Byggepladsdagbøger – her er, hvad du bør vide

Byggepladsdagbøger er lovpligtige dokumenter, der tjener som officielle optegnelser over byggeriets fremskridt, aktiviteter og byggepladsrelaterede begivenheder. De er reguleret af byggelovgivningen og skal følge strenge formaliteter.

Her er, hvad du bør vide, baseret på byggeindustrien i Polen og Finland.

Lovkrav om byggepladsdagbøger

En byggepladsdagbog er obligatorisk for de fleste byggeprojekter, når der er udstedt en byggetilladelse. Dette krav er reguleret af byggeloven og de tilhørende bestemmelser. Dagbogen skal udstedes af den lokale byggemyndighed og fungerer som en officiel registrering af byggeprocessen.

Hvad der registreres i dagbøgerne

Byggepladsdagbogen fungerer som en kronologisk og formel registrering af alle aktiviteter på byggepladsen. Typiske indgange omfatter:

Opsætning før konstruktion:

• Byggetilladelse – udstedt af de lokale myndigheder.
  I Polen er en byggetilladelse(pozwolenie na budowę) obligatorisk for de fleste projekter og skal indhentes, før arbejdet påbegyndes.
  I Finland er det tilsvarende en rakennuslupa, som typisk udstedes af den kommunale byggemyndighed.

• Officiel byggepladsdagbog – udstedt og stemplet af bygningsmyndigheden (på papir eller i digital form).
  I Polen skal det være fysisk udstedt og godkendt af de lokale myndigheder eller registreret via den officielle digitale platform (e-Dziennik Budowy).
  I Finland er der ingen statsudstedt dagbog, men dokumentation er stadig påkrævet, og mange virksomheder bruger digitale værktøjer som Remato eller andre site logs til at opfylde intern compliance.

• Byggepladsplan – viser layout, adgangsveje, forsyningsselskaber osv.
  I Polen indsendes planen i tilladelsesfasen og skal være tilgængelig på stedet.
  I Finland kaldes det en työmaasuunnitelma og omfatter logistik, sikkerhedszoner og infrastruktur.

• Projektdesigndokumentation – herunder arkitektoniske, strukturelle, elektriske og mekaniske planer.
  I Polen er dette en del af projekt budowlany og skal godkendes sammen med tilladelsen.
  I Finland er det ofte opdelt i arkitektonisk planlægning (ARK) og teknisk planlægning (RAK/S) og indsendes i faser afhængigt af tilladelsestypen.

• Liste over ansvarlige personer – f.eks. byggeleder, investorrepræsentant, inspektør for byggepladsovervågning.
  I Polen omfatter dette Kierownik Budowy (byggeleder), Inwestor (bygherre) og Inspektor Nadzoru (tilsynsførende inspektør).
  I Finland skal der være en vastaava työnjohtaja (ansvarlig byggeleder) være registreret, før byggeriet går i gang, ofte udpeget af hovedentreprenøren.
  
• Plan for sundhed og sikkerhed – obligatorisk for de fleste byggeprojekter.
  I Polen er denne plan kendt som Plan BIOZ og er påkrævet, før arbejdet påbegyndes.
  I Finland er det tilsvarende en työturvallisuussuunnitelma (arbejdssikkerhedsplan), som skal være i overensstemmelse med loven om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen (738/2002).

Daglig drift og dagbogsnotater:

• Arbejdsplaner / Gantt-diagram – sporing af planlagte vs. faktiske fremskridt.
  I Polen bruges Gantt-diagrammer til at visualisere projektets tidslinjer og matche inspektioner med milepæle.
  I Finland er lignende planlægningsværktøjer standard og ofte integreret i digitale byggestyringsplatforme.

• Daglige vejrforhold – temperatur, nedbør, vind osv.
  I Polen skal vejrforholdene registreres dagligt i dagbogen for at sikre overholdelse af reglerne.
  I Finland anbefales det at dokumentere vejret i forbindelse med risikovurdering og forsikring, men det er ikke obligatorisk.

