Lopeta työkalujen menettäminen: Practical Asset Tracking Solutions: Practical Asset Tracking Solutions

Tässä oppaassa käsitellään käytännön omaisuudenseurantamenetelmiä pienille ja keskisuurille yrityksille rakennus-, siivous- ja julkisten palvelujen alalla. Opi, miten työkaluja voidaan seurata QR-koodien, ruostumattomasta teräksestä valmistettujen tunnisteiden ja käyttäjäystävällisten ohjelmistojen avulla kustannusten vähentämiseksi, vastuuvelvollisuuden parantamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi.

Miksi omaisuuden seuranta on tärkeää pienille yrityksille

Työkalut, laitteet ja muut fyysiset hyödykkeet ovat monien pienten ja keskisuurten yritysten elinehto – erityisesti käytännönläheisillä aloilla, kuten rakentamisessa, kunnossapidossa ja kenttäpalveluissa.

Ilman luotettavaa tapaa seurata näitä varoja yritykset joutuvat kuitenkin päivittäin kärsimään vältettävissä olevista tappioista – sekä ajallisesti että rahallisesti. Työkaluja katoaa, laitteita ei käytetä, koska kukaan ei tiedä, missä ne ovat, ja tiimit tuhlaavat arvokkaita tunteja etsimiseen työnteon sijaan. Ajan mittaan tämä johtaa korkeampiin korvauskustannuksiin, myöhästyneisiin määräaikoihin ja turhautuneisiin työntekijöihin.

Siksi varaston- ja omaisuudenhallinta ei ole vain organisointia – se on suora keino parantaa tuottavuutta, vähentää varkauksia ja suojella tulosta.

Huonon omaisuudenseurannan kustannukset

Huonon omaisuudenseurannan vaikutukset ovat vakavia:

• Rakennusyritykset kohtaavat 300 miljoonasta 1 miljardiin dollariin tappioita vuosittain puuttuvien työkalujen ja laitteiden vuoksi.
• Enintään 30 % kaikista työkaluostoista alalla on kadonneiden, varastettujen tai rikkoutuneiden tavaroiden korvaamista.
• Kenttätyöntekijät käyttävät jopa 90 minuuttia päivässä työkalujen etsimiseen.

Se on menetettyä rahaa ja tuottavuutta.

Mitä on omaisuuden seuranta?

Omaisuuden seuranta, joka tunnetaan myös nimellä työkalujen seuranta tai laitteiden omaisuudenhallinta, on seurantaprosessi:

• Mitä omaisuutta omistat
• Missä ne ovat
• Kuka niitä käyttää
• niiden kunto ja huoltohistoria

Tavoite on sama riippumatta siitä, hallinnoitko yritystason laiterekisteriä vai haluatko vain seurata muutaman yrityksen kannettavan tietokoneen käyttöä: välttää kaaos, vähentää hävikkiä ja tehdä inventaariosta näkyvää ja hallittavaa.

QR-koodien ja viivakoodien käyttö kustannustehokkaaseen omaisuuden seurantaan

Yksi helpoimmista ja kustannustehokkaimmista tavoista aloittaa omaisuuden seuranta on käyttää QR-koodi- ja viivakooditarroja. Nämä ovat tarroja, jotka kiinnität kuhunkin työkaluun tai laitteeseen ja joihin on tulostettu yksilöllinen QR-koodi (tai perinteinen viivakoodi), joka vastaa kyseisen kohteen profiilia järjestelmässäsi. Kun joku tarvitsee tavaraa, hän voi yksinkertaisesti skannata koodin älypuhelimella kirjautuakseen ulos tai nähdäkseen tietoja työkalusta.

Miten se toimii

1. Luo jokaisesta työkalusta digitaalinen tietue omaisuudenhallintasovellukseen.
2. Tulosta tai osta QR- tai viivakooditarra, joka sisältää yksilöllisen tunnisteen.
3. Kiinnitä tarra työkaluun tai laitteeseen.
4. Työntekijät voivat skannata koodin älypuhelimella:

• Näytä työkalun tiedot
• Tarkista se sisään/ulos
• Tukin vaurioituminen tai huolto

Miksi se toimii

QR-/viivakooditarrojen käyttö omaisuuden seurantaan on suosittua, koska:

