka erottaa viestit projektitehtävistä, Rematon chat on rakennettu päivittäiseen työnkulkuun. Työryhmät voivat keskustella aikatauluista, jakaa valokuvia ja raportoida edistymisestä samassa paikassa, jossa he kirjaavat tunteja ja hallitsevat työkaluja.
• Visuaalinen todiste ja päivitykset – Työmaavalokuvat, jotka jaetaan Rematon kautta, antavat välittömän selkeyden. Johtajien ei tarvitse luottaa pitkiin raportteihin tai toisen käden päivityksiin; he voivat nähdä edistymisen ja ongelmat itse.
• Vähemmän kitkaa työryhmille – Sen sijaan, että jongleeraisivat toimistotyylisiä sovelluksia, työntekijät käyttävät yhtä mobiilityökalua, joka kattaa ajan seurannan, viestinnän ja laitteiden hallinnan.
• Reaaliaikainen näkyvyys – Päivitykset rakennustyömaalta virtaavat suoraan toimistoon, joten omistajat ja johtajat tietävät tarkalleen, mitä tapahtuu ilman viiveitä.

Työmaayhteistyössä Remato ei ole vain helpompi käyttää kuin Office 365 – se on tarkoitukseen rakennettu. Se pitää toimiston ajan tasalla samalla kun antaa työryhmille työkalun, joka vastaa heidän todellista työskentelytapaansa.

Miten office 365 ja remato toimivat yhdessä

On tärkeää muistaa, että Office 365 ja Remato eivät ole kilpailijoita – ne palvelevat eri tarkoituksia. Office 365 kattaa liiketoiminnan hallinnollisen ja asiakaspuolen, kun taas Remato keskittyy tekemään rakennustyömaan toiminnoista tehokkaita ja läpinäkyviä.

• Office 365 hallintoon – Sopimukset, budjetit, esitykset ja asiakasviestintä sopivat luonnollisesti Wordiin, Exceliin, Outlookiin ja Teamsiin.
• Remato kenttätoimintoihin – Työryhmien aikataulutus, ajan seuranta, työkalujen hallinta, valokuvat ja työmaaviestintä tapahtuvat suoraan sovelluksessa.
• Sujuva tiedonsiirto – Rematossa kerätyt tiedot, kuten tuntikirjanpito tai laitteiden käyttö, voidaan helposti viedä Exceliin analysoitavaksi tai jakaa Outlookin ja Teamsin kautta raportointia varten.
• Täydellinen työnkulku – Yhdessä Office 365 ja Remato yhdistävät toimiston ja työmaan, varmistaen, että päätöksentekijöillä on aina tarkkaa, ajankohtaista tietoa.

Yhdistelmä antaa rakennusyrityksille parhaan molemmista maailmoista: ammattimaiset toimistotyökalut rinnakkain erikoistuneen kenttähallintaohjelmiston kanssa.

Usein kysytyt kysymykset

Johtopäätös

Office 365 on tehokas työkalu rakennusyrityksille, mutta sitä ei ole koskaan suunniteltu käsittelemään työmaan realiteetteja. Se on erinomainen toimistotyöhön – sopimuksiin, sähköposteihin, taulukoihin ja asiakasviestintään – mutta se kamppailee työryhmien aikataulutuksen, ajan seurannan, työkalujen hallinnan ja nopean työmaaviestinnän kanssa.

Tässä Remato tekee eron. Rakennettu erityisesti rakentamiseen, Remato antaa johtajille ja työryhmille työkalut, joita he tarvitsevat pysyäkseen linjassa, seuraamaan työtä reaaliajassa ja pitämään projektit liikkeessä eteenpäin. Ominaisuudet kuten mobiiliajan seuranta, työkalujen jakaminen, valokuvadokumentointi ja tiimichat tekevät kenttäyhteistyöstä yksinkertaista ja tehokasta.

Paras lähestymistapa ei ole valita Office 365:n ja Rematon välillä, vaan yhdistää ne. Office 365 hoitaa liiketoimintasi toimistopuolen, kun taas Remato varmistaa, että työmaasi ovat yhtä järjestäytyneitä ja näkyviä. Yhdessä ne luovat täydellisen digitaalisen työnkulun toimistosta kentälle.

Aloita kuromaan umpeen toimiston ja rakennustyömaan hallinnan välistä kuilua – kokeile Rematoa tänään ja katso, miten se toimii yhdessä Office 365:n kanssa.