• Registreringer af arbejdsstyrken – antal og type arbejdere på stedet hver dag.
  I Polen skal arbejdsstyrkens logfiler føres dagligt til juridiske og administrative formål.
  I Finland er data om arbejdsstyrken nødvendige for skatte- og sikkerhedskontrol og skal indsendes til arbejdssikkerhedsdatabasen (f.eks. Ilmoita).

• Kvitteringer for materialelevering – viser tidspunkt og type af levering.
  I Polen hjælper leveringslister med at verificere materialeforbruget og er ofte vedhæftet dagbogen.
  I Finland er dokumentation af materialer nødvendig for kvalitetssporing og finansiel revision.
  
• Inspektionsrapporter – fra tilsynsførende inspektør, brandmyndighed osv.
  I Polen skal hver officiel inspektion registreres med underskrifter.
  I Finland indberettes inspektionsoplysningerne til de kommunale myndigheder og gemmes digitalt.

• Logbog over brug af maskiner – hvad der blev brugt, hvornår og af hvem.
  I Polen noteres brugen af stort udstyr ofte i dagbogen og bruges til at spore omkostningerne.
  I Finland er digital sporing almindelig og forbundet med produktivitets- og udlejningssystemer.
  
• Hændelsesrapporter – ulykker, afbrydelser, forsinkelser eller sikkerhedsbrud.
  I Polen skal enhver hændelse straks registreres i dagbogen og kan udløse inspektioner.
  I Finland skal hændelser rapporteres til det finske sikkerheds- og kemikalieagentur (Tukes) og logges til intern gennemgang.
  
• Ændringsordrer/variationer – underskrevne instruktioner om ændringer.
  I Polen skal ændringer formelt dokumenteres og godkendes af projektlederen eller investoren.
  I Finland tilføjes ændringer til projektdokumenterne og kræver normalt godkendelse fra kunden og opdaterede omkostningsoverslag.

Bidragsydere til indlæg

Underskrifter og datoer – hver post skal underskrives (elektronisk eller manuelt) af en autoriseret person. I Polen skal hver dagbogsnotering indeholde en dato og en underskrift, typisk håndskrevet eller ved hjælp af et officielt godkendt digitalt system.
I Finland er elektroniske signaturer eller verificerede logins almindeligt anvendt og accepteret som juridisk bevis.

• Byggepladsleder (Kierownik Budowy / Vastaava Työnjohtaja)
  I Polen er Kierownik Budowy den primære part, der er ansvarlig for at opdatere og underskrive dagbogen.
  I Finland spiller vastaava työnjohtaja samme juridiske rolle og skal registreres, før byggeriet påbegyndes.

• Tilsynsførende inspektør (Inspektor Nadzoru / Rakennustarkastaja)
  I Polen handler Inspektor Nadzoru uafhængigt og kan tilføje noter under inspektioner.
  I Finland overvåger den kommunale rakennustarkastaja, at reglerne overholdes, men er ikke nødvendigvis involveret i de daglige registreringer.

• Arkitekt eller designer (Projektant / Suunnittelija)
  I Polen bidrager projektanten med noter, når det er nødvendigt, især under designændringer eller strukturelle gennemgange.
  I Finland kan suunnittelija give digitale kommentarer eller godkendelser, afhængigt af deres rolle i kontrakten.

• Investorrepræsentant (Inwestor / Rakennuttaja)
  I Polen kan Inwestor kommentere eller anmode om, at indlæg tilføjes, men kan ikke tilsidesætte det officielle ansvar.
  I Finland bruger rakennuttaja (projektejeren) ofte projektplatforme til at gennemgå opdateringer og udstede godkendelser.

Andre understøttende dokumenter

• Bygge- og anlægskontrakter
• Følgesedler og fakturaer
• Korrespondance med myndigheder
• Referater af møder på stedet
• Opdateringer af as-built-dokumentation
• Fotos eller tegninger af vigtige stadier – især i digitale dagbøger.

