Leitfäden & Einblicke

Fallstudie: Verbesserung des Personal- und Projektmanagements mit Remato

Das Unternehmen verwaltet mehrere Bauprojekte und hat verschiedene Projektmanagement-Tools getestet, darunter Procore, Raken, Fieldwire, FieldLens, Spybee, IBuilder und Cloud Quality. Trotz des Ausprobierens dieser Plattformen fiel es ihnen schwer, eine Lösung zu finden, die sowohl leistungsstark als auch für die Mitarbeiter im Außendienst einfach zu übernehmen war.

Sie benötigten eine umfassende Lösung, die sowohl das Personal- als auch das Projektmanagement rationalisieren konnte, um sicherzustellen, dass die Teams koordiniert blieben und die Projekte im Zeitplan blieben.

Wichtigste Erkenntnisse

Optimiertes Personal- und Projektmanagement: Das Unternehmen suchte nach einer einheitlichen Lösung, um sowohl die Koordination des Außendienstpersonals als auch die gesamte Projektüberwachung zu verbessern.
Herausforderungen mit bestehenden Tools: Trotz des Testens von Plattformen wie Procore und Fieldwire bestanden weiterhin Probleme bei der Planung, der Materialverwaltung und der Werkzeugverfolgung.
Rematos Wirkung: Die Einführung von Remato führte zu einem verbesserten Onboarding des Außendienstpersonals, einer verbesserten mobilen Funktionalität und erheblichen Zeiteinsparungen bei der Gehaltsabrechnung und Dokumentation.
ROI-Highlights:
- Der Zeitaufwand für den Gehaltsabgleich wurde von ~6 Stunden/Woche auf ~45 Minuten/Woche reduziert, was zu einer jährlichen Einsparung von ca. 9.625 $ führt.
- Die Schulungszeit pro Mitarbeiter wurde von 2,5 Stunden auf 30 Minuten reduziert, was zu einer Einsparung von ca. 4.800 $ pro Onboarding-Zyklus führt.
- Die Zeit für die Abfrage von Fotodokumentationen wurde von 15–20 Minuten auf unter 3 Minuten reduziert, wodurch potenziell 50.000–100.000 $ an strittigen Arbeiten pro 5-Millionen-Dollar-Projekt eingespart werden können.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Remato sah sich das Unternehmen mit mehreren Schwachstellen in der Projektsteuerung konfrontiert:

Komplexität bei der Planung: Der Abschnitt für die Arbeitsplanung war schwierig zu aktualisieren, was das Team dazu veranlasste, Alternativen wie RefinemySite und Tactplan zu testen.
Materialverwaltung: Das ERP-System verwaltete bereits Materialien, wodurch andere Softwaremodule überflüssig wurden.
Getrennte Mengen & Stunden: Die Mengenerfassung war an Stunden gebunden, was eine manuelle Eingabe bei der Zeiterfassung erzwang. Das Unternehmen wollte, dass diese Aufzeichnungen unabhängig voneinander verwaltet werden.
Einschränkungen bei der Werkzeugverfolgung: Das Fehlen einer API für automatische Werkzeug-Eingangs-/Ausgangsaktualisierungen führte zu Ineffizienzen. Der Gehaltsabrechnungsmanager musste den Ein- und Austritt der Mitarbeiter manuell abgleichen, obwohl die Daten für das Ein- und Ausstempeln bereits in der Software vorhanden waren.
Einschränkungen der mobilen App (andere Tools): Viele Plattformen erforderten eine bürobasierte Verwaltung für bestimmte Funktionen, was die Effizienz im Außendienst einschränkte.

Warum Remato?

Das Unternehmen nennt drei Gründe, warum sich Remato von der Konkurrenz abhebt:

Benutzerfreundlichkeit & schnelle Akzeptanz: Die Mitarbeiter im Außendienst passten sich aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche und der kurzen Lernkurve schnell an Remato an.
Volle mobile Funktionalität: Im Gegensatz zu Mitbewerbern ermöglichte Remato die vollständige Projektsteuerung direkt von mobilen Geräten aus, wodurch die Notwendigkeit entfiel, ins Büro zurückzukehren.
Ausgezeichnetes Foto-Tool: Die Fotodokumentationsfunktion wurde dank ihrer Einfachheit und der einfachen Informationsbeschaffung zum meistgenutzten Tool im täglichen Betrieb.

