7 bewährte Strategien für das Zeitmanagement für Inhaber von Bauunternehmen (und um zu verhindern, dass Gewinne verloren gehen)

Das Führen eines kleinen oder mittelständischen Bauunternehmens fühlt sich oft chaotisch an – aber es gibt bewährte Strategien für das Zeitmanagement, die das ändern können. Zwischen der Verwaltung von Teams, der Reaktion auf Kunden, der Jagd nach Lieferanten und der Erledigung endloser Verwaltungsaufgaben kann es sich unmöglich anfühlen, den Überblick zu behalten.

Aber hier ist die harte Wahrheit: Wenn die Zeit davonläuft, schwinden auch die Gewinne. Versäumte Fristen, übereilte Schätzungen und schlechte Terminplanung führen oft zu verlorenen Aufträgen, unzufriedenen Kunden und sogar zu einem Burnout bei Inhabern und Managern.

Die gute Nachricht? Mit den richtigen Systemen und Gewohnheiten können Sie die Kontrolle über Ihre Zeit – und Ihr Geschäft – zurückgewinnen.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen 7 bewährte Strategien für ein effektives Zeitmanagement vor, die von erfolgreichen kleinen Bauunternehmen auf der ganzen Welt stammen. Dies sind praktische, praxiserprobte Tipps, die Sie diese Woche anwenden können – egal, ob Sie ein Elektriker-, Sanitär- oder ein anderes Bauunternehmen führen.

Am Ende werden Sie nicht nur jede Woche Stunden sparen, sondern auch ein Unternehmen aufbauen, das reibungsloser und profitabler läuft – auch wenn Sie nicht vor Ort sind.

Die besonderen Herausforderungen beim Zeitmanagement in Bauunternehmen

Wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Bauunternehmen führen, wissen Sie, dass Zeit nicht nur Geld ist – sie ist alles. Im Gegensatz zu größeren Unternehmen mit eigenen Abteilungen für Terminplanung, Kostenvoranschläge und Verwaltung lasten kleinere Unternehmen die Last all dieser Aufgaben oft dem Inhaber oder Manager auf.

Hier sind einige der größten Herausforderungen beim Zeitmanagement, die Bauunternehmer heute zurückhalten:

1. Zu viele Rollen gleichzeitig ausüben

Als Inhaber leiten Sie nicht nur das Unternehmen, sondern sind auch der Kostenvoranschlagsersteller, der Planer, der Projektmanager und manchmal sogar der Problemlöser vor Ort. Jeder Tag ist ein Balanceakt zwischen der Führung des Büros und dem Vorantreiben der Dinge vor Ort.

2. Unvorhersehbare Arbeitsabläufe

Im Baugewerbe gleicht kein Tag dem anderen. Eine verspätete Lieferung, eine überraschende Inspektion oder ein dringender Anruf eines Kunden können Ihren sorgfältig geplanten Zeitplan innerhalb von Minuten über den Haufen werfen. Ohne vorhandene Systeme entwickeln sich kleine Probleme oft zu größeren Störungen.

3. Ständige Unterbrechungen

Anrufe, SMS vom Team und kurzfristige Änderungen lenken Ihre Aufmerksamkeit in alle Richtungen. Sie beginnen den Tag mit einem Plan, aber mittags reagieren Sie nur noch, anstatt zu führen.

4. Ineffiziente Verwaltungsprozesse

In vielen kleinen Unternehmen werden Angebote, Rechnungen und die Auftragsverfolgung immer noch manuell oder mit verstreuten Tabellenkalkulationen erledigt. Dies frisst sich in Abende und Wochenenden – und erhöht das Fehlerrisiko.

