Miksi työmaalla olevat tiimit ja alihankkijat hylkäävät rakennusohjelmistot (ja mitä he oikeasti tarvitsevat)

Kävele melkein mille tahansa työmaalle, ja kuulet saman turhautumisen työnjohtajalta tai alihankkijalta:

”Kokeilimme sitä ohjelmistoa… mutta tiimi vihasi sitä. Kukaan ei pysynyt mukana.”

Se on kaava rakennusalalla. Yritykset investoivat uusiin projektinhallintajärjestelmiin, kenttäsovelluksiin tai aikataulutustyökaluihin toivoen parempaa koordinointia ja näkyvyyttä. Mutta muutamassa viikossa innostus hiipuu. Tiimit lakkaavat syöttämästä tietoja. Alihankkijat jättävät alustan huomiotta. Ja johtajat jäävät taas jonglööraamaan taulukoiden, tekstiviestien ja paperimuistiinpanojen kanssa.

Mitä siis tapahtuu? Miksi kenttätiimit ja alihankkijat hylkäävät rakennusohjelmistot niin nopeasti? Ja mikä tärkeämpää, mitä he oikeasti tarvitsevat, jotta teknologia pysyisi käytössä?

Lyhyt vastaus: jos ohjelmisto ei tunnu siltä, että se on tehty työmaalla olevalle tiimille, se ei kestä. Pitkä vastaus vie meidät käytettävyyden, mobiilikäytännöllisyyden ja rakennustyön päivittäisen todellisuuden läpi. Käydään se läpi.

Päivittäinen todellisuus työmaalla

Ymmärtääksesi, miksi ohjelmiston käyttöönotto epäonnistuu, sinun on kuviteltava työmaalla oleva tiimi. Nämä eivät ole ihmisiä, jotka istuvat kaksien näyttöjen edessä koko päivän kirjoittamassa muistiinpanoja. He ovat:

• Siirtymässä tehtävästä toiseen jatkuvasti.
• Käyttämässä hanskoja, pitämässä työkaluja, kiipeämässä telineillä.
• Työskentelemässä tiukkojen aikataulujen ja sääolosuhteiden kanssa.
• Kommunikoimassa useiden ammattiryhmien kanssa samanaikaisesti.

Kuvittele nyt, että pyydät heitä kirjautumaan monimutkaiseen ohjelmistoon, löytämään oikean projektin, valitsemaan oikean lomakkeen ja kirjoittamaan päivitykset manuaalisesti. Vaikka alusta lupaisi rikkaita ominaisuuksia, se ei yksinkertaisesti ole realistista.

Lisäksi alihankkijat jonglööraavat usein useita projekteja eri pääurakoitsijoille. Jos jokainen pääurakoitsija käyttää eri järjestelmää, alihankkijan tiimi voi kohdata kolme tai neljä erillistä kirjautumista ja työnkulkua. Se on mahdoton lähtökohta käyttöönotolle.

Rakennusohjelmisto, joka tuntuu ylimääräiseltä työltä, ei koskaan kilpaile todellisten rakennustehtävien tahdin kanssa.

Viimeisimmät kyselyt korostavat, että sopimaton työnkulun suunnittelu ja ylimääräinen vaiva teknisesti haastetuille tiimeille ovat suuria esteitä rakennusinnovaatioiden omaksumiselle.

Miksi kenttätiimit luopuvat uusista ohjelmistoista

Kutsutaan esiin yleisimmät syyt, miksi tiimit ja alihankkijat luopuvat:

a) liian monta vaihetta

Kun tuntien kirjaaminen tai määrien raportointi vie enemmän kuin muutaman napautuksen, työmaalla oleva tiimi palaa nopeimpaan menetelmään: tekstiviesti työnjohtajalle tai kirjoittaminen paperille.

b) huono mobiilisuunnittelu

Työpöydille suunniteltu verkkosovellus, joka on pienennetty puhelimille, on turhauttava. Vierittäminen, zoomaaminen ja oikean painikkeen etsiminen seistessä auringossa tai sateessa? Silloin käyttöönotto kuolee.

c) Offline-käytön puute

Monilla työmailla ei ole luotettavaa signaalia. Jos sovellus toimii vain verkossa, tietojen syöttö jää väliin. Tiimit eivät ”muista lisätä sitä myöhemmin.”

d) Ero tuntien ja määrien välillä

Työntekijät haluavat kirjata sekä mitä he tekivät että kuinka kauan se kesti. Jos järjestelmä sitoo määrät tiukasti tunteihin, se aiheuttaa hämmennystä. Tiimit haluavat itsenäistä mutta yhdistettyä tietojen syöttöä.

e) Ei todellista hyötyä työntekijälle

Jos ohjelmisto tuntuu siltä, että se vain syöttää johtamisraportteja mutta ei tarjoa mitään vastineeksi, kuten palkanlaskennan sujuvoittamista tai työkalujen seurannan helpottamista, työmaalla olevalla tiimillä ei ole motivaatiota käyttää sitä säännöllisesti.