Implementierungsziele

Das Team führt Remato schrittweise ein:

Phase 1: Zeitkontroll- und Werkzeugmodul Beginnen Sie mit der Zeiterfassung, um die Effizienz der Gehaltsabrechnung zu verbessern und die Werkzeugnutzung zu integrieren.

Phase 2: Unabhängige Mengenerfassung Ermöglichen Sie die Erfassung der ausgeführten Mengen getrennt von den Stunden, um einen klareren Einblick in die Produktivität zu erhalten.

Phase 3: Erweiterte Planungs-Integration Setzen Sie die Erkundung komplementärer Planungstools fort und bauen Sie Remato gleichzeitig in ihren zentralen Projektmanagementprozess ein.

Ergebnisse & Vorteile

Verbesserte Akzeptanz: Die Außendienstteams wurden schneller eingearbeitet als mit jeder anderen Software zuvor.
Höhere Mobilität: Die vollständigen mobilen Funktionen beseitigten Engpässe im Büro, sodass Aufgaben vor Ort ausgeführt werden konnten.
Operative Effizienz: Die Fotodokumentation verbesserte die Transparenz erheblich und reduzierte die Suchzeit nach Projektinformationen.
Optimierte Gehaltsabrechnung: Die Integration der Zeitkontrolle reduzierte den manuellen Eingabeaufwand für Gehaltsabrechnungsmanager.

Fazit

Remato lieferte das, was andere Plattformen nicht konnten: eine benutzerfreundliche, mobile Lösung, die auf die Steuerung von Bauprojekten zugeschnitten ist. Durch die Vereinfachung der Einführung, die Ermöglichung der vollen Funktionalität vor Ort und die Konzentration auf praktische Tools wie Zeiterfassung und Fotodokumentation wurde Remato zu einem wichtigen Bestandteil der Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

ROI-Schätzungen (basierend auf dem Branchendurchschnitt)

Effizienz der Gehaltsabrechnung

Vor Remato: Der Gehaltsabrechnungsmanager verbrachte ~6 Stunden/Woche mit dem Abgleich von Stundenzetteln.
Nach Remato: Reduziert auf ~45 Minuten/Woche.
Jährliche Zeitersparnis: ~275 Stunden.
Bei 35 $/Stunde Kosten für die Gehaltsabrechnungsverwaltung: 9.625 $ jährlich eingespart.

Schulung & Einarbeitung

Vor Remato: 2,5 Stunden durchschnittliche Schulung pro Mitarbeiter.
Nach Remato: ~30 Minuten durchschnittliche Schulung.
Für eine 50-köpfige Mannschaft: ~120 Stunden eingespart.
Bei einem durchschnittlichen Lohnkostensatz von 40 $/Stunde: 4.800 $ pro Einarbeitungszyklus eingespart.

Fotodokumentation & Ansprüche

Vor Remato: Das Auffinden und Überprüfen von Fotobeweisen konnte 15–20 Minuten pro Vorfall dauern.
Nach Remato: Reduziert auf unter 3 Minuten.
Annahme: 5 Dokumentationsvorfälle pro Woche und Projekt: ~15 Stunden monatlich eingespart.
Bei einem Stundensatz von 50 $ für den Projektmanager: 9.000 $ jährlich eingespart (pro Projekt).
Zusätzlicher Vorteil: Eine schnellere und klarere Fotodokumentation stärkt das Forderungsmanagement – potenziell 1–2 % des Projektwerts an strittigen Arbeiten zurückgewonnen (bei einem 5-Millionen-Dollar-Projekt sind das 50.000–100.000 $ geschützt).

Genauigkeit bei der Zeit- vs. Mengenerfassung

Vor Remato: 15–20 % der Datensätze stimmten nicht überein.
Nach Remato: ~4 % stimmten nicht überein.
Auswirkung: Wenn zuvor 5 % der abrechenbaren Mengen bei einem 2-Millionen-Dollar-Unterauftragsumfang zu niedrig angegeben wurden, sind das 100.000 $ an potenziellen Abrechnungslecks, die jetzt korrigiert wurden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was ist eine Bausoftware für das Projektmanagement?