En byggepladsdagbog fungerer som en omfattende daglig registrering af alle aktiviteter, fremskridt og begivenheder, der finder sted på en byggeplads. I Polen er det et lovpligtigt dokument i henhold til byggeloven(Prawo budowlane, artikel 45) og forordningen om byggepladsdokumentation(Rozporządzenie w sprawie prowadzenia dziennika budowy). Disse dagbøger skal indeholde detaljeret dokumentation af byggeprocessen og være fysisk udstedt eller registreret på en statslig platform som e-Dziennik Budowy.

I Finland er der ikke nogen nationalt udstedt byggepladsdagbog, men korrekt dokumentation er stadig påkrævet af juridiske, forsikrings- og kvalitetsmæssige årsager. Mange virksomheder bruger interne digitale værktøjer eller platforme som Remato til at logge daglige fremskridt, sikkerhedstjek og hændelser, så de opfylder standarderne i loven om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen (738/2002).

I Estland er der ingen central juridisk forpligtelse til at bruge et bestemt format som i Polen, men byggepladsdagbøger er standardpraksis, især i større offentlige eller udbudsbaserede projekter. Lokale entreprenører er ofte afhængige af digitale værktøjer til at dokumentere vejrforhold, opgavens fremskridt, leverancer, data om arbejdsstyrken og sikkerhedsnotater – især når de rapporterer til tilsynsførende, kunder eller myndigheder.

Byggepladsdagbogen fungerer ikke kun som en juridisk sikkerhed, men også som et projektstyringsværktøj – fra den første overdragelse af byggepladsen til projektets afslutning. Alle bidrag skal også dateres og underskrives.

Hvem er ansvarlig for at føre en god site-dagbog?

At føre en juridisk gyldig og nøjagtig byggepladsdagbog er et fælles ansvar på byggepladser – men det primære ansvar ligger hos byggelederen. Andre projektinteressenter har også ret til at bidrage, hvilket sikrer en veldokumenteret og gennemsigtig byggeproces.

Nøgleansvarsområder omfatter:

• Sitemanageren(kierownik budowy / vastaava työnjohtaja) er hovedansvarlig for at holde dagbogen opdateret.
• Andre interessenter, som f.eks. investor, tilsynsførende inspektør, designer eller bygherrerepræsentant, kan tilføje kommentarer eller observationer, men kan ikke erstatte byggelederens officielle rolle.
• Alle registreringer skal foretages hurtigt, faktuelt og uden forfalskning, da ukorrekte registreringer kan føre til juridiske sanktioner eller projektforsinkelser.

Format: Papir eller digital dagbog

Byggedagbøger har traditionelt været papirbaserede, men moderne byggepladser tager hurtigt digitale værktøjer i brug for at strømline processen og forbedre tilgængeligheden.

Almindelige formater omfatter:

• Dagbøger af papir: Indbundet, stemplet og udstedt af den lokale bygningsmyndighed (stadig obligatorisk i Polen i mange tilfælde).
• Digitale dagbøger: Nu lovligt accepteret i Polen og meget brugt i Finland og Estland via platforme som Remato.
  • Kræver ePUAP-login og -verifikation i Polen
  • Nemmere deling, sikkerhedskopiering og fjernadgang
  • Stadig i overgangsfasen i mange regioner

Vigtighed for projekt og compliance

En byggepladsdagbog er ikke bare en formalitet, den spiller en vigtig rolle i at sikre projektets kvalitet, ansvarlighed og juridiske beskyttelse under hele byggeriet.

Hvorfor det er vigtigt:

• Fungerer som bevismateriale i juridiske tvister, forsikringskrav eller undersøgelser af byggefejl
• Påkrævet under audits, inspektioner og især på tidspunktet for projektoverdragelsen
• En dårligt ført eller manglende dagbog kan gøre det:
  • Forsinkelse af projektgodkendelser
  • Bringe endelige indflytningstilladelser i fare
  • Undergrave tilliden hos investorer eller myndigheder

Sanktioner for manglende overholdelse

Det er ikke bare skødesløst at undlade at vedligeholde en webstedsdagbog – det kan have reelle konsekvenser. Myndighederne i Polen, Finland og Estland tager dokumentation alvorligt, især i forbindelse med større eller offentlige projekter.