Mitä kenttätiimit oikeasti tarvitsevat

Haastateltuamme ja työskenneltyämme kymmenien yritysten kanssa, kaava on selvä: käyttöönotto tapahtuu vain, kun ohjelmisto tukee suoraan työmaalla olevaa tiimiä.

Tältä se näyttää:

1. Yksinkertaisuus ennen kaikkea

Yksi näyttö. Suuret painikkeet. Selkeät merkinnät. Työntekijät eivät halua opetusohjelmia tai käsikirjoja; he haluavat jotain ilmeistä.

2. Mobiili edellä suunniteltu rakentaminen

Tämä on kriittistä. Mobiili edellä suunniteltu rakennussovellus on suunniteltu työntekijän taskussa olevalle puhelimelle, ei perävaunussa olevalle kannettavalle tietokoneelle. Se tarkoittaa:

• Offline-käyttöä.
• Nopeita napautuksia kirjoittamisen sijaan.
• Valokuvat syöttötapana (nopeampi kuin tekstin kirjoittaminen).
• Suunniteltu likaisille käsille, pienille näytöille ja liikkeellä oleville päivityksille.

3. Välitön arvo

Kun työntekijät kirjaavat tunteja ja näkevät työaikataulunsa päivittyvän heti palkanlaskentaa varten, he välittävät. Kun he lataavat valokuvia ja välttävät loputtomia WhatsApp-ketjuja, he välittävät. Kun heidän työkalujen lainauksensa ovat näkyvissä ilman, että heidän tarvitsee jahdata johtajia, he välittävät.

4. Työn ja ajan erottaminen

Mahdollisuus kirjata ”kaadoimme 15 kuutiometriä” erikseen ”työskentelimme 6 tuntia” mahdollistaa tarkemman seurannan. Tiimit tietävät, että aika ≠ tuotos, ja ohjelmiston on heijastettava sitä.

5. Minimaalinen häiriö

Jos alihankkija voi käyttää samaa sovellusta useissa projekteissa ilman uudelleenoppimista, he pysyvät sen parissa. Standardisointi on tärkeämpää kuin useimmat johtajat ymmärtävät.

Esimerkki: Todellinen käyttöönotto helppokäyttöisyyden avulla

Katsotaanpa yritystä, joka kävi tämän läpi.

He olivat kokeilleet ohjelmistoa toisensa jälkeen: Procore, Raken, Fieldwire ja muita. Joka kerta sama tulos: toimistohenkilökunta piti koontinäytöistä, mutta työmaalla oleva tiimi hylkäsi sovelluksen.

Sitten he testasivat Rematoa, mobiili edellä suunniteltua rakennusalustaa. Miksi se toimi?

• Kenttähenkilöstö piti sitä intuitiivisena muutamassa päivässä.
• Mobiilisovellus hoiti kaiken – ei enää juoksemista toimiston tietokoneelle.
• Valokuvatyökalusta tuli eniten käytetty ominaisuus, koska se oli nopea ja käytännöllinen.
• Palkanlaskentajohtajat saivat vihdoin johdonmukaiset aikalokit ilman, että heidän tarvitsi anella tiimejä päivityksistä.

Ero ei ollut hienoissa ominaisuuksissa. Se oli yksinkertaisuus ja mobiili edellä suunniteltu rakentaminen. Tämä yhdistelmä muutti käyttöönoton ”hädin tuskin selviytymisestä” ”päivittäiseksi tavaksi”.

Miksi alihankkijat ovat vaikeimpia voittaa puolelleen

Alihankkijat ovat ainutlaatuisia. He ovat itsenäisiä, liikkuvat nopeasti ja työskentelevät useissa töissä. Jos pyydät heitä oppimaan monimutkaisen ohjelmiston yhden pääurakoitsijan projektia varten, he vastustavat.