5. Koordination von Personal und Ressourcen

Die Verwaltung mehrerer Teams an verschiedenen Standorten ist wie das Lösen eines Puzzles, das sich ständig ändert. Ohne klare Kommunikation und Planung riskieren Sie untätige Teams, verschwendete Fahrten oder sogar versäumte Fristen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Die gute Nachricht? Diese Herausforderungen sind nicht von Dauer. Durch die Einführung einiger wichtiger Strategien für das Zeitmanagement können Sie Ihre Abläufe rationalisieren, Stress reduzieren und Zeit freisetzen, um sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren – und nicht nur auf dessen Führung.

Übernehmen Sie die Kontrolle: 7 Strategien für das Zeitmanagement in Ihrem Bauunternehmen

Zeit ist das Einzige, was man nicht zurückkaufen kann – aber man kann sie besser verwalten. Hier sind sieben Strategien, mit denen erfolgreiche Bauunternehmer die Kontrolle über ihre Zeitpläne übernehmen, das Chaos reduzieren und die Rentabilität verbessern.

1. Planen Sie Ihre Woche, bevor sie beginnt

Die produktivsten Bauunternehmer beginnen den Montagmorgen nicht im Feuerwehrmodus – sie planen voraus.

Nehmen Sie sich jeden Sonntagabend oder Freitagnachmittag 30–60 Minuten Zeit, um Folgendes zu planen:

• Personalpläne für die Woche
• Prioritäre Aufträge und Fristen
• Kundengespräche und Baustellenbesuche

Diese übergeordnete Planung hilft Ihnen, Engpässe zu antizipieren und Ressourcen effektiver zuzuweisen.

Beispiel: Bei einem Elektriker, der 5 Baustellen gleichzeitig betreut, verhindert die Einplanung von Zeit für die Materialbestellung am Montag Lieferverzögerungen unter der Woche, die die Arbeitszeit des Teams verschwenden.

Schneller Tipp: Verwenden Sie einen gemeinsamen Kalender (Google Kalender, Microsoft Outlook oder die Planungstools von Remato), damit Ihr Team Aktualisierungen in Echtzeit sehen kann und Sie endlose Rücksprachen vermeiden.

2. Führen Sie eine Jobmanagement-Software ein

Wenn Sie es ernst meinen mit der Suche nach Strategien für das Zeitmanagement, sollten Sie zunächst manuelle Tabellenkalkulationen und papierbasierte Systeme ersetzen, die wahre Produktivitätskiller sind. Jobmanagement-Software hilft Ihnen bei der Zentralisierung von:

• Terminplanung
• Angebote und Rechnungen
• Aufgabenverfolgung
• Teamkommunikation

Lösungen wie Remato, Jobber oder ServiceTitan sind für kleine Bauunternehmen konzipiert. Sie rationalisieren die Abläufe, reduzieren Fehler und sparen jede Woche Stunden.

Beispiel: Ein Sanitärunternehmen nutzte Remato, um Technikern tägliche Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt der Aufträge zu verfolgen. Das Ergebnis? Weniger verpasste Schritte und 30 % weniger Zeitaufwand für die Verwaltung.

Schneller Tipp: Fangen Sie klein an. Selbst die Einrichtung eines digitalen Kalenders für Auftragsbuchungen kann erheblich Zeit freisetzen.

3. Mehr delegieren (und besser)

Eine der größten Zeitfallen für Inhaber ist der Versuch, alles selbst zu erledigen. Stattdessen:

• Befähigen Sie Teamleiter, Entscheidungen vor Ort zu treffen.
• Lagern Sie sich wiederholende Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung aus.
• Erstellen Sie Checklisten für gängige Arbeitsabläufe, damit die Mitarbeiter diese selbstständig bearbeiten können.

Beispiel: Ein Inhaber eines HLK-Unternehmens schulte einen Vorarbeiter, um die tägliche Planung zu übernehmen. Dadurch wurden mehr als 10 Stunden pro Woche frei, um sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren.

Schneller Tipp: Notieren Sie sich 3 Aufgaben, die Sie derzeit erledigen und die jemand anderes erledigen könnte, und weisen Sie diese diese Woche zu.

4. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Der Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit und Konzentration. Fassen Sie stattdessen ähnliche Aufgaben zusammen und bearbeiten Sie sie in konzentrierten Blöcken.

• Legen Sie bestimmte Zeiten für die Entgegennahme von Kundenanrufen fest.
• Fassen Sie alle Kostenvoranschläge am Ende des Tages zusammen.
• Erstellen Sie zweimal pro Woche Rechnungen anstatt täglich.

Beispiel: Ein Sanitärinstallateur begann, Lieferantenbestellungen jeden Montag zusammenzufassen, anstatt sie ad hoc aufzugeben. Dies reduzierte Verzögerungen und sparte zwei Stunden pro Woche.

Schneller Tipp: Blockieren Sie 30 Minuten Ihres Tages für die Verwaltung und lehnen Sie Unterbrechungen während dieser Zeit ab.

5. Priorisieren Sie hochwertige Aktivitäten

Nicht alle Aufgaben sind gleich. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten, die Ihr Unternehmen direkt vergrößern oder die Aufträge reibungslos voranbringen:

• Treffen mit Top-Kunden
• Lösen kritischer Probleme vor Ort
• Schulung Ihres Teams

Delegieren oder automatisieren Sie alles andere.

Beispiel: Ein Inhaber eines kleinen Elektrounternehmens bearbeitete nicht mehr jede Kundenanfrage persönlich, sondern nutzte das Kundenportal von Remato, um die Kunden automatisch auf dem Laufenden zu halten.

Schneller Tipp: Notieren Sie sich am Ende jedes Tages die 3 wichtigsten Dinge, auf die Sie sich morgen konzentrieren müssen.

6. Bauen Sie Pufferzeiten ein

Bauzeitpläne laufen selten wie geplant. Wenn Sie Ihren Kalender zu voll packen, kann eine Verzögerung die ganze Woche über den Haufen werfen.

• Lassen Sie zwischen Besprechungen und Baustellenbesuchen Lücken von 15–30 Minuten.
• Vermeiden Sie es, Teams zu 100 % auszulasten – streben Sie 80 % an, damit sie Überraschungen auffangen können.

Beispiel: Ein Sanitärunternehmen begann, zwischen den Aufträgen 30-minütige Reisezeiten einzuplanen. Das Ergebnis? Zufriedenere Kunden und weniger Überstunden.

Schneller Tipp: Fügen Sie jeden Tag einen „Notfalltermin“ in Ihren Kalender ein, um alles aufzuholen, was überläuft.

7. Sagen Sie Nein zu zeitaufwändigen Aufträgen

Nicht jeder Auftrag ist Ihre Zeit wert. Aufträge mit geringer Marge und wartungsintensive Kunden können Ihren Zeitplan und Ihre Gewinne schmälern.

• Bewerten Sie Aufträge nach Rentabilität und Passform.
• Lehnen Sie Aufträge, die nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen, höflich ab.

Beispiel: Ein kleiner Bauunternehmer akzeptierte keine „Notfallaufträge“ von nicht-regulären Kunden mehr und konzentrierte sich stattdessen auf längerfristige Verträge.

Schneller Tipp: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Pipeline und identifizieren Sie mindestens einen Auftrag oder Kunden, dem Sie Nein sagen sollten.

Alles zusammenführen

Beim Zeitmanagement in einem kleinen Bauunternehmen geht es nicht darum, härter zu arbeiten, sondern intelligenter. Durch die Implementierung auch nur einiger dieser Strategien für das Zeitmanagement können Sie:

• Jede Woche Stunden sparen
• Stress für Sie und Ihr Team reduzieren
• Die Rentabilität der Aufträge verbessern

Moderne Tools wie Remato, Jobber und andere unterstützen diese Strategien für das Zeitmanagement, indem sie Ihnen die schwere Arbeit bei der Planung, Kommunikation und Verwaltung abnehmen. Das bedeutet, dass Sie sich auf die Führung – und das Wachstum – Ihres Unternehmens konzentrieren können.