Mulige resultater af manglende overholdelse inkluderer:

• Bøder udstedt af kommunale eller nationale bygningsmyndigheder
• Forsinkelser i projektplanlægning og overdragelser
• Juridiske tvister om ansvar, defekter eller ufuldstændige optegnelser
• Fejlslagne inspektioner, der fører til manglende fremskridt eller tilbagekaldte tilladelser

Det vigtigste at tage med: Byggepladsdagbøger i praksis

Føring af en byggepladsdagbog

At føre dagbog på byggepladsen hjælper med at opbygge en pålidelig daglig registrering, der understøtter byggeprojektets kvalitet, sikkerhed og gennemsigtighed.

• Juridisk overholdelse
  • I Polen er det obligatorisk at føre en byggepladsdagbog med strenge regler og officielle formater (papir eller e-Dziennik Budowy).
  • I Finland og Estland er daglig rapportering en etableret best practice, selvom det ikke altid er lovpligtigt – især for større eller offentligt finansierede byggerier.
• Strukturerede daglige indtastninger
  • Registrer vejrforhold, mandskabets tilstedeværelse, brug af udstyr, materialeleverancer og eventuelle hændelser.
  • Alle poster skal dateres og underskrives nøjagtigt (manuelt eller digitalt), ofte af flere projektdeltagere.

Hvis du vil dykke dybere ned i moderniseringen af denne proces, kan du læse Rematos artikel om håndtering af digitale byggepladsdagbøger, som forklarer, hvordan byggefagfolk forenkler arbejdsgange for overholdelse og rapportering.

Forbedring af den daglige site-rapportering

Manuelle notesbøger eller Excel-ark kan forsinke rapporteringen og øge risikoen for fejl. Digitale værktøjer strømliner denne proces og sikrer konsistens.

• Brug værktøjer som Remato
  • Automatiser daglige logfiler med fotos, opgaver og vejropdateringer.
  • Gør det muligt for byggeledere og inspektører at tilføje poster i realtid direkte fra mobile enheder.
• Sørg for juridisk og revisionsmæssig parathed
  • Med digital rapportering er dagbogsnotater tidsstemplede, sikkerhedskopierede og let tilgængelige under revisioner eller inspektioner.

Er du nysgerrig efter, hvilke problemer digital rapportering løser i praksis? Denne artikel fremhæver de mest almindelige frustrationer, som site managers står over for – og hvordan moderne værktøjer løser dem.

Visuel dokumentation og evidens

Visuelle optegnelser er et godt supplement til skriftlige dagbøger – især til kvalitetskontrol, sikkerhedsdokumentation og beskyttelse af tvister.

• Centraliseret billedlagring
  • Gem fotos, tegninger og inspektionsbilleder i din dagbogsplatform.
  • Sørg for, at dokumentationen er knyttet til den specifikke dag og opgave for at sikre sporbarhed.
• Bevis for myndigheder og kunder
  • Hjælp med at validere rapporterede fremskridt eller retfærdiggøre forsinkelser.
  • Fotos fungerer som verificerbar dokumentation under projektoverdragelser og inspektioner.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du kan forbedre din fotodokumentationsproces, giver dette blogindlæg fra Remato brugbare tips og faldgruber, der skal undgås – især for underleverandører, der håndterer komplekse byggerier.

Håndtering af byggepladsdagbøger på tværs af flere projekter

For virksomheder, der arbejder på flere sites på én gang, er synlighed og konsistens afgørende.

• Digitale dashboards hjælper dig med at bevare kontrollen
  • Værktøjer som Remato giver et overblik over alle aktive steder, herunder hvem der har udfyldt dagbogen, om der mangler poster, og om der er indsendt sikkerhedsformularer.
• Reducer fejlkommunikation
  • Centraliserede platforme gør det muligt for kontorpersonale, tilsynsførende og mandskab i marken at samarbejde om de samme opdaterede oplysninger – hvilket reducerer forsinkelser og misforståelser.

Vil du se, hvordan et moderne dokumentationssystem på byggepladsen ser ud? Denne artikel forklarer, hvordan dashboards, opgaveopdateringer og realtidsdata arbejder sammen i en sammenhængende visning.