Kuitenkin alihankkijat reagoivat hyvin ohjelmistoon, joka:

• Toimii eri projekteissa.
• Vaatii lähes mitään asennusta tai koulutusta.
• Säästää heiltä aikaa paperityön tai maksuhyväksyntöjen jahtaamisessa.

Kun ohjelmisto vähentää heidän päänsärkyjään sen sijaan, että lisäisi niitä, he käyttävät sitä – jopa mainostavat sitä. Ja kun alihankkijat ovat mukana, työmaalla olevan tiimin käyttöönotto seuraa luonnollisesti.

”Mobiili edellä suunniteltu rakentaminen” -standardi

Ilmaisu ”mobiili edellä suunniteltu rakentaminen” ei ole vain markkinointia. Se on käytännön vaatimus. Työmaalla oleva tiimi ei tarvitse 20 widgetin koontinäyttöjä, tässä on mitä he oikeasti tarvitsevat:

• Nopea tapa kirjautua sisään/ulos.
• Paikka, johon pudottaa edistymisen tai ongelmien valokuvat.
• Yksinkertainen tehtävien seuranta, joka liittyy päivän työhön.

Joka kerta, kun mobiili edellä suunniteltu rakentaminen jätetään huomiotta, käyttöönotto kärsii. Joka kerta, kun se asetetaan etusijalle, käyttöönotto kasvaa.

Miltä käyttöönotto näyttää käytännössä

Käyttöönotto ei tarkoita ”työntekijät sietävät sitä.” Se tarkoittaa, että työmaalla oleva tiimi käyttää sovellusta aktiivisesti, koska se sopii heidän työnkulkuunsa. Todellisen käyttöönoton merkkejä ovat:

• Valokuvat ladataan päivittäin ilman muistutuksia.
• Aikaseuranta tehdään reaaliajassa, ei viikon lopussa.
• Alihankkijat kirjaavat määriä vapaaehtoisesti, koska se hyödyttää heitä.
• Johtajat käyttävät vähemmän aikaa tietojen jahtaamiseen, enemmän aikaa päätöksentekoon.

Tämä ei tapahdu monimutkaisilla ohjelmistoilla. Se tapahtuu työkaluilla, jotka ovat helppoja, nopeita ja mobiili edellä suunniteltuja rakentamisen ytimessä.

Eteenpäin: kuinka valita ohjelmisto, jota tiimit oikeasti käyttävät

Jos olet projektipäällikkö tai työnjohtaja, joka päättää ohjelmistosta, tässä on suodatin, jota soveltaa:

1. Voiko työntekijä selvittää tämän ilman koulutusta?
2. Toimiiko se moitteettomasti älypuhelimessa, jopa offline-tilassa?
3. Säästääkö se aikaa tiimiltä, ei vain johdolta?
4. Voivatko alihankkijat käyttää sitä eri töissä ilman päänsärkyä?
5. Erottavatko se tunnit määristä, mutta yhdistävät ne silti raporteissa?

Jos vastaus on ”ei” mihinkään näistä, odota hylkäämistä.

Käytettävyys ja todellisen maailman sopivuus ovat suuria tekijöitä teknologian hyväksymisessä rakennusalalla, useiden tutkimusten mukaan, jotka sisältävät yli 124 vertaisarvioitua julkaisua. Tämä tukee tarvetta räätälöidä ohjelmisto työmaalla olevalle tiimille.

Yhteenveto: miksi helppokäyttöisyys + mobiilityökalut = Todellinen käyttöönotto

Rakennusohjelmiston käyttöönotto ei ole kyse ominaisuuksista tai iskusanoista. Kyse on siitä, että se sopii työmaalla olevan tiimin päivittäiseen työhön. Jos ohjelmisto on helppo, mobiili edellä suunniteltu ja oikeasti hyödyllinen, se pysyy käytössä. Jos ei, tiimit hylkäävät sen nopeasti.

Tapaustutkimus todistaa sen: helppokäyttöisyys ja mobiili edellä suunnitellut rakennustyökalut tarkoittavat todellista käyttöönottoa.

Kun ala vihdoin hyväksyy, että teknologian on sopeuduttava työntekijään eikä päinvastoin, näemme ohjelmistoja, joita tiimit haluavat käyttää, ei ohjelmistoja, jotka he hylkäävät.