• Alhaiset kustannukset ja helppo käyttöönotto: QR-kooditarrojen tulostaminen on edullista, ja voit merkitä kaiken porakoneista kannettaviin tietokoneisiin muutamassa minuutissa. Tavallista tulostinta ja älypuhelimia pidemmälle ei tarvita erikoislaitteita.
• Nopea tiedonsaanti: Skannaus tuo välittömästi esiin työkalun tiedot. Paperilokien tai taulukkolaskentataulukoiden selaaminen loppuu – digitaalinen ohjelmistorekisterisi päivittyy reaaliajassa.
• Parempi tilivelvollisuus: Jos jokaisella työkalulla on koodi ja jokainen tapahtuma (uloskirjaus, luovutus, palautus) kirjataan skannaamalla, syntyy selkeä säilytystapahtumaketju. Työntekijät tietävät, että työkaluja seurataan, mikä edistää vastuullisuuden kulttuuria.
• Vähemmän virheitä: Koodin skannaaminen on luotettavampaa kuin tietojen syöttäminen käsin. Se estää kirjoitusvirheet ja sekaannukset ja varmistaa, että oikea kohde kirjataan joka kerta.

QR-kooditarrojen käyttöönotto integroi työkalujen seurannan osaksi jokapäiväistä työnkulkuasi. Urakoitsijan tai palveluyrityksen kannalta tämä muuttaa työkalujen hallinnan ikävästä askareesta nopeaksi skannaus- ja meno-rutiiniksi – mikä tekee rakennushankkeiden (ja muiden) varastonhallinnasta paljon yksinkertaisempaa ja tarkempaa.

Vinkki: Käytä säänkestäviä ja kestäviä tarroja, jotta tarrat eivät irtoa vaikeissa olosuhteissa. Sisäänrakennetun virheenkorjauksen ansiosta QR-koodi voidaan usein lukea, vaikka osa siitä naarmuuntuisi.

Kestävät laitteet Tunnisteet: Kun käyttää ruostumattomasta teräksestä valmistettuja QR-tarroja

Jos omaisuuserät joutuvat kohtaamaan erittäin ankaria olosuhteita, ruostumattomasta teräksestä valmistetut QR-kooditunnisteet ovat hyvä ratkaisu. Nämä ovat metallisia tunnisteita (yleensä ruostumatonta terästä tai anodisoitua alumiinia), joihin on kaiverrettu tai painettu QR-koodi tai viivakoodi. Voit kiinnittää ne laitteisiin ruuveilla, niiteillä tai vahvalla liimalla. Ruostumattomasta teräksestä valmistetut tunnisteet maksavat enemmän kuin tarrat, mutta niiden kestävyys on vertaansa vailla.

Milloin metallilappuja käytetään

Jos työkalut ovat jatkuvasti alttiina säälle, kulutukselle, kuumuudelle tai kemikaaleille, tavallinen tarra ei välttämättä kestä. Ajattele esimerkiksi laitteita, joita säilytetään ulkona ympäri vuoden, tai työkaluja, jotka pestään säännöllisesti painepesulla. Metalliset QR-kooditunnisteet kestävät erinomaisesti sääolosuhteita ja kemiallista altistumista. Ne eivät helposti repeä, haalistu tai ruostu edes kovissa ympäristöissä. Tämän vuoksi ne ovat ihanteellisia pitkäaikaiseen omaisuuserien valvontaan rakennustyömailla, tehtaissa tai missä tahansa vaativassa ympäristössä.

Ruostumattomasta teräksestä valmistettujen QR-tunnisteiden edut

• Äärimmäinen kestävyys: Nämä tunnisteet kestävät sadetta, aurinkoa, korkeita lämpötiloja ja kovaa käsittelyä – olosuhteet, jotka tuhoaisivat paperitarran. Niitä käytetään usein käyttöomaisuuden hallinnointiin, jossa pitkäikäisyys on avainasemassa.
• Pitkän aikavälin arvo: Metallinen tunniste on kalliimpi, mutta sitä ei todennäköisesti tarvitse vaihtaa moneen vuoteen (jos koskaan). Kun kyseessä ovat arvokkaat työkalut tai laitteet, joiden käyttöikä on pitkä, kertakäyttöinen metallinen tunniste varmistaa, että omaisuuden tunniste säilyy.
• Turvallinen kiinnitys: Tunnisteiden kiinnittäminen ruuveilla tai niiteillä vaikeuttaa niiden poistamista. Tämä estää satunnaisen varkauden tai peukaloinnin. (Sen sijaan tarran voi irrottaa, mutta ruuvilla kiinnitetyn metallilevyn irrottaminen vaatii vaivannäköä.)
• Lisätietoja tarvittaessa: QR-koodin rinnalle voidaan sijoittaa lisätietoja (esim. sarjanumero tai yrityksen nimi), sillä voit käyttää sekä koodia että kaiverrettua tekstiä.