Eine Bausoftware für das Projektmanagement ist eine digitale Plattform, die entwickelt wurde, um die Planung, Ausführung und Überwachung von Bauprojekten zu rationalisieren. Sie ermöglicht eine bessere Planung, Ressourcenzuweisung, Budgetverwaltung und Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

2. Wer profitiert von der Verwendung einer Bausoftware?

Fachleute wie Projektmanager, Bauunternehmer, Bauherren, Ingenieure und Immobilienentwickler profitieren von einer Bausoftware. Sie ist auch für alle von Vorteil, die in der Baubranche tätig sind und die Projekteffizienz und Kommunikation verbessern möchten.

3. Was sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Bausoftware für das Projektmanagement achten sollten?

Zu den wesentlichen Funktionen gehören:

Planung und Aufgabenmanagement
Budget- und Kostenkontrolle
Dokumentenverwaltung
Tools für die Zusammenarbeit
Integrationsmöglichkeiten
Berichterstattung und Analysen
Mobile Zugänglichkeit

Diese Funktionen gewährleisten ein effizientes Projektmanagement von Anfang bis Ende.

4. Was sollten Sie bei der Auswahl einer Bausoftware für das Projektmanagement beachten?

Bei der Auswahl einer Bausoftware für das Projektmanagement ist es wichtig, Funktionen zu priorisieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Projekts abgestimmt sind. Zu den wichtigsten Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten, gehören:

Planungstools: Erweiterte Planungsfunktionen, wie z. B. die Analyse des kritischen Pfads, helfen bei der Erstellung genauer Zeitpläne und der effektiven Verwaltung von Projektmeilensteinen.
Finanzmanagement: Integrierte Finanztools für die Budgetierung, Kostenverfolgung und Finanzprognose stellen sicher, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt und finanzielle Unstimmigkeiten minimiert werden.
Bestands- und Inspektionsmanagement: Module, die die Echtzeitverfolgung von Materialien und Geräten sowie Inspektionsfunktionen ermöglichen, tragen zur Aufrechterhaltung der Qualitätskontrolle bei und verhindern Verzögerungen aufgrund von Materialengpässen.
Mobile Zugänglichkeit: Angesichts der dynamischen Natur von Baustellen stellt der mobile Zugriff auf die Software sicher, dass Teammitglieder Informationen unterwegs aktualisieren und abrufen können, was die Kommunikation und Entscheidungsfindung verbessert.
Integrationsmöglichkeiten: Die Software sollte sich nahtlos in andere bereits verwendete Tools und Systeme integrieren lassen, z. B. ERP-Systeme oder Buchhaltungssoftware, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
Benutzerfreundliche Oberfläche: Eine intuitive und einfach zu navigierende Oberfläche reduziert die Lernkurve für neue Benutzer und verbessert die Gesamtproduktivität.
Kundensupport: Ein zuverlässiger Kundensupport ist unerlässlich, um alle Probleme oder Herausforderungen zu bewältigen, die während der Implementierung und Nutzung der Software auftreten können.

Indem Sie sich auf diese Kernfunktionen konzentrieren, können Sie eine Bausoftware für das Projektmanagement auswählen, die nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch mit dem Wachstum und der Komplexität Ihres Projekts skaliert.

5. Wie kann eine Bausoftware für das Projektmanagement die Kommunikation auf meiner Baustelle verbessern?

Eine Bausoftware für das Projektmanagement verbessert die Kommunikation auf der Baustelle, indem sie Aktualisierungen, Warnmeldungen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten auf einer Plattform zentralisiert. Diese Integration ermöglicht die Nachrichtenübermittlung zwischen Teammitgliedern, das Versenden von Dateien, das Zuweisen von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts in Echtzeit, wodurch Verzögerungen und Missverständnisse reduziert werden. Echtzeit-Updates stellen sicher, dass Außendienstmitarbeiter, Büropersonal und Stakeholder in Verbindung bleiben und zeitnah auf Änderungen reagieren können.