Useimmille pienille työkaluille sopivat raskaat tarrat. Tietyissä tapauksissa – esimerkiksi työkalun etiketti tuhoutuu jatkuvasti – ruostumattomasta teräksestä valmistettuun etikettiin siirtyminen on viisasta. Monet omaisuudenseurantajärjestelmät (täysimittaisista rakennusalan yritysten omaisuudenhallintaohjelmistoista pienyritysten yksinkertaisempiin sovelluksiin) tukevat sekä tarroja että metallitarroja, sillä QR-koodi toimii samalla tavalla. Tärkeintä on varmistaa, että metallisen tunnisteen koodi on kontrastikas ja hyvin painettu, jotta se skannataan yhtä helposti kuin tarra.

Kehittynyt omaisuuden seuranta: RFID, Bluetooth ja GPS

QR-koodit ja viivakoodit ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä, mutta on olemassa myös kehittyneempiä seurantatekniikoita – erityisesti RFID-, Bluetooth- ja GPS-pohjaisia järjestelmiä. Nämä voivat viedä omaisuuden seurannan seuraavalle tasolle, vaikka ne edellyttävätkin suurempia investointeja ja käyttöönottoa.

• RFID-varojen seuranta: RFID-tunnisteet voidaan skannata irtotavarana ilman suoraa näköyhteyttä. Tämä mahdollistaa nopean inventaarion laskennan (esim. RFID-lukijan heiluttaminen työkalulaatikon lähellä voi havaita kaikki sen sisällä olevat merkityt työkalut). Se on tehokas suurissa varastoissa (jotkin yritykset käyttävät RFID-tietotekniikka-omaisuuden seurantaa datakeskuksen laitteistojen hallintaan), mutta RFID vaatii erityisiä lukulaitteita ja infrastruktuuria, joten sitä voi olla vaikea perustella pienemmille toiminnoille.
• Bluetooth-majakat: Nämä pienet tunnisteet lähettävät Bluetooth-signaalin mobiilisovellukseen. On hyödyllistä nähdä, onko jokin työkalu lähellä työmaalla. Bluetoothin kantama on kuitenkin rajallinen (yleensä vain muutamia kymmeniä metrejä), ja tunnisteet tarvitsevat paristoja.
• GPS-seurantalaitteet: GPS-laitteet voivat lähettää reaaliaikaisia sijaintitietoja mistä tahansa. Tämä on hienoa varkauksien takaisinperinnässä ja ajoneuvokannan hallinnassa, mutta GPS-paikantimet vaativat virtaa (akku tai johto) ja yleensä datasopimuksen yhteyden muodostamiseksi.

Nämä korkean teknologian menetelmät ovat usein osa yritystason omaisuudenhallintaa. Jotkin suuryritysten parhaista EAM-ohjelmistoista integroivat RFID- tai IoT-antureiden kaltaisia vaihtoehtoja. Useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille tällaiset järjestelmät ovat kuitenkin ylivoimaisia – yksinkertaisemmat ratkaisut, kuten QR-kooditunnisteet, antavat parhaan vastineen rahalle. Mainitsemme nämä vaihtoehdot tunnustaaksemme, että niitä on olemassa erikoistarpeita varten, mutta emme syvenny niihin tässä yhteydessä.

Lopulliset ajatukset: Asset Tracking System: Miksi jokainen yritys tarvitsee omaisuuden seurantajärjestelmän

Yrityksesi hyötyy ottamalla käyttöön jopa perustyökalujen seurantajärjestelmän:

• Pienemmät tappiot ja korvauskustannukset
• Miehistön tuottavuuden parantaminen
• Selkeämpi huollon aikataulutus
• Suurempi vastuuvelvollisuus

Työkalujen seurannan ei tarvitse olla kallista tai monimutkaista, olipa kyseessä kenttähuoltoryhmä, rakennusyritys tai julkisten töiden väki.

Oletko valmis lopettamaan yrityksesi omaisuuden menettämisen?

Rematon resurssien seurantaohjelmiston avulla kenttäryhmät voivat helposti hallita työkaluja, määrittää laitteita ja seurata kunnossapitoa – kaikki yhdellä mobiiliystävällisellä alustalla.

Kokeile ilmaiseksi